Teamleider Secretariaten/DIV

Bright-Professionals; Emmeloord; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Bright-Professionals zoekt een Teamleider Secretariaten/DIV voor de gemeente Noordoostpolder. Je geeft leiding aan ca. 20 medewerkers en stuurt op ontwikkeling van management- en bestuurssecretariaten en DIV, inclusief twee adviseurs Zaakgericht Werken.

Je realiseert bestuurlijke en programmatische doelen en borgt een rechtmatige, efficiënte administratieve organisatie. Startdatum en uren zijn bespreekbaar; 36 uur per week is mogelijk.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Affiniteit met of ervaring in ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder secretariaatswerk voor management en bestuur en werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: helder en overtuigend communiceren op alle niveaus, luisteren en feedback geven.
• Je bent een verbinder en weet mensen mee te krijgen in veranderingen.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Ervaring met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving is een pré.
• Je hebt een duidelijke doorpakmentaliteit en neemt verantwoordelijkheid voor resultaten.

Responsibilities

• Leiding geven aan een team van circa 20 medewerkers en verantwoordelijkheid dragen voor beheer en ontwikkeling daarvan binnen kaders van de clustermanager.
• Realiseer bestuurlijke en programmatische doelen met beschikbare mensen en middelen en zorg voor tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus.
• Borg de doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle.
• Toets adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integriteit en samenhang met andere clusters en schakel waar nodig.
• Doorontwikkeling van Secretariaten door vernieuwingstraject en implementatie van verbeteringen.
• Doorontwikkeling van DIV met focus op continuïteit, efficiëntie en tijdige implementatie binnen wet- en regelgeving.

Skills

Leiderschap

Communicatie

Veranderingsvermogen

Team coaching

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

DMS

Zaaksystemen

Job description

Voor Gemeente Noordoostpolder zoeken wij een Teamleider Secretariaten/DIV. Je werkt als Teamleider Secretariaten/DIV a.i. voor de gemeente Noordoostpolder en biedt richting en stabiliteit tijdens een periode van organisatieontwikkeling.

Je hebt een zichtbare positie in het hart van bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning en je geeft sturing aan een betrokken team van professionals.

Je leidt een team van circa 20 medewerkers: ongeveer 15 medewerkers op Management- en Bestuurssecretariaat (inclusief de ambtelijk secretaris van de OR) en circa 5 medewerkers binnen DIV, inclusief twee adviseurs Zaakgericht Werken.

Kern van de functie

Je geeft leiding aan het team en draagt verantwoordelijkheid voor het beheer en de ontwikkeling daarvan binnen de kaders van de clustermanager.

Je realiseert bestuurlijke en programmatische doelen met de beschikbare mensen en middelen en zorgt voor tijdige en juiste oplevering van producten binnen de planning-en-controlcyclus.

Je borgt een doelmatige, rechtmatige en effectieve inrichting van de administratieve organisatie en interne controle.

Je toetst adviezen en plannen voor bestuur en directie op kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters en schakelt daar waar nodig.

Doorontwikkeling Secretariaten

Er is een recente quick-scan uitgevoerd op de Management- en Bestuurssecretariaten; de uitkomsten vormen de basis voor een vernieuwingstraject.

Je geeft richting aan deze doorontwikkeling, voert gesprekken met medewerkers, helpt keuzes maken en zorgt voor de implementatie van verbeteringen.

Je werkt daarbij nauw samen met de huidige waarnemend teamleider en fungeert als kartrekker van het veranderproces.

Doorontwikkeling DIV

Er ligt een vastgesteld toekomstbeeld voor DIV dat momenteel wordt uitgevoerd binnen het cluster Interne Dienstverlening.

Jouw opgave is te zorgen voor teaminrichting en organisatie waarbij continuïteit gewaarborgd is, het werk efficiënter wordt uitgevoerd en ontwikkelingen tijdig worden geïmplementeerd, binnen geldende wet- en regelgeving.

Je bewaakt het plan, stimuleert ruimte bij medewerkers en zorgt voor borging en draagvlak bij de stakeholders.

jouw profiel

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Affiniteit met of ervaring in ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder secretariaatswerk voor management en bestuur en werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: je communiceert helder en overtuigend op alle niveaus, kunt goed luisteren en geeft effectieve feedback.
• Je bent van nature een verbinder en weet mensen mee te krijgen in veranderingen.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Ervaring met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving is een pré.
• Je beschikt over een duidelijke doorpakmentaliteit en neemt verantwoordelijkheid voor resultaten.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar en ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams.
• Je bent beschikbaar voor een periode van minimaal 1 jaar.
• Je beschikt over aantoonbare kennis van privacywet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en de AVG, en van basisprincipes van informatiebeheer (bijv. DUTO, zaakgericht werken).
• Je voert werkzaamheden uit binnen de reguliere organisatie en werkt onder aansturing van de opdrachtgever; je werkzaamheden maken deel uit van de reguliere bedrijfsvoering.

Functie-wensen

• Je hebt ervaring met het direct aansturen van teams van minimaal tien medewerkers
• Bij voorkeur heb je meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie
• Je hebt ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten, bijvoorbeeld met DMS/RMA/zaaksystemen; je hebt een rol gehad in implementatie of optimalisatie en hebt samengewerkt met ICT en bestuur
• Je bent vanaf de startdatum minimaal 32 uur per week inzetbaar
• Tijdens het interview toetsen we je werkervaring, kennis en competenties

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-12-2026