Officemanager

Centre for Human Drug Research; Zuid-Holland; On-site; EUR 41,001 - 60,051; Part time

Benefits offered by this job

Pensioen ABP

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 3,8–12%

25 vakantiedagen + Diversiteitsdag

OV-vergoeding tot 100%

Fietsregeling

Job summary

Centre for Human Drug Research zoekt een Office Manager die het secretariaat en receptie-team aanstuurt en actief meewerkt. Met jouw overzicht en coachende stijl zorg je dat interne processen soepel verlopen en het team optimaal functioneert.

Je geeft leiding, plant werkzaamheden en beheert roosters voor diverse contractvormen, organiseert teamoverleggen en bewaakt de agenda van het management en Research Directors. Daarnaast ondersteun je de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in Office Management, Bedrijfsvoering of Secretarieel.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen secretariaat en/of receptie.
• Ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers en het plannen van roosters voor verschillende contractvormen.

Responsibilities

• Leidinggeven en coachen van het team, inclusief verzuimbegeleiding en functioneringsgesprekken.
• Plannen, verdelen en prioriteren van werkzaamheden; roostering en beheer van verschillende contractvormen.
• Organiseren en voorzitten van team overleggen.
• Agendabeheer voor management en Research Directors, en ondersteuning bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheer van e-mailboxen, intranetpagina’s, archief- en adresbeheer.
• Organisatie van interne en externe events en coördinatie van dienstreizen.
• Ondersteuning van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Skills

Leidinggeven

Coachende stijl

Organiseren

Communicatie

Plannen en prioriteren

Agendabeheer

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht houdt in een dynamische omgeving en graag mensen en processen met elkaar verbindt? Vind je het leuk om leiding te geven én actief mee te werken, en wil je bijdragen aan een soepel lopende, professionele organisatie? Dan is de rol van Teamleader Office bij het Centre for Human Drug Research (CHDR) iets voor jou! Hier ben jij het kloppend hart van het secretariaat- en receptieteam, ondersteun je collega’s en draag je bij aan het succes van de organisatie binnen een innovatieve en professionele omgeving.

Hoe ziet de functie eruit?

Als Office manager geef je leiding aan het team en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, terwijl je zelf ook actief meewerkt. Met jouw overzicht, organisatietalent en coachende stijl zorg je dat het team optimaal functioneert en interne processen soepel verlopen. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Leidinggeven en coachen van het team, inclusief verzuimbegeleiding en functioneringsgesprekken.
• Plannen, verdelen en prioriteren van werkzaamheden; roostering en beheer van verschillende contractvormen.
• Organiseren en voorzitten van team overleggen.
• Agendabeheer voor management en Research Directors, en ondersteuning bij educatieactiviteiten en trainingen.
• Beheer van e-mailboxen, intranetpagina’s, archief- en adresbeheer.
• Organisatie van interne en externe events en coördinatie van dienstreizen.
• Ondersteuning van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.

Zo zorgt CHDR voor jou

Je start met een jaarcontract voor 32 uur per week (met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd). De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn (op basis van 40 uur):

• Regelmatige werktijden (maandag t/m vrijdag tussen 08:00 en 17:30 uur).
• Je ontvangt een passend salaris (start €3674,00 - €5381,00 op basis van expertise).
• Je bouwt een goed pensioen op bij pensioenfonds ABP, krijgt 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van minimaal 3,8% en maximaal 12%.
• 25 vakantiedagen per jaar + een Diversiteitsdag.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door trainingen of certificeringen, gefinancierd door CHDR.
• Het CHDR is goed bereikbaar, station Leiden centraal ligt op 10 minuten lopen. Je ov-kosten worden tot 100% vergoed en je kunt voordelig een (elektrische) fiets aanschaffen.

Dit breng je mee naar CHDR

Je bent een organisatorisch sterke en servicegerichte professional met een positieve en servicegerichte instelling. Je straalt plezier uit in je werk en weet dit over te brengen op je team en de mensen met wie je samenwerkt. Je plant en organiseert moeiteloos, stelt duidelijke prioriteiten en blijft flexibel en stressbestendig in een dynamische werkomgeving. Je geeft op een coachende manier leiding en communiceert helder, zorgvuldig en benaderbaar. Je bent organisatiesensitief en weet je op een natuurlijke manier te verhouden tot verschillende niveaus, waarbij je je communicatiestijl flexibel aanpast waar nodig. Daarnaast werk je nauwkeurig, ga je integer en discreet om met vertrouwelijke informatie en werk je prettig samen met collega’s. Digitale systemen maak je je snel eigen en je denkt proactief mee over het verbeteren van werkprocessen. Verder heb of ben je:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in Office Management, Bedrijfsvoering of Secretarieel.
• Aantoonbare ervaring van minimaal twee jaar in een vergelijkbare rol binnen secretariaat en/of receptie.
• Ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers en het plannen van roosters voor verschillende contractvormen.