Team Assistant Customer Service

Siemens; Zoetermeer; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

Siemens Zoetermeer zoekt een Team Assistant ter ondersteuning van de Manager Customer Service en het team. Je beheert agenda's, vergaderingen en documentatie terwijl je dagelijks op locatie aanwezig bent en als eerste aanspreekpunt fungeert voor collega's.

Je werkt zelfstandig binnen een team van drie Team Assistants en onderhoudt contacten met diverse stakeholders. Ervaring in een ondersteunende rol en uitstekende beheersing van MS Office zijn vereist, net als een goede beheersing van

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau vanuit secretariële of managementsupportopleiding.
• Relevante ervaring in een ondersteunende functie is vereist.
• Je werkt nauwkeurig, kunt prioriteiten stellen en bent organisatorisch sterk.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Manager Customer Service en het team bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden, verzamelen en beheren van documentatie.
• Ondersteunen bij praktische en facilitaire zaken op de locatie.
• Signaleren van klachten, storingen en andere aandachtspunten in het gebouw en deze bij de juiste partij onder de aandacht brengen.
• Samenwerken met de twee andere Team Assistants en elkaar vervangen tijdens afwezigheid.

Skills

Organisatietalent

Proactief handelen

Communicatie

Zelfstandigheid

Plannen en organiseren

Education

MBO+/HBO denk- en werkniveau (secretariële/managementsupport)

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een organisator die graag zorgt dat een manager én een team goed kunnen werken? Houd je overzicht, pak je zelfstandig zaken op en vind je het leuk om veel verschillende contacten te hebben? Dan is deze rol als Team Assistant bij Siemens Customer Service in Zoetermeer iets voor jou.

Als Team Assistant ondersteun je de Manager Customer Service en de team leiders bij de dagelijkse organisatie van de afdeling. Je zorgt dat afspraken, overleggen en praktische zaken goed geregeld zijn en bent een belangrijk aanspreekpunt voor je collega’s.

Je maakt deel uit van een afdeling van ruim 50 personen. De Customer Serviceafdeling verzorgt alle servicewerkzaamheden voor onze projecten op het gebied van stroomvoorziening met laag- en middenspanning.

Je werkt zelfstandig op onze locatie in Zoetermeer, maar staat er zeker niet alleen voor. Je vormt samen met twee andere Team Assistants een team van drie. Zij werken op een andere locatie en zijn onderdeel van dezelfde business unit. Jullie zoeken elkaar actief op, delen kennis en nemen elkaars werkzaamheden waar tijdens afwezigheid.

Omdat jij dagelijks aanwezig bent in het gebouw, zie en hoor je bovendien wat er speelt. Is er bijvoorbeeld een storing, klacht of praktisch probleem? Dan signaleer je dit en zorg je dat het bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt.

Wat ga je doen?

Geen dag is precies hetzelfde. Je houdt je onder andere bezig met:

• ondersteunen van de Manager Customer Service en het team bij organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• plannen en organiseren van afspraken en vergaderingen;
• voorbereiden, verzamelen en beheren van documentatie;
• ondersteunen bij praktische en facilitaire zaken op de locatie;
• signaleren van klachten, storingen en andere aandachtspunten in het gebouw en deze bij de juiste partij onder de aandacht brengen;
• samenwerken met de twee andere Team Assistants en elkaar vervangen tijdens afwezigheid.

Dit breng je mee

Je bent servicegericht, praktisch ingesteld en krijgt er energie van als zaken goed georganiseerd zijn. Je kunt zelfstandig werken en durft initiatief te nemen. Omdat je op locatie veel verschillende mensen en situaties tegenkomt, is het belangrijk dat goed communiceert en weet wanneer je zelf iets oppakt of juist iemand anders moet inschakelen. Daarnaast:

• heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld vanuit een secretariële, administratieve of managementsupportopleiding;
• heb je relevante ervaring in een ondersteunende functie;
• werk je nauwkeurig en georganiseerd en weet je prioriteiten te stellen;
• ben je vertrouwd met Microsoft Office en beheers je het Nederlands en Engels goed;
• ben je beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en woon je in de regio.

Over Siemens

De Customer Service afdeling maakt onderdeel uit van Siemens Smart Infrastructure. Siemens Smart Infrastructure brengt de echte en digitale wereld samen in energiesystemen, gebouwen en industrieën, met als doel de efficiëntie en duurzaamheid van de gebouwde omgeving te verbeteren. Voor meer informatie over onze producten, diensten en projecten, kijk dan eens op deze website.

Zie jij jezelf al als onze nieuwe Team Assistant?

Als jij graag organiseert, mensen ondersteunt en initiatief neemt wanneer dat nodig is, dan leren we je graag kennen. Ook als je niet aan ieder punt uit de vacature voldoet, nodigen we je uit om te reageren. Vertel ons wat jij meebrengt en waarom deze functie bij jou past.

Vragen? Neem contact op met Marianne van Ruyven (P&O) via 06 - 1020 4360.

Een assessment en screening maken deel uit van de sollicitatieprocedure.