Senior Receptionist / (Front) Office Assistant

bouwens&; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

bouwens& zoekt een (Front) Office Assistant die het gastvrije gezicht van ons kantoor is en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partners. Je beheert de receptie, hospitality en zorgt voor een soepele dagelijkse kantoorwerking met administratieve ondersteuning.

Minimaal MBO/MBO+ werk- en denkniveau en minstens 3 jaar Frontoffice/Office Management ervaring is vereist, BHV-certificaat of bereidheid dit te behalen, en vloeiend in Nederlands en Engels met uitstekende

Qualifications

• Minimaal MBO/MBO+ werk- en denkniveau of gelijkwaardige ervaring.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in frontoffice, receptie of office management.
• BHV-certificaat of bereidheid dit te behalen.
• Vloeiend in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren van de receptie en eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en partners.
• Ontvangen van gasten op een professionele, gastvrije manier.
• Zorgen dat receptie, vergaderruimtes en kantoorruimtes representatief en gebruiksklaar zijn.
• Coördineren van dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteunen van interne processen.
• Plannen en ondersteunen van vergaderingen en afspraken voor Management en recruitment.

Skills

Hospitality

Organization

Communication

Education

MBO of gelijkwaardig niveau

Job description

Kies de baan die helemaal bij jou past!Als onze (Front) Office Assistant ben je het gastvrije gezicht van het kantoor van een IT Cybersecurity bedrijf en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers en externe partners. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de receptie, het bieden van uitstekende hospitality en ervoor zorgen dat de dagelijkse kantooractiviteiten soepel verlopen. Daarnaast ondersteun je de organisatie bij nauwkeurige administratieve werkzaamheden en draag je bij aan een professionele, nette en goed functionerende kantooromgeving.In deze functie ben je een centraal aanspreekpunt voor de coördinatie binnen het kantoor. Je signaleert proactief wat nodig is, brengt de juiste mensen en externe dienstverleners met elkaar in contact en volgt zaken op om een hoog niveau van dienstverlening en kwaliteit te waarborgen.De functie combineert hospitality, receptiemanagement, administratieve nauwkeurigheid en praktische kantoorcoördinatie. De (Front) Office Assistant zorgt ervoor dat het kantoor representatief is, dat medewerkers en gasten zich welkom voelen en dat alles rondom het kantoor goed georganiseerd is.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de receptie en fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, bezoekers, kandidaten en externe partners, waarbij je het bedrijf op een professionele en warme manier vertegenwoordigt.
• Alle gasten op een professionele en gastvrije manier ontvangen en ervoor zorgen dat zij op de juiste manier worden geholpen.
• Ervoor zorgen dat de receptie, vergaderruimtes, gemeenschappelijke ruimtes en kantoorruimtes gedurende de dag netjes, representatief en gebruiksklaar zijn.
• Coördineren van de dagelijkse kantooractiviteiten om ervoor te zorgen dat alles binnen het kantoor soepel verloopt.
• Uitvoeren van nauwkeurige administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van binnenkomende post, bijhouden van administratie, voorbereiden van documentatie en ondersteunen van interne processen.
• Plannen en ondersteunen van vergaderingen en afspraken voor het Management Team, recruitmentactiviteiten en andere interne stakeholders wanneer nodig.
• Vergaderruimtes voorbereiden, indien nodig catering regelen en ervoor zorgen dat faciliteiten, apparatuur en benodigdheden beschikbaar zijn en goed functioneren.

Minimaal een MBO/MBO+ werk- en denkniveau of gelijkwaardige ervaring.

Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een frontoffice-, receptie-, office management-, facilitaire of administratief ondersteunende functie.

Een BHV-certificaat of bereidheid om dit certificaat te behalen.

Een sterke hospitality-mentaliteit en uitstekende representatieve vaardigheden.

Ervaring met het coördineren van leveranciers en externe dienstverleners.

Je kunt snel schakelen tussen verschillende taken, stakeholders en prioriteiten.

Je bent zelfverzekerd in het op een constructieve manier aanspreken van dienstverleners en het opvolgen van gemaakte afspraken en serviceniveaus.

Je bent proactief, servicegericht en praktisch ingesteld en ziet wat er moet gebeuren zonder dat je daarop hoeft te worden gewezen.

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt oog voor detail.

Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Flexibel, praktisch en oplossingsgericht.

Vloeiend in Nederlands en Engels.