Senior Managementassistent

mboRijnland; Leiden; On-site; EUR 33,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

Pensioenpremie-bijdrage 70%

31 vakantiedagen per jaar

Laptop in bruikleen

Thuiswerkvergoeding

NS-businesscard & fietsregeling

Job summary

mboRijnland is Leiden-gebaseerd en zoekt een Senior Managementassistent die directie- en teamondersteuning combineert. Je beheert agenda’s, verwerft stukken en begeleidt overleggen met zowel de directeur als een onderwijsteam.

Je bouwt aan heldere communicatie, bewaakt deadlines en onderhoudt vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met de directeur en teamleider, kent AFAS en Microsoft 365 en helpt bij jaarplannen, begrotingen en rapportages.

Qualifications

• Mbo+/hbo-denkniveau met ervaring als senior managementassistent of directie assistent.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en zelfstandig schrijven/redigeren van zakelijke teksten.
• Ervaring met administratieve processen, agendabeheer, voorbereiding van overleggen en notuleren.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Microsoft 365, Teams en SharePoint, en snel leren van nieuwe systemen.
• Affiniteit met onderwijs en bedrijfsvoering; plezier in ondersteuning van leidinggevenden en een onderwijsteam.

Responsibilities

• Ondersteunen van directie en onderwijsteam bij dagelijkse taken.
• Agendabeheer, notuleren en voorbereiden van overleggen.
• Verwerken van studentmutaties en dossiers; beheren vertrouwelijke informatie.
• Schrijven en redigeren van conceptmails en korte notities.
• Verzorgen van informatie-uitwisseling en communicatie met interne en externe relaties.

Skills

Organisatie

Communicatie

Discretie

Prioriteiten stellen

Teamwerk

Education

Mbo+/hbo-denkniveau

Tools

AFAS

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Job description

Directie- en teamondersteuning | College Business & Hospitality

Standplaats Leiden, Storm Buysingstraat
Ondersteun jij graag een directeur en een onderwijsteam bij hun dagelijkse werk? Schrijf je helder, houd je overzicht en zie je snel wat aandacht nodig heeft? En pak je administratieve werkzaamheden net zo gemakkelijk op als het voorbereiden van een directieoverleg? Dan zoeken wij jou als senior managementassistent bij het college Business & Hospitality van mboRijnland.

In deze functie combineer je de ondersteuning van de directie met de ondersteuning van één van onze onderwijsteams. Je werkt nauw samen met de directeur met de portefeuille bedrijfsvoering, de teamleider Uiterlijke verzorging en collega’s binnen het college. Je zorgt dat informatie op orde is, werkzaamheden goed worden georganiseerd en afspraken worden nagekomen. Je beweegt gemakkelijk tussen deze verschillende rollen. Het ene moment werk je een conceptbericht voor de directeur uit, het volgende moment ondersteun je het team bij de voorbereiding van een kennismakingsdag of het verwerken van studentgegevens. Je overziet wat er moet gebeuren en stemt prioriteiten af wanneer werkzaamheden tegelijk aandacht vragen.

Een vertrouwde steun voor de directie

• Voor de directeur ben je een zelfstandige en vooruitdenkende ondersteuner.
• Je kent de lopende onderwerpen, denkt mee en helpt hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Je bent een sparringpartner bij het bepalen van prioriteiten, het organiseren van werkzaamheden en het zorgvuldig communiceren van afspraken en besluiten.
• Je durft door te vragen, signaleert knelpunten en doet voorstellen voor een passende aanpak.
• Je beheert de agenda en het mailverkeer, beoordeelt verzoeken op urgentie en belang en bewaakt ruimte voor voorbereiding en opvolging.
• Je schrijft en redigeert conceptmails, brieven, interne berichten en korte notities. Mondelinge input en losse informatie vertaal je naar heldere, verzorgde teksten die passen bij de doelgroep.
• Je bereidt directie- en management overleggen voor, verzamelt de benodigde stukken en controleert of deze compleet en tijdig beschikbaar zijn.
• Je maakt bondige verslagen en legt besluiten, acties, verantwoordelijken en deadlines zorgvuldig vast. Je bewaakt de opvolging en spreekt collega’s aan op gemaakte afspraken.
• Je ondersteunt de planning en aanlevering van stukken rond bijvoorbeeld jaarplannen, begroting, formatie en rapportages. Je bundelt informatie en stemt hierover af met betrokken collega’s.
• Je bent key-user van AFAS en verantwoordelijk voor het tijdig en correct verwerken van personele mutaties.
• Je onderhoudt contacten met interne en externe relaties en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige onderwerpen.
• Een belangrijk aanspreekpunt voor het team

Voor het onderwijsteam verzorg je de organisatorische en administratieve ondersteuning . Je werkt nauw samen met de teamleider en docenten en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor medewerkers en studenten. Je kent de terugkerende werkzaamheden in het schooljaar en zorgt dat deze op tijd worden voorbereid en uitgevoerd.

Afhankelijk van de taakverdeling binnen het team houd je je onder andere bezig met:

• Het invoeren en verwerken van cijfers, het bijhouden van studentdossiers en het verwerken van studentmutaties.
• Het controleren of onderwijs- en praktijkovereenkomsten en andere benodigde documenten volledig zijn en het opvragen van ontbrekende gegevens.
• Het administratief verwerken en bewaken van aanvragen, zoals vrijstellingsaanvragen en aanmeldingen voor extra examengelegenheden.
• Het organiseren van afspraken en activiteiten, zoals ouderavonden, kennismakingsgesprekken, introductiedagen en stagebijeenkomsten.
• Het voorbereiden van team overleggen, het verzamelen van agendapunten en het vastleggen en opvolgen van afspraken.
• Het bewaken van de jaarplanning en de bijbehorende administratieve werkzaamheden, zodat het team weet wat wanneer moet gebeuren.
• Je signaleert waar processen vastlopen of informatie ontbreekt en onderneemt actie. Ook bij onverwachte vragen houd je overzicht en zoek je samen met collega’s naar een werkbare oplossing.

Jij brengt overzicht en verbinding

Door jouw combinatie van directie- en teamondersteuning weet je wat er op verschillende plekken binnen het college speelt. Je herkent terugkerende vragen en knelpunten en brengt deze bij de juiste persoon onder de aandacht. Daarbij ga je zorgvuldig om met de verschillende verantwoordelijkheden en de vertrouwelijkheid van informatie. Je geeft functioneel leiding aan de managementassistenten en MPA’s van het College. Je werkt samen met de andere managementassistenten aan duidelijke werkafspraken, een toegankelijk digitaal archief en goede onderlinge vervanging. Je denkt actief mee over hoe administratieve en organisatorische processen eenvoudiger en beter kunnen.

Dit breng je mee

Je bent zelfstandig, toegankelijk en nauwkeurig. Je denkt vooruit, stelt gerichte vragen en ziet wat nodig is zonder dat iedere stap aan je hoeft te worden uitgelegd. Je kunt hoofd- en bijzaken scheiden en blijft rustig wanneer meerdere mensen tegelijk een beroep op je doen. Je bent behulpzaam en durft ook aan te geven wat haalbaar is. Wanneer belangen of deadlines botsen, maak je dit tijdig bespreekbaar. Je voelt verhoudingen goed aan en weet welke zaken je zelfstandig kunt afhandelen en wanneer overleg nodig is.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo+/hbo-werk- en denkniveau en ervaring als senior managementassistent, directie assistent of in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met het zelfstandig schrijven en redigeren van zakelijke teksten.
• Ervaring met administratieve processen, agendabeheer, het voorbereiden van overleggen en notuleren.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder het werken met Microsoft 365, Teams en SharePoint, en het vermogen om nieuwe administratieve systemen snel te leren.
• Het vermogen om gegevens te controleren, onvolledigheden te herkennen en informatie overzichtelijk te presenteren.
• Affiniteit met onderwijs en bedrijfsvoering en plezier in het ondersteunen van zowel leidinggevenden als een onderwijsteam.

Zo kan jouw werkdag eruitzien

Je begint met een korte afstemming met de directeur. Je bespreekt de agenda, bekijkt welke stukken nog nodig zijn en werkt een conceptmail aan de teamleiders uit. Een afspraak blijkt nog niet helemaal duidelijk; je vraagt door voordat je de tekst afrondt. Daarna ga je aan de slag voor het onderwijsteam. Je verwerkt enkele studentmutaties, vraagt ontbrekende documenten op en stemt met de teamleider de organisatie van een kennismakingsavond af. Tussendoor help je een docent met een administratieve vraag. In de middag ondersteun je een overleg en leg je de besluiten en acties vast. Je ziet dat een deadline samenvalt met een drukke periode voor het team en maakt dit tijdig bespreekbaar. Zo help je de directie en het team om hun werk goed te organiseren.

En daar krijg je veel voor terug!

Een zelfstandige, administratief afwisselende baan, waarin je te maken hebt met inhoudelijk relevante en vertrouwelijke informatie. En er is meer! Je komt terecht in een toegewijd team en kunt rekenen op een salaris van minimaal € 2965,- tot maximaal € 4403,- bruto per maand bij een volle werkweek (schaal 8, cao mbo). Wij bieden een tijdelijke aanstelling die wij bij geschiktheid en gelijkblijvende omstandigheden graag voortzetten. Bovendien is jouw ontwikkeling voor ons een prioriteit. Met de mboRijnland academie blijf je groeien, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk. Onze interne en externe trainers helpen je graag het maximale uit je werk en loopbaan te halen.

Daarnaast ontvang je als Managementassistent:

• 8% vakantietoeslag;
• een bijdrage van 70% aan de pensioenpremie;
• de mogelijkheid om binnen redelijkheid je werk flexibel te plannen;
• 31 vakantiedagen per jaar bij een fulltime aanstelling van 36,86 uur per week;
• een bijdrage aan de ziektekostenverzekering, ook aanvullend;
• een laptop in bruikleen
• een telefoon- en thuiswerkvergoeding;
• een bijdrage voor de sportschool;
• een aantrekkelijke vervoersregeling bestaande uit een fietsregeling en NS-businesscard.

Bovendien zijn wij er voor iedereen

In ons onderwijs werken wij niet alleen aan de toekomst van onze studenten. Ook werken we aan de toekomst van onze samenleving. We leggen met ons onderwijs de basis voor een inclusieve samenleving, waarin iedereen meetelt en van waarde is en je altijd de kans krijgt je talenten te ontwikkelen. Ons onderwijs en ons handelen dragen ook bij aan een duurzame wereld.

We plaatsen deze vacature voor managementassistent zowel intern als extern. Waarbij interne kandidaten voorrang hebben in de procedure.