Managementassistent Next College Woerden

mboRijnland; Netherlands; Remote; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

Pensioenpremie 70%

Flexibele werktijden

31 vakantiedagen (fulltime)

Ziektekostenverzekering

Telefoon- en thuiswerkvergoeding

Sportschoolbijdrage

Fietsregeling/NS-businesscard

Job summary

mboRijnland zoekt een administratief medewerker/management assistent voor Next College Woerden. Je verwerkt inschrijvingen, mutaties en cijfers in het leerlingvolgsysteem en bewaakt afspraken volgens de jaarkalender, met nauwkeurigheid en proactief signaleren van knelpunten.

Je werkt zelfstandig maar schakelt regelmatig met de teamleider en examenbureau. De rol omvat intake, examengelegenheden en archiveren van examens, met aandacht voor kwaliteit en samenwerking.

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau vereist.
• Ruime ervaring in een administratieve/ondersteunende functie.
• Vaardig met MS Office en organisatorische processen.

Responsibilities

• Mail- en telefoonverkeer zelfstandig afhandelen en prioriteren.
• In leerlingvolgsysteem inschrijvingen, mutaties en cijfers nauwkeurig verwerken.
• Jaarkalender volgen en planning knelpunten signaleren en afstemmen.
• Intakes verwerken en bijbehorende administratieve taken uitvoeren.
• Ondersteunen bij examengelegenheden en archivering van examens.
• Vragen van studenten/ouders beantwoorden en formulieren invullen.
• Samenwerken met teamleider en examenzaken, ad hoc aanvragen snel afhandelen.

Skills

Zelfstandig werken

Gestructureerd werken

Accuraatheid

Communicatief sterk

Plan- en organisatie

Education

Mbo+ werk- en denkniveau

Tools

MS Office (Word/Excel)

Leerlingregistratiesystemen

Job description

Managementassistent Next College Woerden

Ben jij de enthousiaste Management Assistent/administratief medewerker die met een proactieve benadering taken met verantwoordelijkheden kan uitvoeren? Ondersteun jij graag teams bij organisatorische en administratieve processen, zodat iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren? Ben jij gewend om te werken in een professionele werkomgeving met deadlines, systemen en procedures? Houd je ervan om een belangrijk aanspreekpunt te zijn voor docenten en studenten en daarin het overzicht te bewaren? En krijg jij energie van een dynamische werkdag waarin nauwkeurigheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid centraal staan? Vind jij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn én dat jouw expertise ertoe doet? Dan pas je goed bij ons! Lees snel verder wat mboRijnland jou te bieden heeft.

Want dit mag je als administratief medewerker / management assistent gaan doen …

• Je handelt zelfstandig het mail- en telefoonverkeer af en weet hierin goed te prioriteren.
• In ons leerlingenvolgsysteem verwerk je onder andere inschrijvingen, studentmutaties, examencijfers en uitschrijvingen, waarbij nauwkeurigheid essentieel is.
• Je werkt volgens een jaarkalender en bewaakt actief dat werkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd. Je signaleert knelpunten in de planning en stemt hierover af met betrokken collega’s.

Binnen Next College is veel aandacht voor zorgvuldige administratieve processen rondom intake, examinering en diplomering. Als managementassistent vervul je hierin een belangrijke ondersteunende rol:

• Je verwerkt intakes en voert bijbehorende administratieve taken uit
• Je ondersteunt bij examengelegenheden
• Je hebt een belangrijke rol tijdens het landelijke Centraal Examen op locatie
• Je archiveert examens
• Je signaleert waar processen niet soepel verlopen, kaart dit proactief aan en denkt mee over verbeteringen
• Je beantwoordt vragen van studenten en ouders en ondersteunt waar nodig bij administratieve handelingen, zoals het invullen van formulieren
• Je werkt grotendeels zelfstandig, maar ook intensief samen met de teamleider, de secretaris examenzaken, collega-managementassistenten op andere locaties en het onderwijsteam. Daarbij krijg je regelmatig ad-hoc verzoeken die vragen om snel schakelen en professioneel handelen
• Je zal tijdens de inwerkperiode ook veel op andere locaties van Next College werken

En daar krijg je veel voor terug!

Een functie waarin jouw ervaring en inzet écht verschil maken. Je zorgt ervoor dat teams goed kunnen functioneren en studenten de beste kansen krijgen. Je komt terecht in een toegewijd en professioneel team.Je kunt rekenen op een salaris van € 2.494,- tot € 3.578,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling van 36.86 uur per week (schaal 6, cao mbo). Wij bieden een tijdelijke aanstelling die wij bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden graag voortzetten. Jouw ontwikkeling vinden wij belangrijk. Via de mboRijnland Academie kun je blijven groeien, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk, met ondersteuning van interne en externe trainers.

Daarbij ontvang je als administratief medewerker:

• 8% vakantietoeslag
• 70% bijdrage aan de pensioenpremie
• Flexibele werktijden binnen redelijkheid
• 31 vakantiedagen per jaar bij fulltime dienstverband
• Bijdrage aan (aanvullende) ziektekostenverzekering
• Telefoon- en thuiswerkvergoeding
• Bijdrage voor de sportschool
• Aantrekkelijke vervoersregeling (fietsregeling en NS-businesscard)

Bovendien zijn wij er voor iedereen

In ons onderwijs werken wij niet alleen aan de toekomst van onze studenten, maar ook aan die van de samenleving. We zetten ons in voor inclusiviteit, duurzaamheid en gelijke kansen voor iedereen.

Hoe je werkdag eruit zal zien

We vroegen het Mila Schipper: “Mijn werkdag begint altijd met het openen van mijn e-mail. De meest urgente zaken handel ik als eerste af: bijvoorbeeld het regelen en doorgeven van een ziekmeldingen van docenten. Daarna ga ik verder met mijn dagelijkse taken. Tussendoor gebeurt er altijd iets. Echt, geen dag is hetzelfde! Dan staat er bijvoorbeeld een student bij het secretariaat die een vraag heeft of de secretaris examenzaken om af te stemmen voor de examens. Als administratief medewerker ben ik vaak een belangrijk aanspreekpunt. Ook voor de docenten trouwens. Zij willen bijvoorbeeld nog snel een cijfer ingevoerd hebben of een wijziging in de presentie. Verder voer ik ook diverse overleggen met het team en de Management Assistentes van de andere locaties. Soms krijg ik de vraag om te notuleren, maar bij mijn team komt dat relatief weinig voor. Het gaat echt om administratieve regelzaken.”

We vroegen Mila ook wat haar motiveert:

“De voldoening dat ik iedere dag zoveel bereik en mijn team daarmee blij maak! Ik kom niet altijd aan alles toe, zolang ik de deadlines maar in de gaten houd! Ik vind die afwisseling en dynamiek echt leuk. Ook ben ik blij met het vertrouwen van mijn team; ik kan in mijn functie zelfstandig aan de slag.”

Dus, herken jij jezelf hierin?

• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en efficiënt
• Je hebt ruime ervaring in een administratieve of ondersteunende functie
• Je bent proactief, schakelt snel en behoudt overzicht
• Je kunt omgaan met piekmomenten en deadlines
• Je bent stressbestendig, accuraat en communicatief sterk
• Je stelt prioriteiten en bewaart de helicopterview
• Je ondersteunt met plezier de teamleider en het examenbureau
• Je werkt graag samen met collega-managementassistenten en bent flexibel inzetbaar op andere locaties indien nodig

En heb je deze vaardigheden op je cv staan?

• Mbo+ werk- en denkniveau
• Ervaring met administratieve processen en gegevensverwerking
• Kennis van administratieve procedures en voorschriften
• Vaardig met MS Office (Word en Excel)
• Ervaring met administratieve systemen (leerling- of registratiesystemen is een pré)

Deze vacature wordt intern en extern geplaatst. Interne kandidaten hebben voorrang.