Senior EA & Office Coordinator — Amsterdam, 24–32h

Huijskens Sassen; Amsterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Bedrijfslaptop

Reiskostenvergoeding

25 vakantiedagen (fulltime basis)

Betaalde maatschappelijke dagen

Pensioenregeling

Opleidingsbudget

Thuiswerkbeleid

Job summary

HSC zoekt een Executive Assistant & Office Coordinator die de directie ondersteunt en de kantoororganisatie draaiende houdt. Je beheert agenda's, correspondentie, notulen en verzorgt voorbereiding van vergaderingen, met aandacht voor vertrouwelijkheid.

Je werkt samen met een jong team van adviseurs, onderhoudt externe contacten, en regelt algehele administratieve processen, personeelsdossiers en onboarding. De functie is 24–32 uur per week en biedt ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator.
• Nauwkeurig en zelfstandig werken, prioriteiten stellen.
• Servicegericht en duidelijke communicatie.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheer agenda's en e-mail van de directie; organiseer afspraken.
• Verzorg correspondentie, notulen, en opvolging van besluiten.
• Plan acties, prioriteiten en organiseer kantooractiviteiten.
• Ontvang gasten en zorg voor een gastvrij kantoor.
• Beheer mailbox/telefoon; bestel lunch; onderhoud kantoorvoorraad.
• Onderhoud contacten met gebouwbeheer, verhuurder en leveranciers.
• Arbeidsvoorwaarden, dossiers, verlof en salarisverwerking bij onboarding.
• Notuleer voortgang en volg afspraken administratief op.
• Wees laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen.
• Volg directie- en teamoverleggen op en toon actiepunten.

Skills

Executive support

Organisatie

Prioriteren

Discreet handelen

Nederlands

Engels

Job description

HSC zoekt een Executive Assistant & Office Coordinator die de directie ondersteunt en de kantoororganisatie draaiende houdt. Je beheert agenda's, correspondentie, notulen en verzorgt voorbereiding van vergaderingen, met aandacht voor vertrouwelijkheid.

Je werkt samen met een jong team van adviseurs, onderhoudt externe contacten, en regelt algehele administratieve processen, personeelsdossiers en onboarding. De functie is 24–32 uur per week en biedt ruimte voor ontwikkeling.