Executive assistant & office coordinator

Huijskens Sassen; Amsterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Bedrijfslaptop

Reiskostenvergoeding

25 vakantiedagen (fulltime basis)

Betaalde maatschappelijke dagen

Pensioenregeling

Opleidingsbudget

Thuiswerkbeleid

Job summary

HSC zoekt een Executive Assistant & Office Coordinator die de directie ondersteunt en de kantoororganisatie draaiende houdt. Je beheert agenda's, correspondentie, notulen en verzorgt voorbereiding van vergaderingen, met aandacht voor vertrouwelijkheid.

Je werkt samen met een jong team van adviseurs, onderhoudt externe contacten, en regelt algehele administratieve processen, personeelsdossiers en onboarding. De functie is 24–32 uur per week en biedt ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator.
• Nauwkeurig en zelfstandig werken, prioriteiten stellen.
• Servicegericht en duidelijke communicatie.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheer agenda's en e-mail van de directie; organiseer afspraken.
• Verzorg correspondentie, notulen, en opvolging van besluiten.
• Plan acties, prioriteiten en organiseer kantooractiviteiten.
• Ontvang gasten en zorg voor een gastvrij kantoor.
• Beheer mailbox/telefoon; bestel lunch; onderhoud kantoorvoorraad.
• Onderhoud contacten met gebouwbeheer, verhuurder en leveranciers.
• Arbeidsvoorwaarden, dossiers, verlof en salarisverwerking bij onboarding.
• Notuleer voortgang en volg afspraken administratief op.
• Wees laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen.
• Volg directie- en teamoverleggen op en toon actiepunten.

Skills

Executive support

Organisatie

Prioriteren

Discreet handelen

Nederlands

Engels

Job description

uur per week

Amsterdam

Als Executive Assistant & Office Coordinator ondersteun je de directie en zorg je dat ons kantoor goed draait. Je houdt overzicht over afspraken, administratie en de dagelijkse kantoororganisatie en bent een aanspreekpunt voor collega’s, relaties en leveranciers. Je werkt nauw samen met de directie en een jong team van adviseurs. Zij houden zich bezig met complexe vraagstukken in de media, politiek en maatschappij; jij draagt eraan bij dat zij optimaal kunnen presteren. Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

HSC is een onafhankelijk Amsterdams communicatieadviesbureau. Al meer dan dertig jaar adviseren we nationale en internationale organisaties over strategische communicatie, reputatie en hun relaties met de buitenwereld. Ons team van ruim tien collega’s combineert ervaring met jong talent. We werken in kleine teams, met korte lijnen en een platte organisatiestructuur.

Onze opdrachtgevers vertrouwen ons complexe en soms gevoelige vraagstukken toe, vaak op het snijvlak van media, politiek en maatschappij. We adviseren onder meer over crises, maatschappelijke kwesties, financiële communicatie en communicatie rond rechtszaken. Dat vraagt om integriteit, creativiteit en initiatief. Op kantoor denken we vooruit, helpen we elkaar en is er ruimte voor een kritische, opbouwende mening.

Directieondersteuning

• Je beheert de agenda’s en e-mail van de directieen organiseert afspraken en vergaderingen.
• Je verzorgt correspondentie, werkt notulen uit en houdt bij welke afspraken en besluiten opvolging vragen.
• Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en bepaalt welke organisatorische en administratieve acties nodig zijn en wanneer. Je neemt dit werk zelfstandig uit handen.
• Je ontvangt gasten en zorgt voor een gastvrij, goed georganiseerd en representatief kantoor.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon en bestelt de gecaterde kantoorlunch. Ook houd je de kantoorvoorraad bij en reserveer en bereid je vergaderruimtes voor.
• Je onderhoudt contact met gebouwbeheer, de verhuurder en leveranciers en organiseert teamactiviteiten.
• Je brengt praktische afspraken over samenwerking, punctualiteit en de werkomgeving onder de aandacht en bespreekt met de directie wat aandacht vraagt.

Administratie en externe contacten

• Je onderhoudt contact met klanten en externe dienstverleners, waaronder de accountant, boekhouder, pensioenuitvoerder, verzekeringsadviseur, arbodienst en IT-leveranciers.
• Je bewaakt contracten, verzekeringen, abonnementen en softwarelicenties en volgt afspraken met dienstverleners op.
• Je verwerkt facturen en declaraties en zet goedgekeurde betalingen klaar in de bankomgeving, waarna de directie ze kan autoriseren. Als de rol zich verder ontwikkelt, kan ook het opstellen van klantfacturen tot je taken gaan behoren.

Personeelsadministratie en onboarding

• Je beheert arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers. Je registreert verlof, ziekmeldingen en mutaties voor de salarisverwerking.
• Je verzorgt de administratie rond de komst en het vertrek van collega’s en bewaakt afspraken over opleidingsbudgetten en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Je bereidt de voortgangs- en evaluatiegesprekken van ons team voor, notuleert en volgt gemaakte afspraken administratief op.
• Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen.
• Je volgt afspraken uit directie- en teamoverleggen op en zorgt dat actiepunten niet blijven liggen.

Wat vragen we van jou?

Je haalt plezier uit het ontzorgen van anderen en werkt graag met nieuwsgierige, maatschappelijk betrokken collega’s. Je werkt doelgericht en haalt voldoening uit taken en projecten die goed worden afgerond. Je bent sociaal en draagt, naast het harde werken, bij aan een prettige sfeer op kantoor.

• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, stelt prioriteiten en brengt zaken tot een einde.
• Je bent servicegericht en spreekt collega’s prettig en duidelijk aan wanneer dat nodig is.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en communiceert gemakkelijk met collega’s, klanten en leveranciers.
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Je voelt je thuis in een informeel team dat hoge eisen stelt aan de kwaliteit van het werk en waarin ideeën en opbouwende feedback welkom zijn.

Ervaring met financiële of personeelsadministratie is een pré, geen vereiste.

Wat kun je van ons verwachten?

• Een zelfstandige, afwisselende vertrouwensfunctie voor 24 tot 32 uur per week, met ruimte om je rol verder te ontwikkelen.
• Een salaris dat past bij je ervaring, een pensioenregeling en een opleidingsbudget.
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast krijg je jaarlijks vijf betaalde dagen om je in te zetten voor maatschappelijk werk.
• Een bedrijfslaptop, een bijdrage aan de verse, gecaterde kantoorlunch via onze lunchregeling en een reiskostenvergoeding als je buiten Amsterdam woont.
• Een hecht, jong team van getalenteerde collega’s, met ruimte voor eigen initiatief, een open gesprek en gezamenlijke activiteiten. Ons thuiswerkbeleid geldt voor alle collega’s.

Je werkt hoofdzakelijk op ons kantoor in de Amsterdamse Houthavens. De precieze werkdagen bepalen we in overleg.

Deze functie-eisen geven een richting van het profiel dat wij zoeken voor deze functie. Voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit dé functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren. HSC is een werkgever die iedereen gelijke kansen biedt. Sollicitanten zullen niet worden uitgesloten op basis van geslacht, geslachtverandering, zwangerschap, moederschap, ras, burgerlijke staat, diversiteit van gedachten, handicap, leeftijd, religie of seksuele geaardheid. Als je tijdens ons wervingsproces specifieke faciliteiten nodig hebt, laat het ons dan gerust weten.