Executive Assistant & Office Coordinator

Alle Mediavacatures; Hilversum; Presencial; EUR 42 000 - 64 000; Tempo parcial

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Pensioenregeling

Opleidingsbudget

Bedrijfs laptop

Lunchregeling

Reiskostenvergoeding

25 vakantiedagen

Resumo da oferta

HSC zoekt een Executive Assistant & Office Coordinator die de directie ondersteunt en zorgt voor een vlekkeloze kantoororganisatie. Je beheert agenda’s, correspondentie en notulen en fungeert als aanspreekpunt voor collega’s en relaties.

Je werkt nauw samen met een jong team en draagt bij aan een informele maar professionele werkomgeving. Ervaring met personeelsadministratie is een pluspunt; Nederlands en Engels vloeiend zijn vereist.

Qualificações

• Minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant of office coordinator.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.
• Nauwkeurig, zelfstandig en discreet met vertrouwelijke informatie.

Responsabilidades

• Directieondersteuning: beheer van agenda's en e-mail, notulen en opvolging van besluiten.
• Office management: gastvrij kantoor, mailbox, telefoon, kantoorvoorraad en vergaderruimtes.
• Personeelsadministratie en onboarding: arbeidsovereenkomsten, dossiers, verlof en salarismutaties.
• Interne afstemming: aanspreekpunt en opvolging van afspraken uit directie- en teamoverleggen.

Conhecimentos

Executive assistant

Nederlands

Engels

Descrição da oferta de emprego

Omschrijving bedrijf

Our clients are in the news. Either because they want to be, or because they cannot avoid it. In a time when public opinion matters more than ever and the consumption of news is changing rapidly, we are there to assist you.

We help to bring your news to the attention. In practice this means that we protect you where necessary and support your reputation where possible: from strategy to execution and from concept to product.

Please view our website for more information: www.huijskenssassen.nl

Omschrijving functie werkzaamheden

Executive Assistant & Office Coordinator

Als Executive Assistant & Office Coordinator ondersteun je de directie en zorg je dat ons kantoor goed draait. Je houdt overzicht over afspraken, administratie en de dagelijkse kantoororganisatie en bent een aanspreekpunt voor collega’s, relaties en leveranciers. Je werkt nauw samen met de directie en een jong team van adviseurs. Zij houden zich bezig met complexe vraagstukken in de media, politiek en maatschappij; jij draagt eraan bij dat zij optimaal kunnen presteren. Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Wie zijn wij?

HSC is een onafhankelijk Amsterdams communicatieadviesbureau. Al meer dan dertig jaar adviseren we nationale en internationale organisaties over strategische communicatie, reputatie en hun relaties met de buitenwereld. Ons team van ruim tien collega’s combineert ervaring met jong talent. We werken in kleine teams, met korte lijnen en een platte organisatiestructuur.Onze opdrachtgevers vertrouwen ons complexe en soms gevoelige vraagstukken toe, vaak op het snijvlak van media, politiek en maatschappij. We adviseren onder meer over crises, maatschappelijke kwesties, financiële communicatie en communicatie rond rechtszaken. Dat vraagt om integriteit, creativiteit en initiatief. Op kantoor denken we vooruit, helpen we elkaar en is er ruimte voor een kritische, opbouwende mening.

Wat ga je doen?

Directieondersteuning

• Je beheert de agenda’s en e-mail van de directie en organiseert afspraken en vergaderingen.
• Je verzorgt correspondentie, werkt notulen uit en houdt bij welke afspraken en besluiten opvolging vragen.
• Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en bepaalt welke organisatorische en administratieve acties nodig zijn en wanneer. Je neemt dit werk zelfstandig uit handen.

Office management

• Je ontvangt gasten en zorgt voor een gastvrij, goed georganiseerd en representatief kantoor.
• Je beheert de algemene mailbox en telefoon en bestelt de gecaterde kantoorlunch. Ook houd je de kantoorvoorraad bij en reserveer en bereid je vergaderruimtes voor.
• Je onderhoudt contact met gebouwbeheer, de verhuurder en leveranciers en organiseert teamactiviteiten.
• Je brengt praktische afspraken over samenwerking, punctualiteit en de werkomgeving onder de aandacht en bespreekt met de directie wat aandacht vraagt.

Personeelsadministratie en onboarding

• Je beheert arbeidsovereenkomsten en personeelsdossiers. Je registreert verlof, ziekmeldingen en mutaties voor de salarisverwerking.
• Je verzorgt de administratie rond de komst en het vertrek van collega’s en bewaakt afspraken over opleidingsbudgetten en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Je bereidt de voortgangs- en evaluatiegesprekken van ons team voor, notuleert en volgt gemaakte afspraken administratief op.

Interne afstemming

• Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen.
• Je volgt afspraken uit directie- en teamoverleggen op en zorgt dat actiepunten niet blijven liggen.

Wat vragen we van jou?

Je haalt plezier uit het ontzorgen van anderen en werkt graag met nieuwsgierige, maatschappelijk betrokken collega’s. Je werkt doelgericht en haalt voldoening uit taken en projecten die goed worden afgerond. Je bent sociaal en draagt, naast het harde werken, bij aan een prettige sfeer op kantoor.Je hoeft niet alle genoemde taken al te beheersen: nieuwe werkzaamheden maak je je snel eigen.

• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als executive assistant, personal assistant, management assistant, directiesecretaresse of office coordinator.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, stelt prioriteiten en brengt zaken tot een einde.
• Je bent servicegericht en spreekt collega’s prettig en duidelijk aan wanneer dat nodig is.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en communiceert gemakkelijk met collega’s, klanten en leveranciers.
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Je voelt je thuis in een informeel team dat hoge eisen stelt aan de kwaliteit van het werk en waarin ideeën en opbouwende feedback welkom zijn.

Ervaring met financiële of personeelsadministratie is een pré, geen vereiste.

Wat kun je van ons verwachten?

• Een zelfstandige, afwisselende vertrouwensfunctie voor 24 tot 32 uur per week, met ruimte om je rol verder te ontwikkelen.
• Een salaris dat past bij je ervaring, een pensioenregeling en een opleidingsbudget.
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast krijg je jaarlijks vijf betaalde dagen om je in te zetten voor maatschappelijk werk.
• Een bedrijfslaptop, een bijdrage aan de verse, gecaterde kantoorlunch via onze lunchregeling en een reiskostenvergoeding als je buiten Amsterdam woont.
• Een hecht, jong team van getalenteerde collega’s, met ruimte voor eigen initiatief, een open gesprek en gezamenlijke activiteiten. Ons thuiswerkbeleid geldt voor alle collega’s.
• Je werkt hoofdzakelijk op ons kantoor in de Amsterdamse Houthavens. De precieze werkdagen bepalen we in overleg.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Deze functie-eisen geven een richting van het profiel dat wij zoeken voor deze functie. Voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit dé functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren. HSC is een werkgever die iedereen gelijke kansen biedt. Sollicitanten zullen niet worden uitgesloten op basis van geslacht, geslachtsverandering, zwangerschap, moederschap, ras, burgerlijke staat, diversiteit van gedachten, handicap, leeftijd, religie of seksuele geaardheid. Als je tijdens ons wervingsproces specifieke faciliteiten nodig hebt, laat het ons dan gerust weten.*