Directiesecretaresse

zorgjob.nl; Ossendrecht; On-site; EUR 42,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Ontwikkelingsmogelijkheden

Goede werkomgeving

Platte structuur

Job summary

zorgjob.nl zoekt een betrokken directiesecretaresse die zorgt voor overzicht, structuur en een uitstekende ondersteuning van de bestuurder en het management. Je beheert de complexe agenda, regelt vergaderingen en bewaakt deadlines, notulen en acties.

Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, draag je bij aan projecten en beleid, en lever je discrete, accurate administratieve ondersteuning. Je proactieve houding en teamwork passen bij een dynamische Jeugdzorg-omgeving.

Qualifications

• Min. mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur directiesecretaresse of managementassist.
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden en ervaring met complex agendabeheer.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Proactieve, zelfstandige en stressbestendige houding.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de bestuurder en efficiënt plannen van afspraken en vergaderingen.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en opstellen van brieven en e-mails.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, maken van verslagen en bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Beheren en archiveren van vertrouwelijke stukken, notulen en beleidsdocumenten.
• Onderhouden van interne en externe contacten en zorgen voor een goede informatie-uitwisseling.
• Oppakken van ad-hoc vragen en verzoeken ter ondersteuning van de bestuurder en het management.

Skills

Organisatie & planning

Communicatie

MS Office (Word/Excel/PowerPoint)

MS Teams

Discretie

Education

MBO+/HBO managementsupport

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij de betrokken directiesecretaresse die zorgt voor overzicht, structuur en een goede ondersteuning van de bestuurder en het management van deze organisatie?

Je verzorgt de ondersteuning van de bestuurder en het management. Je beheert de complexe agenda van de bestuurder, organiseert vergaderingen en houdt overzicht over correspondentie, deadlines en actiepunten. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en speelt flexibel in op onverwachte vragen en ontwikkelingen.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een goede afstemming en communicatie. Daarnaast werk je samen met andere afdelingen en bied je waar nodig ondersteuning bij projecten en beleidsmatige werkzaamheden. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en discretie zorg je voor een betrouwbare ondersteuning.

Dit ga je doen

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de bestuurder en efficiënt plannen van afspraken en vergaderingen;
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie en opstellen van brieven en e-mails;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, maken van verslagen en bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Beheren en archiveren van vertrouwelijke stukken, notulen en beleidsdocumenten;
• Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning bij projecten en beleidsmatige activiteiten;
• Onderhouden van interne en externe contacten en zorgen voor een goede informatie-uitwisseling;
• Oppakken van ad-hoc vragen en verzoeken ter ondersteuning van de bestuurder en het management.

Dit bieden wij jou

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie;
• Een salaris conform schaal 7 van de cao Jeugdzorg van maximaal € 4.176,73 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• Een contract voor de duur van één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en professionele groei;
• Een goede werkomgeving met persoonlijke aandacht voor jongeren en medewerkers;
• Een platte organisatie met ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën.

Wat breng je mee?

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of managementassistent;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Ervaring binnen de (jeugd)zorgsector is een pré;
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden en ervaring met complex agendabeheer;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en ervaring met het opstellen van vergaderstukken;
• Een proactieve, zelfstandige en stressbestendige werkhouding;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint, en Microsoft Teams;
• Discretie en nauwkeurigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.