Secretarieel Medewerker

zorgjob.nl; Ede; On-site; EUR 43,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Cao GGZ FWG 45

Ontwikkelingsmogelijkheden

8,33% vakantietoeslag

8,33% eindejaarsuitkering

€1000 balansbudget bruto

166 uur vakantiedagen (fulltime)

Vitaliteitsregeling

Thuiswerkbeleid

PFZW pensioen

Job summary

ZorgJob.nl zoekt een Bestuurssecretaresse voor het Bestuurssecretariaat van een maatschappelijke organisatie. Je ondersteunt 2 bestuursleden en de bestuurssecretaris, met focus op nauwkeurigheid, prioriteiten en proactiviteit.

Je werkt samen met meerdere afdelingen en externe relaties, biedt secretariële en administratieve ondersteuning en draagt bij aan efficiënte besluitvorming en communicatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot management assistent of bestuurssecretaresse.
• minimaal 2 jaar secretariële werkervaring in een vergelijkbare functie.
• je bent een verbinder, zowel intern als extern en klantgericht.
• werkervaring in de zorg is een pré.
• je maakt ontwikkelingen snel eigen en bent proactief en accuraat.

Responsibilities

• Verzorgen van complex agendabeheer zodat bestuurders tijdig over juiste informatie beschikken.
• Organiseren van online calls, bijeenkomsten en tijdig aanleveren van stukken.
• Proactief ondersteunen en bewaken van uitvoering van action points en de procesgang.
• Uitwerken van onderwerpen, raadplegen van dossiers en archief, signaleren en rapporteren van aandachtspunten.
• Notuleren van beleidsvergaderingen en zelfstandig formuleren van brieven.
• Uitvoeren van administratieve taken en verzorgen van correspondentie met strategisch belang.
• Ondersteuning bestuurssecretaris: agendabeheer, planning en administratieve afhandeling Raad van Toezicht.
• Ontvangen van bezoekers en telefoonafhandeling.

Skills

Verbindend vermogen

Klantgericht

Proactief

Stressbestendigheid

Education

HBO niveau

Opleiding management assistent/bestuurssecretaresse

Tools

Ibabs

Youforce

MS Office

MS Teams

Job description

Bestuurssecretaresse

Heb jij ervaring als Managementassistent of Bestuurssecretaresse en wil je graag aan de slag bij een maatschappelijk relevante organisatie? Kom dan werken bij het Bestuurssecretariaat van deze organisatie!

Waar kom je te werken?

Deze organisatie kinder- en jeugdpsychiatrie is een sterke schakel in de zorg voor psychisch kwetsbare kinderen en hun netwerk. Wij vinden dat alle kinderen zich zo veerkrachtig mogelijk moeten kunnen ontwikkelen en mee moeten kunnen doen in de maatschappij en bieden daarvoor passende zorg. We dragen actief bij aan de huidige maatschappelijke opgaven binnen de jeugdhulp en maken in het kader van passende zorg de beweging naar herstelgerichte, integrale netwerkzorg. We werken vanuit 3 regio’s: Gelderland, Overijssel en deze organisatie Universitair Centrum.

Je gaat aan de slag voor de 2 leden van onze Raad van Bestuur, in een dynamische functie waar geen dag hetzelfde is en je veel samenwerkt met verschillende afdelingen en mensen, zowel in- als extern. Bovendien werk je nauw samen met onze Bestuurssecretaris en met je collega-bestuurssecretaresse: jullie zorgen ervoor dat de Raad van Bestuur optimaal kan werken. Nauwkeurigheid, stellen van prioriteiten, flexibiliteit, proactiviteit, servicegerichtheid, voortgangsbewaking, mee- en vooruitdenken en signaleren en het initiëren en coördineren van te ondernemen acties zijn daarvoor van belang. Kortom, een afwisselende functie binnen een energiek team, waar jij je steentje kan bijdragen aan de zorg die wij bieden!

Wat ga je doen

Als Bestuurssecretaresse heb je een onmisbare rol en bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de 2 leden van onze Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Concreet houden je werkzaamheden in:

• verzorgen van complex agendabeheer waarbij je ervoor zorgt dat de bestuurders op het juiste moment over de juiste informatie beschikken
• organiseren van online calls en bijeenkomsten/evenementen en tijdig aanleveren van voorbereidende stukken en relevante informatie
• proactief ondersteunen en bewaken van de uitvoering van actiepunten en de procesgang van organisatorische zaken
• specifieke onderwerpen uitwerken, raadplegen van dossiers en (digitaal) archief, beoordelen en selecteren van relevante informatie en rapportages, signaleren en rapporteren van aandachtspunten
• notuleren van beleidsvergaderingen en zelfstandig formuleren van brieven op basis van richtinggevende aanwijzingen
• uitvoeren van administratieve taken en verzorgen van correspondentie met inachtneming van het strategisch belang (inclusief documenteren, archiveren)
• ondersteuning bestuurssecretaris: agendabeheer, planning en administratieve afhandeling Raad van Toezicht en Ouderraad
• ontvangen van bezoekers en telefoonafhandeling
• verwerken van in- en uitgaande (digitale) correspondentie

Wat breng je mee

• een hbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot management assistent of bestuurssecretaresse
• minimaal 2 jaar secretariële werkervaring in een vergelijkbare functie
• je bent een echter verbinder, zowel intern als extern en bent klantgericht
• werkervaring in de zorg is een pré
• de ontwikkelingen in deze organisatie, procedures en de branche snel eigen kunnen maken
• proactief, ordelijk en systematisch kunnen werken
• zelfstandigheid, inschattingsvermogen, tact en integriteit, stressbestendigheid, flexibiliteit goed kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden, adhoc kunnen werken en oplossingsgerichtheid
• je bent bekend met de ICT-systemen waarmee je werkt, zoals Ibabs, Youforce, MS Office en MS Teams, of in staat je deze snel eigen te maken
• in ieder geval beschikbaar op woensdag

Wat bieden wij?

• salariëring en overige arbeidsvoorwaarden conform de cao GGZ (FWG 45, maximaal €4.273 bruto per maand op basis van 36 uur per week)
• een jaarcontract met de intentie deze te verlengen
• een werkomgeving waarin je jezelf verder kunt ontwikkelen (learning on the job)
• mooie arbeidsvoorwaarden waaronder 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering, een balansbudget van € 1000,- bruto, 166 uur aan vakantiedagen (alles op fulltime basis) met aanvullende regelingen om dit uit te breiden, uitgebreide vitaliteitsregeling, thuiswerkbeleid en pensioen via PFZW met premieverdeling 50-50 werkgever-werknemer

Eerst een vraag stellen? Bij indiensttreding vragen wij een verklaring omtrent gedrag van je.