Bestuurssecretaresse

Karakter; Ede; On-site; EUR 29,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag 8,33%

Eindejaarsuitkering 8,33%

Balansbudget €1000 bruto

Job summary

Karakter Kinder- en Jeugdpsychiatrie zoekt eenManagementassistent/Bestuurssecretaresse die 2 bestuurders ondersteunt. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en collega-secretariële collega aan een efficiënte Raad van Bestuur.

Jouw rol vereist nauwkeurigheid, prioriteiten stellen en proactieve coördinatie van acties. Je hebt een HBO werk- en denkniveau en minstens 2 jaar relevante ervaring, bent een verbinder, klantgericht en bekend met ICT-systemen zoals Ibabs, Youforce, MS Office en MS

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en afgeronde opleiding tot managementassistent of bestuurssecretaresse.
• Minimaal 2 jaar secretariële werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Klantgericht en verbindend naar zowel intern als extern.
• Ervaring in de zorg is een pré.
• Proactief, ordelijk en systematisch kunnen werken.
• Stressbestendigheid en flexibiliteit.
• Beschikbaarheid op woensdag.
• Kennis van ICT-systemen zoals Ibabs, Youforce, MS Office en MS Teams.

Responsibilities

• Verzorgen van complex agendabeheer en zorgen dat bestuurders tijdig relevante informatie hebben.
• Organiseren van online calls en bijeenkomsten en tijdig voorbereidde stukken aanleveren.
• Proactief ondersteunen en bewaken van uitvoering van actiepunten en organisatorische processen.
• Uitwerken van specifieke onderwerpen, dossiers raadplegen en digitaal archiveren.
• Notuleren van beleidsvergaderingen en zelfstandig formuleren van brieven op aanwijzingen.
• Verwerken van correspondentie en archiveren met aandacht voor strategisch belang.
• Ondersteuning bestuurssecretaris: planning en administratie Raad van Toezicht en Ouderraad.
• Bezoekers ontvangen en telefoonafhandeling verzorgen.

Skills

Klantgerichtheid

Proactief

Organisatievermogen

Zelfstandigheid

Stressbestendigheid

Interne/externe samenwerking

Education

HBO werk- en denkniveau; opleiding managementassistent of bestuurssecretaresse

Tools

Ibabs

Youforce

MS Office

MS Teams

Job description

Heb jij ervaring als Managementassistent of Bestuurssecretaresse en wil je graag aan de slag bij een maatschappelijk relevante organisatie? Kom dan werken bij het Bestuurssecretariaat van Karakter!

Waar kom je te werken?

Karakter kinder- en jeugdpsychiatrie is een sterke schakel in de zorg voor psychisch kwetsbare kinderen en hun netwerk. Wij vinden dat alle kinderen zich zo veerkrachtig mogelijk moeten kunnen ontwikkelen en mee moeten kunnen doen in de maatschappij en bieden daarvoor passende zorg. We dragen actief bij aan de huidige maatschappelijke opgaven binnen de jeugdhulp en maken in het kader van passende zorg de beweging naar herstelgerichte, integrale netwerkzorg. We werken vanuit 3 regio’s: Gelderland, Overijssel en Karakter Universitair Centrum.

Je gaat aan de slag voor de 2 leden van onze Raad van Bestuur, in een dynamische functie waar geen dag hetzelfde is en je veel samenwerkt met verschillende afdelingen en mensen, zowel in- als extern. Bovendien werk je nauw samen met onze Bestuurssecretaris en met je collega-bestuurssecretaresse: jullie zorgen ervoor dat de Raad van Bestuur optimaal kan werken. Nauwkeurigheid, stellen van prioriteiten, flexibiliteit, proactiviteit, servicegerichtheid, voortgangsbewaking, mee- en vooruitdenken en signaleren en het initiëren en coördineren van te ondernemen acties zijn daarvoor van belang. Kortom, een afwisselende functie binnen een energiek team, waar jij je steentje kan bijdragen aan de zorg die wij bieden!

Als Bestuurssecretaresse heb je een onmisbare rol en bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning aan de 2 leden van onze Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris. Concreet houden je werkzaamheden in:

• verzorgen van complex agendabeheer waarbij je ervoor zorgt dat de bestuurders op het juiste moment over de juiste informatie beschikken
• organiseren van online calls en bijeenkomsten/evenementen en tijdig aanleveren van voorbereidende stukken en relevante informatie
• proactief ondersteunen en bewaken van de uitvoering van actiepunten en de procesgang van organisatorische zaken
• specifieke onderwerpen uitwerken, raadplegen van dossiers en (digitaal) archief, beoordelen en selecteren van relevante informatie en rapportages, signaleren en rapporteren van aandachtspunten
• notuleren van beleidsvergaderingen en zelfstandig formuleren van brieven op basis van richtinggevende aanwijzingen
• uitvoeren van administratieve taken en verzorgen van correspondentie met inachtneming van het strategisch belang (inclusief documenteren, archiveren)
• ondersteuning bestuurssecretaris: agendabeheer, planning en administratieve afhandeling Raad van Toezicht en Ouderraad
• ontvangen van bezoekers en telefoonafhandeling
• verwerken van in- en uitgaande (digitale) correspondentie

Wat breng je mee?

• een hbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding tot management assistent of bestuurssecretaresse
• minimaal 2 jaar secretariële werkervaring in een vergelijkbare functie
• je bent een echter verbinder, zowel intern als extern en bent klantgericht
• werkervaring in de zorg is een pré
• de ontwikkelingen in de organisatie, procedures en de branche snel eigen kunnen maken
• proactief, ordelijk en systematisch kunnen werken
• zelfstandigheid, inschattingsvermogen, tact en integriteit, stressbestendigheid, flexibiliteit goed kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden, adhoc kunnen werken en oplossingsgerichtheid
• je bent bekend met de ICT-systemen waarmee je werkt, zoals Ibabs, Youforce, MS Office en MS Teams, of in staat je deze snel eigen te maken
• in ieder geval beschikbaar op woensdag

Wat bieden wij?

• salariëring en overige arbeidsvoorwaarden conform de cao GGZ (FWG 45, maximaal €4.273 bruto per maand op basis van 36 uur per week)
• een jaarcontract met de intentie deze te verlengen
• een werkomgeving waarin je jezelf verder kunt ontwikkelen (learning on the job)
• mooie arbeidsvoorwaarden waaronder 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering, een balansbudget van € 1000,- bruto, 166 uur aan vakantiedagen (alles op fulltime basis) met aanvullende regelingen om dit uit te breiden, uitgebreide vitaliteitsregeling, thuiswerkbeleid en pensioen via PFZW met premieverdeling 50-50 werkgever-werknemer