Bestuurssecretaresse | Eindhoven

Michael Page (Netherlands); Eindhoven; Hybrid; EUR 40,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris 3.600–4.800 bruto/maand

8% eindejaarsuitkering

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Flexibele werktijden

Thuiswerkplek, laptop en telefoon

Reiskostenvergoeding

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijk</

Vitaliteits- en onboardingprogramma

Professionele werkomgeving

Job summary

Michael Page (Netherlands) zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse die het voorzitterschap van de Raad van Bestuur ondersteunt en samenwerkt met de bestuurssecretaris. Je regisseert agenda's, anticipeert op knelpunten en coördineert stukken en documenten voor de Raad van Bestuur en toezichthoudende organen.

Je werkt in een hecht team in een professionele en mensgerichte organisatie. Een HBO-diploma, uitstekende organisatorische vaardigheden en bureausamenstelling met Microsoft 365 zijn vereist.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau richting managementondersteuning.
• Ervaring als bestuurlijke/managementondersteuner vereist.
• Ervaring in bestuurlijke, politieke of complexe organisaties.
• Goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en belangen.
• Ervaring met interne en externe stakeholders (overheid, zorg, onderwijs of maatschappelijke organisaties).
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve houding en zelfstandig kunnen handelen.

Responsibilities

• Regisseren van complexe agenda's en mailbox van de voorzitter van de Raad van Bestuur.
• Vooruitdenken, prioriteren en tijdig anticiperen op knelpunten.
• Beoordelen van verzoeken en bepalen welke onderwerpen directe aandacht nodig hebben.
• Ondersteunen van vergaderingen met Raad van Bestuur, directieteam en toezichthouders.
• Vastleggen van besluiten, actiepunten en deadlines en toezien op opvolging.
• Opstellen en redigeren van bestuurlijke stukken, correspondentie, rapportages en presentaties.
• Organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten en externe afspraken.
• Ontvangen en begeleiden van interne en externe relaties.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Stakeholdermanagement

Proactieve houding

Discreet handelen

Teamspeler

Education

HBO-werk- en denkniveau richting managementondersteuning

Tools

Microsoft 365

Job description

• Werken in een organisatie waar sfeer hoog in het vaandel staat
• Jij hebt ervaring in een bestuurlijke omgeving

Over onze klant

Onze klant is een toonaangevende maatschappelijke organisatie die meerdere merken binnen de kinderopvang ondersteunt. Met ruim 220 locaties en circa 3.300 medewerkers behoort de organisatie tot de grotere spelers in Nederland. Vanuit het hoofdkantoor in Eindhoven werken ongeveer 150 professionals aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van de organisatie.
De cultuur is professioneel, betrokken en mensgericht. Er wordt hard gewerkt, maar binnen het team is ook veel ruimte voor humor, samenwerking en persoonlijk contact. Je komt terecht in een complexe bestuurlijke omgeving waarin maatschappelijke impact, kwaliteit en duurzame ontwikkeling centraal staan

Functie

Als Bestuurssecretaresse ondersteun je de voorzitter van de Raad van Bestuur en werk je nauw samen met de bestuurssecretaris. Samen vormen jullie een klein en hecht team waarin vertrouwen, zelfstandigheid en vooruitdenken essentieel zijn.
Je bent niet alleen verantwoordelijk voor een soepel verloop van agenda's en bestuurlijke overleggen, maar vervult ook een inhoudelijke en coördinerende rol. Je begrijpt bestuurlijke en politieke verhoudingen, kunt belangen goed inschatten en weet hoe je professioneel schakelt met interne en externe stakeholders.

• Regisseren van de complexe agenda en mailbox van de voorzitter van de Raad van Bestuur;
• Vooruitdenken, prioriteiten stellen en tijdig anticiperen op mogelijke knelpunten;
• Zelfstandig beoordelen van verzoeken en bepalen welke onderwerpen directe aandacht nodig hebben;
• Voorbereiden en ondersteunen van overleggen met onder andere de Raad van Bestuur, het directieteam en toezichthoudende organen;
• Zorgvuldig vastleggen van besluiten, actiepunten en deadlines en toezien op de opvolging daarvan;
• Opstellen en redigeren van bestuurlijke stukken, correspondentie, rapportages en presentaties;
• Organiseren van bestuurlijke bijeenkomsten, evenementen en externe afspraken;
• Professioneel ontvangen en begeleiden van interne en externe relaties;
• Fungeren als kartrekker richting de managementassistenten en bijdragen aan kennisdeling en verdere professionalisering;
• Signaleren van verbetermogelijkheden binnen processen, samenwerking en ondersteuning;
• Meedenken over de inzet van digitale middelen en AI om verslaglegging en werkprocessen slimmer in te richten;
• Zorgen dat ook de praktische details rondom bijeenkomsten tot in de puntjes geregeld zijn.

Je wacht niet af totdat werkzaamheden expliciet bij je worden neergelegd. Je ziet wat er nodig is, onderneemt zelfstandig actie en zorgt ervoor dat de bestuurder zich volledig kan richten op zijn verantwoordelijkheden

Profiel

Voor deze positie zoeken we geen reguliere managementassistent, maar een ervaren professional die gewend is om op bestuurlijk niveau te opereren.
Je beschikt over:

• Hbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur richting managementondersteuning;
• Ervaring als Bestuurssecretaresse, Directiesecretaresse, Executive Assistant of in een vergelijkbare senior ondersteunende functie;
• Aantoonbare ervaring binnen een bestuurlijke, politieke of anderszins complexe organisatie;
• Een goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en verschillende belangen;
• Ervaring met interne en externe stakeholders, bijvoorbeeld binnen de overheid, zorg, het onderwijs of een grote maatschappelijke organisatie;
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een proactieve houding en het vermogen om werkzaamheden zelfstandig naar je toe te trekken;
• Een representatieve, professionele en verzorgde uitstraling;
• Oog voor zowel de bestuurlijke inhoud als de praktische details;
• Goede kennis van Microsoft 365 en interesse in digitale ontwikkelingen, waaronder AI.

Als persoon ben je organisatiesensitief, discreet en standvastig. Je durft de bestuurder aan te spreken, bewaakt afspraken en bent in staat om rustig en professioneel te blijven wanneer het tempo hoog ligt. Tegelijkertijd ben je toegankelijk, collegiaal en beschik je over een gezonde dosis humor.
Je zoekt bewust een organisatie waar je voor langere tijd onderdeel van kunt zijn en waar je vanuit jouw rol zichtbaar kunt bijdragen aan een maatschappelijk doel

Aanbod

• Een uitdagende en strategische positie binnen een grote maatschappelijke organisatie;
• Een direct vast dienstverband voor 24 tot 32 uur per week;
• Werkdagen van maandag tot en met donderdag;
• Een salaris van € 3.600 tot € 4.800 bruto per maand op basis van 36 uur, inclusief 8% eindejaarsuitkering;
• 8% vakantiegeld en bijna zes weken vakantie per jaar;
• Een goede pensioenregeling;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken;
• Een volledig ingerichte thuiswerkplek, laptop en mobiele telefoon;
• Reiskostenvergoeding en volledige vergoeding van reizen met het openbaar vervoer;
• Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een uitgebreid vitaliteits- en onboardingprogramma;
• Een professionele werkomgeving waarin je veel vertrouwen, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid krijgt.

Je werkt gemiddeld twee dagen per week op kantoor in Eindhoven en twee dagen vanuit huis. Daarnaast ben je enkele keren per jaar aanwezig op een tweede locatie in Arnhem. Dinsdag en donderdag zijn doorgaans de drukste kantoordagen.