Bestuurssecretaresse

Maandag; Mijdrecht; Hybrid; EUR 36.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Salaris volgens CAO

Eindejaarsuitkering

Hybride werken

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Zusammenfassung

Maandag zoekt een bestuurssecretaresse voor een Nederlandse gemeente in de provincie Utrecht. Je bent de betrouwbare spil die agendas, vergaderingen en communicatie rondom het bestuur soepel laat verlopen, met aandacht voor discreet omgaan met informatie.

Je schakelt tussen ad-hoc taken en geplande prioriteiten en werkt nauw samen met adviseurs en directie. Je hebt minimaal een mbo-4 secretariële opleiding, 2 jaar ervaring in een overheidssituatie en kennis van Notubox en MS Office.

Qualifikationen

• Een afgeronde mbo-4 opleiding in een secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox en uitgebreide kennis van MS Office.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Per 1 december 2026 beschikbaar voor minimaal 28 uur per week.

Aufgaben

• Proactief beheren en bewaken van complexe agenda's voor het college, de gemeentesecretaris en directieleden.
• Prioriteren en stroomlijnen van inkomend telefoonverkeer, e-mails en afspraakverzoeken.
• Nauwkeurig voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouderoverleggen in samenwerking met bestuursadviseurs.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en acties en informatie tijdig uitzetten naar de juiste collega's.
• Toepassen van besluitvormingssystemen zoals Notubox en optimaal ondersteunen bij administratieve processen.

Kenntnisse

Secretariële vaardigheden

Notubox ervaring

MS Office

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Ausbildung

MBO-4 secretariële richting

Tools

Notubox

MS Office

Jobbeschreibung

Over de functie

Hoe zorg je ervoor dat de agenda's van het bestuur altijd kloppen, zelfs als alle plannen op het lastigste moment veranderen? Als bestuurssecretaresse ben je de rustige kracht in een continu bewegende politieke omgeving. Je ondersteunt het college en de directie zodat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische taken. Dankzij jouw scherpe oog voor detail en proactieve werkwijze loopt alles op rolletjes en maak je direct een waardevolle impact.Geen enkele werkdag verloopt hetzelfde en dat maakt deze veelzijdige rol zo ontzettend leuk voor een organisatietalent zoals jij. Je schakelt moeiteloos tussen ad-hoc verzoeken en complexe planningen.

• Het proactief beheren en bewaken van diverse drukke agenda's voor het bestuur.
• Het nauwkeurig voorbereiden van belangrijke overleggen in samenwerking met adviseurs.
• Het stroomlijnen van het inkomende telefoon- en e-mailverkeer met een heldere prioritering.

Met jouw ervaring binnen de overheid weet je precies hoe besluitvormingssystemen werken en hoe je discreet met gevoelige informatie omgaat. Je brengt structuur aan en verbindt collega's met elkaar. Ben jij klaar om het bestuur maximaal te ontzorgen en jouw talenten optimaal te benutten?

Functie-eisen

Je bent een verbinder in hart en nieren die floreert in een dynamische, politiek getinte omgeving. Met jouw empathisch vermogen en politieke sensitiviteit voel je feilloos aan wat er speelt binnen de organisatie. Je brengt rust, structuur en organisatietalent mee, en weet dankzij jouw stressbestendigheid en proactieve houding altijd het overzicht te behouden, hoe hectisch de dag ook is.

• Een afgeronde mbo-4 opleiding in een secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox en uitgebreide kennis van MS Office.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Per 1 december 2026 beschikbaar voor minimaal 28 uur per week.

Breng jij de rust en organisatorische kracht mee die het bestuur zoekt, en ben je klaar om impact te maken in deze rol?

Wat je gaat doen

Als bestuurssecretaresse duik je elke dag in een dynamische omgeving waarin geen enkel moment hetzelfde is. Je krijgt de kans om jezelf continu te ontwikkelen in een verantwoordelijke functie waarin jouw organisatietalent echt het verschil maakt. Je zorgt ervoor dat complexe processen soepel verlopen, waardoor je direct bijdraagt aan het succes van het bestuur. Je groeit in je rol als onmisbare schakel en bouwt waardevolle ervaring op binnen een boeiende overheidsorganisatie.

• Proactief beheren en bewaken van complexe agenda's voor het college, de gemeentesecretaris en directieleden.
• Prioriteren en stroomlijnen van inkomend telefoonverkeer, e-mails en afspraakverzoeken om rust te creëren.
• Nauwkeurig voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouderoverleggen in samenwerking met bestuursadviseurs.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en acties en informatie tijdig uitzetten naar de juiste collega's.
• Toepassen van besluitvormingssystemen zoals Notubox en optimaal ondersteunen bij administratieve processen.

Met jouw proactieve houding zorg je voor rust en overzicht, zodat het bestuur zich volledig kan focussen op de strategische doelen.

De opdrachtgever

De gemeente ligt in de provincie Utrecht en staat bekend om haar mooie natuur, gezellige dorpen en waterrijke omgeving. Het is een fijne plek om te wonen, werken en recreëren.
De gemeente bestaat uit verschillende dorpen, waaronder Mijdrecht, Wilnis, Vinkeveen, Abcoude en Baambrugge. Er zijn veel winkels, scholen, sportverenigingen en andere voorzieningen die het dagelijks leven prettig maken.
Een bekende plek in de omgeving zijn de Vinkeveense Plassen. Hier kunnen mensen zwemmen, varen, zeilen en genieten van de natuur. Daarnaast zijn er veel fiets- en wandelroutes door het groene landschap.
De gemeente vindt het belangrijk dat inwoners prettig en veilig kunnen wonen. Daarom zijn onderwerpen zoals woningbouw, verkeer, duurzaamheid, onderwijs en zorg belangrijk.
Kortom, het is een veelzijdige gemeente waar natuur, gezelligheid en goede voorzieningen samenkomen.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.