Secretaresse gedeputeerde staten

All About Work; Utrecht; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling

Pensioen via StiPP

Geen relatie- of concurrentiebeding

CAO van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een gedreven secretarieel medewerker ter ondersteuning van een gedeputeerde in een dynamische bestuurlijke omgeving in Utrecht. Je beheert de agenda, plant tijdig vergaderingen en bereidt vergaderdossiers voor met oog voor voortgang en detail.

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder, communiceert professioneel met interne collega’s en externe relaties, en zorgt voor duidelijke processen rond agendaplanning en documentvoorbereiding.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgerond.
• Ervaring als directie-/bestuurssecretariaat is gewenst.

Responsibilities

• Ondersteunt gedeputeerde op secretarieel gebied.
• Werkt nauw samen met bestuursadviseur en woordvoerder.
• Houdt complexe agenda actueel en zorgt voor duidelijke planning.
• Bereidt vergaderdossiers voor.
• Bewakt voortgang van afspraken.
• Communiceert professioneel met interne en externe relaties.
• Zorgt voor adequate agendaplanning en advies.
• Bereidt dossiers voor en stelt deze samen voor vergaderingen.
• Onderhoudt zorgvuldig contact met externe relaties en interne collega’s.
• Werkt samen met collega’s en neemt taken waar bij ziekte/verlof.

Skills

Zelfstandig werken

Proactief

Communicatief vaardig

Flexibel

Education

MBO niveau 4

Job description

Over de functie

ft 33018

Je ondersteunt jouw gedeputeerde op professioneel secretarieel gebied en werkt daarbij nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder. Je houdt de complexe agenda actueel, zorgt voor een strakke planning en bewaakt de voortgang van afspraken. Daarnaast bereid je vergaderdossiers voor en ben je het eerste aanspreekpunt voor interne collega’s en externe relaties. Je schakelt snel, denkt vooruit en weet overzicht te houden in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt jouw gedeputeerde op secretarieel gebied.
• Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder.
• Je houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning.
• Je bereidt vergaderdossiers voor.
• Je bewaakt de voortgang van afspraken.
• Je communiceert professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties.
• Je zorgt voor een adequate agendaplanning en adviseert hierover waar nodig.
• Je bereidt dossiers voor en stelt deze samen voor vergaderingen.
• Je onderhoudt zorgvuldig contact met externe relaties en interne collega’s.
• Je werkt samen met collega’s en neemt elkaar waar bij ziekte en verlof.

Eisen

• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).

Wensen

• Je hebt aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie.
• Je hebt relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Je hebt relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties

• Je bent zelfstandig.
• Je bent proactief.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent flexibel.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 33018

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.