Secretaresse gedeputeerde staten

1UPPLY; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Organisatie Utrecht zoekt een betrokken medewerker secretariaat voor de gedeputeerde Staten. Je ondersteunt het secretariële dossier en onderhoudt contacten met collega’s en externe relaties.

Je verzorgt agendabeheer, vergaderdossiers en planningen en werkt nauw samen met het bestuursondersteuningsteam. Een zelfstandige, nauwkeurige houding is gewenst en je bent het visitekaartje van de gedeputeerde.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar ervaring als secretaresse bij directie/bestuur (C-level).
• Ervaring bij overheid/overheidsorganisatie is vereist.

Responsibilities

• Complex agendabeheer: actueel houden van de agenda en advies over planning.
• Planning & voortgang: duidelijke planning en voortgang bewaken.
• Voorbereiden vergaderdossiers: dossiers samenstellen voor vergaderingen.
• Eerste aanspreekpunt: professioneel communiceren met intern en extern.

Skills

Snel schakelen

Extra inzet

Nauwkeurig werken

Relatiebeheer/netwerken

Education

Secretariële opleiding (MBO 4)

Job description

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Complex agendabeheer: je houdt de complexe agenda actueel, draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover adviseren.
• Planning & voortgang: je zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt de voortgang van afspraken.
• Voorbereiden vergaderdossiers: je bereidt en stelt dossiers samen voor vergaderingen.
• Eerste aanspreekpunt: je communiceert professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per mail en overige correspondentie).

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Je kunt snel schakelen en bent gewend zelfstandig beslissingen te nemen.
• Je bent bereid een stapje extra te zetten qua inzet wanneer dat gevraagd wordt.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met goed contact zowel intern als extern.
• Je weet mensen te vinden en bent het visitekaartje van de gedeputeerde.

Samenwerking en werkwijze

• Je werkt zij aan zij met collega’s binnen het ondersteuningsteam van de gedeputeerde.
• Bij ziekte en verlof vindt onderlinge waarneming plaats met directe secretaresses (naaste collega’s).
• Met jouw gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je passende kwaliteit van ondersteuning levert.
• De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten.
• Persoonlijke uitvoering: de werkzaamheden dienen persoonlijk te worden uitgevoerd; vrije vervanging is niet toegestaan.
• De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht.

OrganisatieUtrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level)

Gunningscriteria

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie