Secretaresse

Bright-Professionals; Utrecht; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Part time

Job summary

Provincie Utrecht zoekt een secretaresse ter ondersteuning van de gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder en bewaakt de planning en voorbereidingen van vergaderingen.

Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel met interne collega’s en externe relaties en ben je hands-on, besluitvaardig en zorgvuldig in agendabeheer.

Qualifications

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuursecretaresse/assistent (C-level)

Skills

Zelfstandigheid

Proactief

Communicatief vaardig

Flexibel

Education

MBO niveau 4

Job description

Voor Provincie Utrecht zoeken wij een Secretaresse. Je ondersteunt jouw gedeputeerde professioneel op secretarieel gebied.

Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde; samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Je houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning.

Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken.

Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties.

Je schakelt snel, neemt zelfstandig beslissingen en bent bereid een stapje extra te zetten wanneer dat nodig is.

Het agendabeheer vereist nauw en zorgvuldig contact met externe relaties en interne collega’s.

Je adviseert over agendaplanning en weet mensen te vinden die contact willen met de gedeputeerde; zij vinden jou ook snel als aanspreekpunt.

Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde en communiceert zorgvuldig via telefoon, e-mail en overige correspondentie.

Daarnaast stel je dossiers voor vergaderingen samen en zorg je voor een heldere voorbereiding.

Je maakt afspraken met jouw gedeputeerde over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Er zijn meerdere gedeputeerden met elk een secretaresse; dit zijn je naaste collega's en bij ziekte of verlof nemen jullie elkaar waar.

Jouw profiel

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief vaardig
• Flexibel

Organisatie

De opdrachtgever is een provincie met een gevarieerde, bruisende regio en een rijke historie.

Hun regio kent uiteenlopende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren en is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Hun opgave is de aantrekkelijkheid van de provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van de ruimte behouden blijft.

Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers van de opdrachtgever met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.

Zij willen dat iedereen in de provincie fantastisch woont, werkt en leeft en zorgen voor een goede balans tussen groen en groei.

Functie-eisen

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuursecretaresse/assistent (C-level)

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbaar een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad of een vergelijkbare bestuurlijke organisatie

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO