Managementassistent Directiesecretariaat

All About Work; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle reactietijd bij sollicitaties

Pensioen via StiPP

Geen relatie- of concurrentiebeding

Keuze loonbetaling: wekelijks of per 4

CAO van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een Managementassistent Directiesecretariaat ter ondersteuning van een directeur op hoog niveau in Amsterdam. Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt de voortgang van processen en zorgt voor soepele secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden.

Je werkt nauw samen met andere assistentes en levert direct impact op de effectiviteit van de directie. Je hebt minimaal 5 jaar ervaring, uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, en een HBO-denk- en werkniveau.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Directie Managementassistent.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare, ondersteunende rol op directieniveau.
• Uitstekende ervaring met MS Office, speciaal Office 365 en SharePoint.
• Beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Beschikbaarheid op korte termijn, uiterlijk eind oktober.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt zijn voor een directeur en representatief visitekaartje van de directie.
• Verzorgen van correspondentie, complex agendabeheer, archivering en voortgang van actiepunten bewaken.
• Directievergaderingen voorbereiden, structureren en verslagleggen.
• Zelfstandig bijeenkomsten en grote vergaderingen organiseren, inclusief facilitaire zaken.
• Besluitvorming, informatiestromen en administratieve procedures nauwgezet bewaken.
• Professioneel omgaan met relaties en proactief doorverwijzen.

Skills

Communicatief

Teamplayer

Discreet

Flexibel

Education

HBO werk- en denkniveau - Directie Managementassistent

Tools

MS Office 365

SharePoint

Job description

Over de functie

SRQ135609

Je gaat aan de slag als Managementassistent Directiesecretariaat in een dynamische omgeving waarin je een directeur op hoog niveau ondersteunt. Je bent het eerste aanspreekpunt, bewaakt de voortgang van processen en zorgt dat secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden soepel verlopen. In deze vertrouwensrol werk je nauw samen met andere assistentes en lever je direct een bijdrage aan de effectiviteit van de directie. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en werkt in een moderne werkomgeving waarin samenwerken, overzicht houden en snel schakelen centraal staan.

Wat ga je doen

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor één van de directeuren en fungeert als representatief visitekaartje voor de directie.
• Je verzorgt schriftelijke correspondentie, complex agendabeheer, archivering en bewaakt de voortgang van actiepunten.
• Je bereidt directievergaderingen grondig voor, structureert deze en verzorgt de verslaglegging.
• Je organiseert zelfstandig bijeenkomsten en grotere vergaderingen, inclusief alle facilitaire zaken die daarbij horen.
• Je bewaakt besluitvorming, informatiestromen en administratieve procedures nauwgezet.
• Je staat relaties professioneel te woord, verstrekt de juiste informatie en verwijst proactief door.
• Je werkt nauw samen met een team van assistentes en vangt collega’s waar nodig onderling op.
• Je voelt actuele en gevoelige bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en processen feilloos aan.

Over jou

• Je bent een zelfstandige en zorgvuldige professional met een hoog niveau van professionaliteit.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen en schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je bent communicatief sterk en weet effectief te verbinden en samen te werken.
• Je bent een volwaardige sparringpartner en creëert op strategisch niveau toegevoegde waarde.
• Je beschikt over een sterk organisatievermogen, werkt resultaat- en klantgericht, bent flexibel en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van (Directie-) Managementassistent.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke, ondersteunende functie op directieniveau.
• Je hebt uitstekende ervaring met MS Office, in het bijzonder Office 365 en SharePoint.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent op korte termijn beschikbaar, uiterlijk eind oktober.

Competenties

• Je beschikt over sterk organisatievermogen, waaronder plannen en structureren.
• Je bent een echte teamplayer en werkt effectief samen.
• Je bent resultaatgericht en klantgericht.
• Je bent flexibel in een dynamische werkomgeving.
• Je beschikt over de nodige discretie.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

SRQ135609

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.