Secretaresse gedeputeerde staten

S&Z Consultancy; Utrecht; On-site; EUR 26,000 - 30,000; Full time

Job summary

S&Z Consultancy zoekt een ervaren secretaresse voor het gedeputeerde staten-secretariaat in het Utrechtse Openbaar Bestuurskader. Je ondersteunt de gedeputeerde securaal, werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder en vormt samen een team dat hoogwaardige secretariële ondersteuning levert.

De taken omvatten complex agendabeheer, planning en voortgangbewaking, voorbereiden van vergaderdossiers en als eerste aanspreekpunt optreden richting interne collega’s en externe relaties.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuursecretaresse/assistent (C-level) bij voorkeur openbaar bestuur.

Responsibilities

• Complex agendabeheer, actueel houden van de agenda en advisering.
• Planning en voortgang bewaken van afspraken.
• Voorbereiden van vergaderdossiers en dossiers samenstellen.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties (telefonisch en per mail).

Skills

Zelfstandigheid

Proactief

Communicatief vaardig

Flexibel

Education

MBO 4+ opleiding

Secretariële opleiding mbo4

Job description

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 2 mei 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 19 oktober 2026

Publicatiedatum: 9 oktober 2026

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Complex agendabeheer: je houdt de complexe agenda actueel, draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover adviseren.
• Planning & voortgang: je zorgt voor een duidelijke planning en bewaakt de voortgang van afspraken.
• Voorbereiden vergaderdossiers: je bereidt en stelt dossiers samen voor vergaderingen.
• Eerste aanspreekpunt: je communiceert professioneel en vriendelijk met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per mail en overige correspondentie).

Gewenste vaardigheden en eigenschappen

• Je kunt snel schakelen en bent gewend zelfstandig beslissingen te nemen.
• Je bent bereid een stapje extra te zetten qua inzet wanneer dat gevraagd wordt.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met goed contact zowel intern als extern.
• Je weet mensen te vinden en bent het visitekaartje van de gedeputeerde.

Samenwerking en werkwijze

• Je werkt zij aan zij met collega’s binnen het ondersteuningsteam van de gedeputeerde.
• Bij ziekte en verlof vindt onderlinge waarneming plaats met directe secretaresses (naaste collega’s).
• Met jouw gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je passende kwaliteit van ondersteuning levert.
• De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten.
• Persoonlijke uitvoering: de werkzaamheden dienen persoonlijk te worden uitgevoerd; vrije vervanging is niet toegestaan.
• De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level)

Wensen:

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie

Competenties:

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief vaardig
• Flexibel