Management assistent

All About Work; Dordrecht; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

CAO van opdrachtgever

Job summary

All About Work zoekt een management assistent voor een dynamische zorgomgeving. Je biedt zelfstandig en professioneel ondersteuning aan de bedrijfsleider, manager stafdienst, commissie of medisch specialist en coördineert afspraken en informatie.

Je combineert secretariële, administratieve en organisatorische taken met een proactieve houding en zorgvuldige werkwijze, zodat werkzaamheden soepel verlopen en er overzicht is.

Qualifications

• Een mbo-4-diploma zoals Directiesecretaresse of Managementassistent en relevante werkervaring.
• Ruime ervaring in een zelfstandige secretariële of managementondersteunende functie.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met relevante softwarepakketten.
• Kennis van zorgprocessen en administratieve workflows is een pluspunt.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s, afspraken plannen en prioriteiten bewaken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor telefonische bereikbaarheid.
• Behandeling van correspondentie en opmaak van brieven en notities.
• Bijhouden van actiepunten, voortgang en rapporteren aan de leidinggevende.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief agenda’s en besluitenlijsten.
• Organisatie en coördinatie van bijeenkomsten, congressen en presentaties.
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding, jaarverslagen en protocollen.
• Signalen van knelpunten en aandragen van praktische verbeteringen.

Skills

Zelfstandigheid

Proactieve houding

Organisatievermogen

Klantgerichtheid

Education

Directiesecretaresse/Managementassistent (mbo-4)

Job description

Over de functie

fh. SRQ145303

Je gaat aan de slag als management assistent binnen een dynamische zorgomgeving, waar je zelfstandig en professioneel ondersteuning biedt aan de bedrijfsleider, manager stafdienst, commissie of medisch specialist. In deze rol ben je een onmisbare schakel in de organisatie en zorg je ervoor dat afspraken, informatie en werkzaamheden soepel en zorgvuldig worden gecoördineerd. Je combineert secretariële, administratieve en organisatorische taken en houdt daarbij altijd overzicht. Dankzij jouw proactieve houding en zorgvuldige werkwijze ondersteun je de afdeling effectief in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s, plant afspraken en bewaakt prioriteiten.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een goede telefonische bereikbaarheid.
• Je ontvangt bezoekers en staat hen professioneel te woord.
• Je behandelt zelfstandig correspondentie en stelt brieven, notities en andere documenten op.
• Je bewaakt actiepunten, afspraken en de voortgang van werkzaamheden en koppelt hierover terug aan de leidinggevende.
• Je bereidt vergaderingen voor, organiseert deze en verzorgt de notulen, inclusief agenda’s, verslagen, actie- en besluitenlijsten.
• Je organiseert en coördineert bijeenkomsten, congressen en presentaties.
• Je ondersteunt bij beleidsvoorbereiding, rapportages, jaarverslagen, protocollen en richtlijnen.
• Je signaleert knelpunten en draagt praktische verbeteringen aan binnen de bedrijfsvoering.
• Je coördineert en bewaakt selectie- en indiensttredingsprocedures.
• Je houdt personeels-, vakantie- en aanwezigheidsplanning bij.
• Je beheert digitale archieven, dossiers en documentatiesystemen.
• Je bewaakt relevante procedures, regelingen en afspraken.
• Je draagt bij aan afdelingsoverleg en ondersteunt bij de begeleiding en inwerkperiode van nieuwe medewerkers.

Over jou

• Je werkt zelfstandig, proactief en georganiseerd.
• Je bent tactvol, klantgericht en weet effectief om te gaan met verschillende belangen en niveaus.
• Je werkt zorgvuldig en integer, zeker wanneer je met vertrouwelijke en strategische informatie omgaat.
• Je bent flexibel en functioneert goed in een dynamische en soms hectische werkomgeving.

Eisen

• Je beschikt over een relevante opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld Directiesecretaresse of Managementassistent.
• Je hebt ruime ervaring in een zelfstandige secretariële of managementondersteunende functie.
• Je hebt goede digitale vaardigheden en ervaring met relevante softwarepakketten.
• Je hebt kennis van de gezondheidszorg en affiniteit met administratieve en organisatorische processen.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wensen

• Je kunt de bijbehorende treden vermelden voor de voorgestelde inzet, conform de in de aanvraag aangegeven FWG-schaal.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

fh. SRQ145303

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.