Secretaresse Directie Bedrijfsvoering/Samenleving

Heerlen; Netherlands; Remote; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuze budget (IKB)

Flexibel werken

Pensioenregeling ABP

Job summary

De gemeente Heerlen zoekt een secretarieel medewerker voor het Domein Bedrijfsvoering/Samenleving. Je ondersteunt de directeuren in een drukke, politieke context en bewaakt de planning en communicatie.

Je werkt met meerdere systemen, beheert de inbox en bereidt vergaderingen voor met zorgvuldige notulering. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor fraai agendabeheer, efficiënt organiseren van bijeenkomsten en het waarborgen van tijdigheid en kwaliteit van documenten.

Qualifications

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring als secretaresse, bij voorkeur op management- of directieniveau.
• Uitstekende Outlook-vaardigheden en professioneel werken met Word, Excel en PowerPoint.
• Digitaal vaardig; snel systemen eigen maken en met meerdere systemen tegelijk werken.

Responsibilities

• complex agendabeheer: prioriteren en koppelen van afspraken.
• Inboxbeheer: signaleer belangrijkheid en routeer waar nodig.
• Eerste aanspreekpunt tussen directeur, collega’s en externe partijen.
• Voorbereiden van overleggen, notuleren en afspraken bewaken.
• Vergaderingen, werkbezoeken en evenementen organiseren.
• Bewaken van administratieve processen en werkplektragement.
• Meedenken aan verbeteringen en opstellen van richtlijnen.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Digitaal vaardig

Education

MBO-werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

De gemeente Heerlen zoekt een secretarieel medewerker voor het Domein Bedrijfsvoering/Samenleving. Je ondersteunt de directeuren in een drukke, politieke context en bewaakt de planning en communicatie.

Je werkt met meerdere systemen, beheert de inbox en bereidt vergaderingen voor met zorgvuldige notulering. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor fraai agendabeheer, efficiënt organiseren van bijeenkomsten en het waarborgen van tijdigheid en kwaliteit van documenten.