Secretarieel medewerker Domein Bedrijfsvoering en Samenleving

Heerlen; Netherlands; Remote; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuze budget (IKB)

Flexibel werken

Pensioenregeling ABP

Job summary

De gemeente Heerlen zoekt een secretarieel medewerker voor het Domein Bedrijfsvoering/Samenleving. Je ondersteunt de directeuren in een drukke, politieke context en bewaakt de planning en communicatie.

Je werkt met meerdere systemen, beheert de inbox en bereidt vergaderingen voor met zorgvuldige notulering. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor fraai agendabeheer, efficiënt organiseren van bijeenkomsten en het waarborgen van tijdigheid en kwaliteit van documenten.

Qualifications

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring als secretaresse, bij voorkeur op management- of directieniveau.
• Uitstekende Outlook-vaardigheden en professioneel werken met Word, Excel en PowerPoint.
• Digitaal vaardig; snel systemen eigen maken en met meerdere systemen tegelijk werken.

Responsibilities

• complex agendabeheer: prioriteren en koppelen van afspraken.
• Inboxbeheer: signaleer belangrijkheid en routeer waar nodig.
• Eerste aanspreekpunt tussen directeur, collega’s en externe partijen.
• Voorbereiden van overleggen, notuleren en afspraken bewaken.
• Vergaderingen, werkbezoeken en evenementen organiseren.
• Bewaken van administratieve processen en werkplektragement.
• Meedenken aan verbeteringen en opstellen van richtlijnen.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Digitaal vaardig

Education

MBO-werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Secretarieel medewerker Domein Bedrijfsvoering/Samenleving

Ben jij iemand die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en vooruitdenken? Vind je het leuk om in een complexe, politiek-bestuurlijke context te werken waarin jouw bijdrage echt merkbaar is in het dagelijkse werk van de directeur en het domein? Kun jij goed omgaan met vertrouwelijke informatie en houd je het overzicht, ook als er veel tegelijk gebeurt? Dan is deze functie écht iets voor jou!

Reageer vóór 23 december 2025. We zoeken secretariele ondersteuning voor zowel de directeur Bedrijfsvoering als de directeur Samenleving.

Wie ben jij?

Je bent iemand die verantwoordelijkheid neemt, overzicht houdt en het werk soepel laat verlopen. Je schakelt snel, voelt goed aan wat nodig is en maakt de juiste keuzes binnen je taken. Je werkt netjes, zorgvuldig en proactief.

Heb je minimaal mbo-werk- en denkniveau.

Heb je ervaring als secretaresse, bij voorkeur op management- of directieniveau.

Ben je sterk in Microsoft Office: je beheerst Outlook op hoog niveau en kunt hiermee professioneel en efficiënt werken. Ook kun je goed overweg in Word, Excel en PowerPoint.

Ben je digitaal vaardig; je leert nieuwe systemen snel kennen en werkt gemakkelijk met meerdere systemen tegelijk.

Beschik je over goede communicatieve vaardigheden.

Ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.

Heb je gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.

Ben je energiek, representatief, proactief en flexibel.

In deze functie ondersteun je de directeur Bedrijfsvoering of directeur Samenleving in een omgeving waar veel gebeurt en waarin politieke en bestuurlijke belangen een rol spelen. Je houdt overzicht, plant, organiseert en zorgt dat alles op tijd en goed geregeld is.

Je taken zijn onder andere:

• Complex agendabeheer: jij plant strak, stelt prioriteiten op basis van inhoud en urgentie, en bewaakt dat afspraken logisch op elkaar aansluiten.
• Inboxbeheer: je beoordeelt berichten op belangrijkheid, handelt af waar dat kan en zet zaken uit richting de juiste mensen.
• Eerste aanspreekpunt: je bent de schakel tussen de directeur, collega’s en externe partijen. Je filtert informatie, legt verbanden en beschermt de tijd en aandacht van de directeur.
• Voorbereiden van overleggen: je zorgt dat alle stukken compleet, juist en op tijd klaarstaan. Je notuleert en bewaakt afspraken en actiepunten.
• Regelen en organiseren: je organiseert vergaderingen, werkbezoeken en evenementen en verzorgt alles wat daarbij hoort.
• Bewaken van processen: je zorgt dat administratieve en organisatorische processen goed en volgens afspraken verlopen.
• Verbeteren van werkprocessen: je denkt mee, signaleert knelpunten en werkt mee aan oplossingen en maakt bijvoorbeeld richtlijnen of werkinstructies.
• Samenwerken met andere secretaresses: jullie stemmen werk af, vervangen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit.

Kort gezegd: jij zorgt ervoor dat de directeur optimaal kan werken en altijd goed voorbereid is.

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken. Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en wij leren van, en bouwen trots voort op het verleden. En met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. In Heerlen borrelt het van de ideeën en initiatieven en pakken we uitdagingen aan. Als stad met zo’n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan één gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze Organisatie is volop in ontwikkeling.Samen met meer dan 1.000 collega’s werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen. Kies je voor Heerlen? Dan steken we samen de handen uit de mouwen en werken we aan een duurzame, leefbare stad én organisatie.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie betreft een dienstverband voor 24-30 uur (in overleg) en is ingeschaald in schaal 7 met een bruto maandsalaris van minimaal € 2840, - en maximaal € 4015, - (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). De functie wordt momenteel opnieuw beoordeeld in een herijkingstraject. De verwachting is een indeling in schaal 8, maar dit is nog niet definitief. Het is mogelijk om wekelijks extra vrije tijd (ADV) op te bouwen.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten. Bekijk al onze arbeidsvoorwaardenop onze site.

Meebouwen aan het Heerlen van Morgen?

Meebouwen aan het Heerlen van Morgen?

Je kunt solliciteren tot en met 22 december 2025. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 5 januari aanstaande en er is nog een klikgesprek gepland op 7 januari.

Voor meer inhoudelijke informatie over de functie kun je terecht bij Marcel Heckmans, directeur bedrijfsvoering, via 06-11957821 of e-mail [e-mail] of bij Isa Kusters, secretaresse directeur bedrijfsvoering, via 0643756058 of e-mail [e-mail].

Voor deze functie wordt intern én extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.