Records Manager - cluster MO 36u/w

DC Engineers; Rotterdam; On-site; EUR 54,000 - 78,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een records manager/adviseur informatiebeheer die de implementatie van een DMS binnen cluster MO leidt. Je bewaakt de digitale dossiervorming en zorgt voor een sluitend informatiebeheer.

Je werkt met belanghebbenden, ontwerpt ordingsstructuren en begeleidt migraties, met aandacht voor wet- en regelgeving en privacy-vereisten.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 6 maanden ervaring met uitfaseren van netwerkschijf/DMS.
• Minimaal 6 maanden ervaring met functionele implementaties in grote organisaties.
• Werkervaring bij gemeente of overheidsinstantie gewenst.
• Wensen: HBO-opleiding in informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Wensen: ervaring met mappenstructuren en dossiervorming.

Responsibilities

• Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam.
• Implementatie van een document managementsysteem binnen cluster MO.
• Begeleiden van migratie naar het DMS en advies geven.
• Zorg voor naleving van wet- en regelgeving.

Skills

Informatieanalyse

Beheer van informatiehuishouding

Migratie naar DMS

Belanghebbenden-communicatie

Education

HBO-opleiding

HBO-opleiding richting informatiebeheer/archiefwetenschappen

Tools

Document managementsysteem (DMS)

Job description

Standplaats: ROTTERDAM

Duur: zsm - 17-08-2027

Optie tot verlenging: Ja

Reageren voor: 30-10-2026

Organisatie

Onze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega's. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Project

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico's en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Jouw functie

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega's binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van een document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam. Als records manager ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS binnen cluster MO.

Je kernverantwoordelijkheden zijn

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.


• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.


• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.


• Het begeleiden van de organisatie in hun migratie naar het DMS.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico's en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;


• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;


• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;


• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen;


• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming;


• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein;


• Je hebt werkervaring in een adviserende rol;


• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten;


• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.

Uren: 40

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist


• Je beheerst Nederlands