Records Manager - cluster MO

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een Records Manager voor de gemeente Rotterdam, cluster Maatschappelijke Ontwikkeling. Je leidt de implementatie van het document managementsysteem (DMS) en borgt tijdige, betrouwbare en conforme informatiehuishouding binnen MO.

Je analyseert huidige processen, ontwijkt knelpunten en werkt met diverse stakeholders om draagvlak te creëren en praktische oplossingen te bieden voor betere opslag, vindbaarheid en beveiliging van informatie.

Qualifications

• Minimaal HBO/WO werk- en denkniveau in informatiebeheer of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met informatiebeheer en DMS-implementaties.
• Sterke vaardigheden in stakeholdermanagement en communicatie.

Responsibilities

• Uitvoeren van informatieanalyses om huidige staat van informatiehuishouding te toetsen.
• Ontwerpen van ordeningsstructuren die voldoen aan wet- en regelgeving.
• Verzamelen en presenteren van bevindingen als praktisch advies.
• Begeleiden van de migratie naar het DMS en zorgen voor draagvlak.
• Zorg dragen voor volledige, vindbare en veilige informatie binnen de gemeente Rotterdam.

Skills

Informatieanalyse

Records management

DMS implementatie

Stakeholdermanagement

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO/WO niveau in informatiebeheer

Tools

Beveiligingsbewuste aanpak

Job description

Opdrachtomschrijving

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega’s binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van een document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam. Als records manager ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS binnen cluster MO.

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de organisatie in hun migratie naar het DMS.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.