Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO

Overheidzzp; Rotterdam; On-site; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Optie tot verlenging

Job summary

De gemeente Rotterdam zoekt een Afdelings- en MT-secretaris Mobiliteit voor de afdeling Mobiliteit, cluster Stadsontwikkeling. Je coördineert de bestuurlijke stukken, toetst op vorm en taal en bewaakt de doorlooptijd.

Je bent het aanspreekpunt voor collega's en het bestuurlijke team van de wethouder, met directe invloed op besluiten en samenwerking. De functie werkt op locatie De Rotterdam met een 50/50 thuiswerkregeling.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 5 jaar werkervaring met bestuurlijke besluitvorming.
• Ervaring bij een gemeente met circa 650.000 inwoners is een pre.
• Sterke schriftelijke communicatieve vaardigheden en kostenbewuste planning.

Responsibilities

• Behandelen en toetsen van bestuurlijke stukken op vorm en taal.
• Coördineren en bewaken voortgang, termijn en kwaliteit van stukken.
• Adviseren, controleren en rappeleren ter doorloopt van processen.
• Signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren.

Skills

nauwkeurig

goed plannen

uitstekende schriftelijke vaardigheden

structureren

organiseren

ondersteunen

zaken efficiënter maken

prioriteren

coördineren

digitaal vaardig

nieuwe systemen snel eigen maken

integer handelen

resultaatgericht werken

aansturen van processen

coördineren van werkzaamheden

uitstekende communicatievaardigheden

gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

samenwerking

Education

HBO-opleiding

Tools

DIVA BB

Digitale archivering

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als afdelings- en MT-secretaris de stroom bestuurlijke stukken coördineren, toetsen en bewaken, collega’s begeleiden in het besluitvormingsproces en trends signaleren om de kwaliteit van besluitvorming rond mobiliteit te versterken.

Afdelings- en MT secretaris Mobiliteit

Cluster Stadsontwikkeling

Ons aanbod

Werklocatie

Wilhelminakade 179, De Rotterdam

Thuiswerkbeleid

In het kader van Anders werken wordt er zowel vanuit huis als ook op kantoor gewerkt. Voor de verhouding hiertussen streven we naar 50%/50%. Fysiek werken we op de locatie De Rotterdam.

Ben jij de verbindende schakel tussen Mobiliteit en het bestuur? Als Afdelings- en MT-secretaris Mobiliteit zorg je dat bestuurlijke stukken soepel en zorgvuldig door het proces lopen. Dankzij jouw centrale rol ben je dé vraagbaak voor collega’s van de afdeling Mobiliteit én het bestuurlijke team van de wethouder. Zo maak je elke dag impact op de samenwerking en de bestuurlijke besluitvorming!

Jouw functie

In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling.

• De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal.
• Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.

Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder.

• Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten.
• Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren.
• Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management.

Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!

Jouw profiel

Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.

De afdeling

De afdeling Mobiliteit staat voor een duurzaam bereikbare stad en regio Rotterdam en is daarmee rand voorwaardelijk voor een aantrekkelijke stad en sterke economie. De afdeling Mobiliteit zorgt ervoor dat Rotterdam beschikt over een optimaal verkeersnetwerk gezien vanuit de invalshoeken economie, gezondheid en bereikbaarheid. De komende jaren maken we een transitie naar verduurzaming van de mobiliteit en focussen we op onze bijdrage aan een evenwichtige groei van de stad.

Op de afdeling Mobiliteit werken ruim 150 collega’s. Zij geven deskundig en bevlogen vorm aan de Rotterdamse mobiliteit door met humor, collegialiteit en loyaliteit samen te werken. De afdeling bestaat uit 7 teams, waaronder het team Bedrijfsvoering en Organisatie. De afdelingssecretarissen vallen binnen dit team. De afdelingssecretarissen werken met 3 collega’s aan de bestuurlijke stukken en burgermeldingen van de afdeling. Ook het beheer van de algemene mailbox van de afdeling is onderdeel van de werkzaamheden, waarin ook niet-bestuurlijke vragen binnenkomen en allerlei adviesverzoeken.

Onze organisatie

Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Ook internationaal is er volop lof voor de manier waarop de stad zich ontwikkelt. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Denk je breder dan de Nieuwe Maas? En wil jij je sterk maken voor meer dan 620.000 Rotterdammers? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit. (15 punten)
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een bestuurlijk sensitieve omgeving. (40 punten)
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering. (15 punten)
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.

Competenties

• nauwkeurig
• goed in plannen
• uitstekende schriftelijke vaardigheden
• energie krijgen van structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken
• goed prioriteren en coördineren
• digitaal vaardig
• nieuwe systemen snel eigen maken
• integer handelen
• adequaat en zorgvuldig functioneren
• resultaatgericht werken
• vaardigheden in het aansturen van processen
• vaardigheden in het coördineren van werkzaamheden
• uitstekende communicatievaardigheden
• gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen
• vermogen om samen te werken

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 3 maanden

Gespreksdatum: Week 44/45

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.