Records manager (40 uur)

PIA Project Interim Advies; Wieldrecht; Hybrid; EUR 47,000 - 62,000; Full time

Job summary

PIA Project Interim Advies zoekt een records manager voor de gemeente Rotterdam om structuur aan te brengen in de digitale informatiehuishouding en teams te begeleiden bij de invoering van het documentmanagementsysteem DIVA.

Je werkt binnen het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling (BCO) en levert advies over informatiebeheer, dossiervorming en migratie naar DIVA. De functie is 40 uur/week, gestart begin oktober, met een projectduur van 12 maanden en optie tot verlenging.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder/adviseur of vergelijkbaar met functionele implementaties.
• Bij voorkeur opleidingen in informatiebeheer/archiefwetenschap of vergelijkbaar.
• Kennis van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Kennis van Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Ervaring bij gemeente of overheidsorganisatie.
• Ervaring in een adviserende rol.

Responsibilities

• Voer informatieanalyses uit om de huidige staat van de informatiehuishouding in kaart te brengen.
• Ontwerp ordeningsstructuren zodat opslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Vernieuwende adviezen samenvoegen tot een overtuigend plan voor de informatiehuishouding.
• Ontwerp DIVA-sites waar eindgebruikers archieven opslaan.
• Begeleid de datamigratie naar het DMS DIVA.

Skills

Informatiebeheer

Dossiervorming

Advieservaring

Education

HBO-opleiding

Tools

DIVA

Archiefwet kennis

Job description

Als records manager breng je bij de gemeente Rotterdam structuur aan in de digitale informatiehuishouding van het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij de invoering van het nieuwe documentmanagementsysteem DIVA.

Omschrijving van de opdrachtgever:

Bij de gemeente Rotterdam werk je aan een stad waar ruimte is voor ideeën en waar je werk er echt toe doet. Binnen het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling (BCO) zoeken we een records manager voor de implementatie van het document managementsysteem (DMS) DIVA.

Je komt te werken bij het informatievoorziening team voor cluster BCO, onderdeel van de afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). Dit team levert onafhankelijk, gevraagd en ongevraagd kennis en informatie voor beleidsvorming over Rotterdam en voor het besturen van de stad en het concern. Ook ondersteunt het team het datagedreven werken binnen de gemeente, zowel intern als in de stad.

Als records manager speel je een sleutelrol in de digitale informatiehuishouding van het cluster. Je overtuigt collega's van het belang van goede digitale dossiervorming en vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten.

Wat ga je doen:

• Je voert informatieanalyses uit om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren, zodat de informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Je brengt bevindingen samen in een overtuigend advies om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Je ontwerpt sites in DIVA waar eindgebruikers hun archieven in opslaan.
• Je begeleidt de datamigratie naar het DMS DIVA.

Wij vragen:

• minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of op een andere manier werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties
• bij voorkeur:
  • bezig met of een afgeronde opleiding in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar
  • werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem
  • kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
  • werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie
  • werkervaring in een adviserende rol

Gesprek:

In de week van 28 september t/m 2 oktober of de week van 5 t/m 9 oktober.

Standplaats:

Rotterdam,hybride werken mogelijk met minimaal 50% aanwezigheid op kantoor.

Wij bieden:

De functie is per direct (begin oktober) beschikbaar voor 40 uur per week. Deze functie is op projectbasis met een verwachte looptijd van 12 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Waarom kiezen voor PIA?

Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.