Records Manager

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een professional die een sleutelrol speelt in de inrichting van de digitale informatiehuishouding. Je vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming en begeleidt teams bij veranderingen in werkwijzen, terwijl je zorgt voor grip op informatie en naleving van wet- en regelgeving.

Je werkt aan de kaart van digitale dossiervorming, ontwerpt ordeningsstructuren, en leidt de migratie naar het DMS DIVA.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of equivalente ervaring met functionele implementaties van applicaties.

Responsibilities

• Draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Bestuurs- Concernontwikkeling (BCO).
• Overtuigt collega’s binnen het cluster van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn.
• Zet de digitale informatiehuishouding binnen het cluster verder op de kaart en vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten.
• Bezig met de implementatie van het document managementsysteem DMS binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA.
• Voert informatieanalyses uit om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
• Ontwerpt ordeningsstructuren zodat de informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Brengt bevindingen samen in een overtuigend advies om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Ontwerpt sites in DIVA waar eindgebruikers archieven opslaan.
• Begeleidt de datamigratie naar het DMS DIVA.

Education

HBO-opleiding

Job description

Over de functie

ml 0083612 Je speelt een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning. In deze opdracht werk je aan het verder op de kaart zetten van digitale dossiervorming en begeleid je teams bij veranderingen in hun manier van werken. Je vertaalt complexe informatievraagstukken naar heldere adviezen en helpt de organisatie grip te houden op haar informatie. Daarmee lever je een directe bijdrage aan volledig, vindbaar en veilig informatiebeheer dat voldoet aan wet- en regelgeving.

Wat ga je doen

• Je draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Bestuurs- Concernontwikkeling (BCO).
• Je overtuigt collega’s binnen het cluster van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn.
• Je zet de digitale informatiehuishouding binnen het cluster verder op de kaart en vergroot het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten.
• Je houdt je bezig met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA.
• Je voert informatieanalyses uit, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Je ontwerpt ordeningsstructuren, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Je brengt bevindingen samen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Je ontwerpt zogenaamde sites in DIVA waar de eindgebruiker uiteindelijk haar archieven in zal opslaan.
• Je begeleidt de datamigratie naar het DMS DIVA.

Over jou

• Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies.
• Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen.
• Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luistert naar wat er speelt binnen de organisatie en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen.
• Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert.
• Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren.
• Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.
• Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen.
• Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of je hebt op een andere manier werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties.

Wensen

• Je bent bezig met of je hebt een opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.