Records Manager - cluster BCO 40u/w

DC Engineers B.V.; Rotterdam; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Job summary

DC Engineers zoekt een ervaren informatiebeheerder voor de gemeente Rotterdam, met focus op het implementeren van DIVA en het verbeteren van de informatiehuishouding binnen cluster BCO. Je werkt aan datamigraties, regelgeving en digitale dossiervorming.

Je analyseert huidige processen, ontwerpt ordeningsstructuren en levert overtuigende adviezen. Ruime contacten met belanghebbenden zijn vereist, met aandacht voor privacy en wettelijke kaders.

Qualifications

• Minimaal een HBO-opleiding vereist.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder of vergelijkbaar.
• Opleiding/opleiding in informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar.
• Ervaring met ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming in een Document Management Systeem.
• Kennis van Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Werkervaring bij gemeente of overheidsorganisatie.
• Ervaring in een adviserende rol.

Responsibilities

• Uitvoeren van informatieanalyses om inzicht te geven in de huidige staat van de informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen zodat informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies om de informatiehuishouding te verbeteren.
• Ontwerpen van sites in DIVA waar eindgebruikers hun archieven opslaan.
• Begeleiden van de datamigratie naar DMS DIVA.

Skills

Nederlands

Education

HBO-opleiding afgerond

Informatiemanagement/ Archiefwetenschap/ Bedrijfskundige Informatica

Job description

Standplaats: ROTTERDAM

Duur: zsm - 02-10-2027

Optie tot verlenging: Ja

Reageren voor: 16-09-2026

Organisatie:

Onze organisatie

In Rotterdam kan alles wat jij kunt. Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Hier is ruimte voor mensen met ideeën. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

Project:

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico's en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Jouw functie

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Bestuurs- Concernontwikkeling (BCO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega's binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen ons cluster verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen het cluster BCO.

Je kernverantwoordelijkheden zijn:

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Ontwerpen van zogenaamde sites in DIVA waar de eindgebruiker uiteindelijk haar archieven in zal opslaan.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico's en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of je hebt op een andere manier werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties.

Wensen:

• Je bent bezig met of je hebt een opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.

Uren:

40

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands