Records Manager - cluster BCO

OverheidZZP; Rotterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager die de digitale informatiehuishouding verbetert en DIVA implementeert binnen het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in werkwijzen.

Daarnaast voer je informatieanalyses uit, ontwerp je ordeningsstructuren en begeleid je datamigraties naar DIVA, zodat de informatie volledig, vindbaar en compliant blijft ten opzichte van wet- en regelgeving.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder of vergelijkbaar.
• Kennis van functionele implementaties van applicaties en van de Archiefwet.

Responsibilities

• Informatieanalyses uitvoeren om inzicht te krijgen in de huidige staat van informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen om te voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in advies en teams begeleiden bij veranderingen.
• Ontwerpen van sites in DIVA en begeleiden van datamigratie naar DIVA.

Skills

Analytisch vermogen

Stakeholder management

Communicatieve vaardigheden

Projectmatig werken

Kennis Archiefwet

DIVA

Education

HBO-opleiding

Tools

DIVA

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat als records manager de digitale informatiehuishouding verbeteren, DMS DIVA implementeren, informatie analyseren, ordeningsstructuren ontwerpen, datamigraties begeleiden en teams adviseren over goede digitale dossiervorming en naleving van wet- en regelgeving.

Records Manager

Cluster Bestuurs- en Concernondersteuning

Ons aanbod

Werklocatie: Wilhelminakade 179

Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken kan er gedeeltelijk vanuit huis worden gewerkt. Voor deze functie geldt de verwachting dat de kandidaat minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig is, de vaste kantoor dag is donderdag. Daarnaast moet de kandidaat beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen.

Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie.

Jouw functie

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Bestuurs- Concernontwikkeling (BCO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega’s binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen ons cluster verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen het cluster BCO.

Je kernverantwoordelijkheden zijn:

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Ontwerpen van zogenaamde sites in DIVA waar de eindgebruiker uiteindelijk haar archieven in zal opslaan.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.

Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

Jouw profiel

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

De afdeling

Wij zijn het informatievoorziening team voor het cluster BCO. Wij zijn onderdeel van de Afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). Wij leveren onafhankelijk, gevraagd en ongevraagd kennis en informatie die nodig is voor verantwoorde beleidsvorming over Rotterdam en voor het besturen van de stad en het concern. Wij ondersteunen daarnaast het datagedreven werken binnen de gemeente, zowel binnen de organisatie als in de stad. We werken met de meest geavanceerde technologieën om Rotterdam beter en innovatiever te maken.

Onze organisatie

In Rotterdam kan alles wat jij kunt. Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Hier is ruimte voor mensen met ideeën. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of je hebt op een andere manier werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties.
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

• Geef aan of de kandidaat actief bezig is of een opleiding heeft afgerond in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, bedrijfskundige informatica of vergelijkbaar. Yes (10 punten) No
• Kandidaat heeft werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem (20 punten)
• Kandidaat heeft kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten (20 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie (10 punten)
• Kandidaat heeft werkervaring in een adviserende rol (10 punten)
• Je bent bezig met of je hebt een opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.
• Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: Week 40/41 op locatie of via MS Teams

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.