Records Manager - cluster BCO

KBenP; Netherlands; Remote; EUR 53,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantiegeld 8%

Pensioenopbouw

Reiskostenvergoeding

Job summary

De Gemeente Rotterdam zoekt een Records Manager DIVA om de digitale informatiehuishouding te verbeteren. Je speelt een sleutelrol in de implementatie van het document managementsysteem DIVA binnen cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling en overtuigt teams van het belang van goede dossiervorming.

Je analyseert huidige informatieprocessen, ontwerpt structuren en begeleidt migraties, met oog voor veiligheid, vindbaarheid en naleving van wet- en regelgeving.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Kennis van of ervaring met documentmanagementsystemen (DMS) en DIVA.
• Inzicht in de Archiefwet en relevante selectielijsten.

Responsibilities

• Informatieanalyses uitvoeren om inzicht te krijgen in de huidige informatiestaat.
• Ontwerpen van ordeningsstructuren zodat opslaan voldoet aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen omzetten in advies en verbeterplannen voor informatiehuishouding.
• Ontwerpen van DIVA-sites waar archieven opgeslagen zullen worden.
• Begeleiden van datamigratie naar DMS DIVA.

Skills

Informatieanalyse

Adviseren

Stakeholdermanagement

Verandermanagement

Education

HBO-opleiding

Tools

DIVA

Job description

## Records Manager - cluster BCOGemeente RotterdamCoolsingel 40, 3011 AD Rotterdam, Nederland, Zuid-HollandStartdatum 10 - 09 - 2026Einddatum 10 - 09 - 20265.252,48 p/m 30,30 p/u40 uur p/wDuur niet bekendZuid-HollandInformatiemanagementPublicatiedatum: 10 september 2026Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.Werkplek: Alleen op kantoor | Er wordt verwacht dat je minimaal 50% van de contracturen op kantoor aanwezig bent, met donderdag als vaste kantoordag. Daarnaast moet je beschikbaar zijn voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen.Opleidingsniveau: HBOWerkervaring: Senior### Hoe ga jij impact maken?Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Bestuurs- en Concernontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie. **Jouw functie** Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Bestuurs- Concernontwikkeling (BCO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega's binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen ons cluster verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen het cluster BCO. **Je kernverantwoordelijkheden zijn:*** Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.* Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.* Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.* Ontwerpen van zogenaamde sites in DIVA waar de eindgebruiker uiteindelijk haar archieven in zal opslaan.* Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.### Eisen* Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.* Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als informatiebeheerder, functioneel beheerder, informatie-adviseur, of je hebt op een andere manier werkervaring opgedaan met functionele implementaties van applicaties.### Wensen en competenties### Wensen* Je bent bezig met of je hebt een opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap, Bedrijfskundige Informatica of vergelijkbaar.* Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem.* Je hebt kennis van en ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.* Je hebt werkervaring bij een gemeente of andere overheidsorganisatie.* Je hebt werkervaring in een adviserende rol.### CompetentiesJe bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn. Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico's en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.### Organisatie & Team**De afdeling** Wij zijn het informatievoorziening team voor het cluster BCO. Wij zijn onderdeel van de Afdeling Onderzoek en Business Intelligence (OBI). Wij leveren onafhankelijk, gevraagd en ongevraagd kennis en informatie die nodig is voor verantwoorde beleidsvorming over Rotterdam en voor het besturen van de stad en het concern. Wij ondersteunen daarnaast het datagedreven werken binnen de gemeente, zowel binnen de organisatie als in de stad. We werken met de meest geavanceerde technologieën om Rotterdam beter en innovatiever te maken. **Onze organisatie** In Rotterdam kan alles wat jij kunt. Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Hier is ruimte voor mensen met ideeën. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 5.252,48 p/m o.b.v. € 30,30 p/u en 40 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.