Recordmanager (36 uur)

PIA Project Interim Advies; Wieldrecht; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

PIA Project Interim Advies zoekt een recordmanager voor de gemeente Rotterdam. Je begeleidt teams bij de implementatie van een nieuw documentmanagementsysteem, bewaakt naleving en zorgt voor een volledig en veilig informatiebeheer.

De functie is 36 uur per week, direct beschikbaar voor een periode van 9 maanden met verlengingsopties. Hybride werken is mogelijk met minimaal 50% fysieke aanwezigheid.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 6 maanden werkervaring met uitfaseren van een netwerkschijf, DMS en/of applicatie bij een organisatie van >500 medewerkers in de afgelopen 2 jaar.
• Minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties als informatiebeheerder of vergelijkbaar bij >500 medewerkers in de afgelopen 2 jaar.
• Werkervaring bij een gemeente of overheidsinstantie.
• Bij voorkeur: HBO-opleiding in informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Bij voorkeur: ervaring ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming.
• Bij voorkeur: ervaring binnen het sociaal domein.
• Bij voorkeur: adviserende rol.
• Bij voorkeur: ervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Bij voorkeur: ervaring bij gemeente >200.000 inwoners / ministerie / Rijksoverheid.

Responsibilities

• Voert informatieanalyses uit om inzicht te krijgen in de huidige informatiehuishouding.
• Ontwerpt ordeningsstructuren zodat opslag voldoet aan wet- en regelgeving.
• Brengt bevindingen samen in een overtuigend advies om informatiehuishouding te verbeteren.
• Begeleidt migratie naar het DMS.

Skills

Informatiebeheer

Adviesrol

DMS migratie

Education

HBO-opleiding in informatiebeheer of archiefwetenschappen

Tools

Dokumentenbeheer M/S

Job description

Als recordmanager speel je een sleutelrol in de digitale informatiehuishouding van cluster Maatschappelijke Ontwikkeling bij de gemeente Rotterdam. Jij begeleidt teams bij de implementatie van een nieuw documentmanagementsysteem en zorgt dat de organisatie grip houdt op haar informatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. De gemeente Rotterdam werkt binnen cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) aan de implementatie van een documentmanagementsysteem (DMS), met als doel de digitale informatiehuishouding naar een hoger niveau te tillen en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming te vergroten.

Je gaat aan de slag bij de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). Deze afdeling levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten, zodat cluster MO haar doelen voor de Rotterdammer kan realiseren. CMO is wendbaar, vakbekwaam en klantgericht en ondersteunt het cluster bij het kiezen, sturen en bijsturen, in samenwerking met de directies en partners. Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines samenkomen en met elkaar samenwerken.

Als recordmanager draag je bij aan een up-to-date en professioneel informatiebeheer. Je weet collega’s te overtuigen dat een goede digitale dossiervorming belangrijk is, net zoals de nodige systemen. Met jouw kennis zorg je ervoor dat de informatiehuishouding volledig en veilig is en voldoet aan wet- en regelgeving.

Wat ga je doen:

• Je voert informatieanalyses uit, zodat de organisatie inzicht krijgt in de huidige staat van haar informatiehuishouding.

• Je ontwerpt ordeningsstructuren, zodat de informatieopslag voldoet aan wet- en regelgeving.

• Je brengt je bevindingen samen in een overtuigend advies om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.

• Je begeleidt de organisatie bij de migratie naar het DMS.

Wij vragen:

• minimaal een afgeronde hbo-opleiding

• minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar

• minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar

• werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie

• bij voorkeur:

  • een afgeronde hbo-opleiding in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen

  • werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming

  • werkervaring binnen het sociaal domein

  • werkervaring in een adviserende rol

  • werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten

  • werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid

Gesprek:

Tussen 9 en 20 november.

Standplaats:

Rotterdam, hybride werken mogelijk met minimaal 50% fysieke aanwezigheid

Wij bieden:

De functie is per direct beschikbaar voor 36 uur uur per week. Deze functie is op projectbasis met een verwachte looptijd van 9 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.