Medewerker Recordmanagement

The Dutch Inspectorate of Education; Utrecht; On-site; EUR 38,881 - 54,326; Full time

Job summary

Een overheidsinstantie in het onderwijs zoekt een medewerker recordmanagement in Utrecht. Je draagt bij aan effectief toezicht en de informatiehuishouding. Belangrijke taken zijn het opstellen van een documentair structuurplan en het onderhouden van het kwaliteitssysteem. Je hebt een MBO-diploma en HBO werk- en denkniveau en bent communicatief vaardig. Het maandsalaris ligt tussen de €3484 en €4868.

Qualifications

• Kennis van ontwikkelingen in het vakgebied (normen, standaarden, methodieken en systemen).
• Ervaring met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP).
• Ervaring met het opzetten en onderhouden van een monitoringssysteem.

Responsibilities

• Beheren van het documentair kwaliteitssysteem en de ordeningsstructuur.
• Opstellen en bijhouden van werkinstructies op het gebied van recordmanagement.
• Zorgen voor ontwikkelingsmateriaal ter ondersteuning van trainingen.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Samenwerking

Nauwkeurigheid

Vasthoudendheid

Education

MBO diploma en HBO werk- en denkniveau

Job description

Functieomschrijving

Ben je communicatief vaardig en heb je affiniteit met informatiehuishouding en archivering? Weet je van aanpakken en toon je graag initiatief? Wil je een bijdrage leveren aan effectief toezicht voor beter onderwijs? Zeg je hier ‘ja’ op, dan past deze functie goed bij jou!

Als medewerker recordmanagement lever je samen met je collega’s van team recordmanagement een belangrijke bijdrage aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de inspectie in de breedste zin van het woord. Het team is onderdeel van het CIO-office, één van de afdelingen van de directie Kennis, dat bestaat uit ongeveer 25 medewerkers. De afdeling is onder andere verantwoordelijk voor advies en beleid op het gebied van informatievoorziening, -huishouding en -verstrekking, maar heeft ook een belangrijke controlerende en kaderstellende taak.

In het kader van de controlerende taak gaat de inspectie aan de slag met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP). Dit wordt één van je belangrijkste taken binnen deze functie. Je inventariseert daarvoor de processen, inclusief registraties en informatiesystemen, en beschrijft de onderlinge verbanden.

De werkzaamheden bestaan daarnaast uit het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen van collega’s met betrekking tot het registreren, delen en vinden van informatie in het documentmanagementsysteem (Proza), het beheren en monitoren van het gebruik van Proza en de netwerkschijven en diverse werkzaamheden met betrekking tot informatieverzoeken.

Daarnaast heb je als medewerker recordmanagement ook de volgende taken:

• het beheren en onderhouden van het documentair kwaliteitssysteem en de ordeningstructuur volgens afspraken en richtlijnen van de inspectie;
• het opstellen en bijhouden van werkinstructies op het gebied van recordmanagement en het monitoren van de naleving hierop;
• het opstellen van opleidingsmateriaal zoals presentaties, handleidingen en oefeningen ter ondersteuning van de trainingen op het gebied van informatiehuishouding;
• het zorgen dat je bij blijft met betrekking tot ontwikkelingen in het vakgebied.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau

• MBO diploma en HBO werk-en denkniveau.

Kennis en ervaring

• kennis van- of affiniteit met ontwikkelingen in het vakgebied (normen, standaarden, methodieken en systemen);
• ervaring met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP);
• ervaring met het opzetten en onderhouden van een monitoringssysteem;
• ervaring binnen recordmanagement is een pre, net als kennis van algemene wet- en regelgeving op dit gebied voor de Rijksoverheid.

Naast de eisen op het gebied van kennis en ervaring herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent gericht op samenwerking, zowel binnen team recordmanagement als met collega’s van buiten het team;
• je gaat voor tastbare resultaten, werkt nauwkeurig en bent vasthoudend.

Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk.

Arbeidsvoorwaarden

Maandsalaris: Min €3484 - Max €4868