Qhse officer

Optimum Sorting; Veldhoven; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Geen specifieke perks vermeld

Job summary

Optimum Sorting is op zoek naar een Service Officer die een spil zal vormen in de administratieve en operationele opvolging van onze serviceactiviteiten. Je ondersteunt collega’s en klanten en helpt processen efficiënter te maken.

Je bewaakt tijdige registratie van trips in het ERP-systeem, behandelt de servicefacturatieflow tot conceptfacturen en verzorgt de administratieve afhandeling van verkooporders voor service-onderdelen.

Qualifications

• Registratie van trips in ERP-systeem controleren en aanvullen waar nodig.

Responsibilities

• Zorgt voor tijdige en juiste registratie van trips in ERP-systeem.
• Beheert de servicefacturatieflow door conceptfacturen op te stellen en deze nauwgezet op te volgen.
• Verwerkt verkooporders voor service-onderdelen en maakt conceptfacturen bij afronding van zendingen.
• Volgt service shipments actief op en houdt klanten en coördinatoren op de hoogte.
• Verzorgt rapportages van trips, zendingen en facturen en signaleert verbeterpunten.
• Draagt bij aan klantcontact bij niet-technische vragen en ondersteunt Field Service Engineers.

Tools

ERP-systeem

Job description

Omschrijving functie

WAT ZAL JE DOEN?
Als Service Officer ben je de spil in de administratieve en operationele opvolging van onze serviceactiviteiten, Met jouw proactieve aanpak en oog voor detail ondersteun je collega’s en klanten, en help je processen efficiënter te maken.

• Je waakt over een tijdige en correcte registratie van trips in het ERP-systeem. Je controleert op fouten, vult aan waar nodig en spreekt collega’s proactief aan wanneer registraties ontbreken of onvolledig zijn.


• Je neemt de volledige servicefacturatieflow in handen: je verwerkt geregistreerde trips tot conceptfacturen en volgt deze nauwgezet op, zodat niets blijft liggen en alles tijdig wordt afgewerkt.


• Een vlotte administratieve afhandeling van verkooporders voor service-onderdelen behoort ook tot jouw verantwoordelijkheden. Je controleert de juistheid en volledigheid van orders en maakt conceptfacturen op zodra zendingen afgerond zijn.


• Je volgt service shipments actief op en houdt klanten en coördinatoren op de hoogte. Zo blijft iedereen betrokken en kunnen vervolgacties tijdig worden ingepland. Gelijklopend zorg je voor een correcte opvolging van de field stock.


• Je brengt structuur en overzicht in trips, zendingen en facturen, en zorgt ervoor dat rapportages steeds accuraat en up-to-date zijn.


• Je denkt actief mee over verbeteringen: je signaleert knelpunten en stelt oplossingen voor om processen efficiënter te maken.


• Daarnaast kan je ingeschakeld worden als aanspreekpunt voor klanten bij niet-technische vragen. Je luistert, adviseert op een klantvriendelijke manier en zorgt voor een correcte en vlotte opvolging van hun vragen. Ook onze Field Service Engineers kunnen bij jou terecht met niet-technische vragen. Je ondersteunt hen actief in hun dagelijkse werking en denkt mee waar nodig.


• Je werkt nauw samen met servicecoördinatoren in België en Nederland, de Service Manager en de Finance afdeling. Je verbindt teams en zorgt voor een heldere en vlotte informatiestroom.


• Je rappor

Acquisitie is niet gewenst bij deze vacature.