Service Officer

Optimum Sorting; Veldhoven; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

29 verlofdagen

Job summary

Optimum Sorting is op zoek naar een Service Officer die de spil is in de administratieve en operationele opvolging van serviceactiviteiten. Je registreert trips in ERP, behandelt servicefacturatie en verwerkt orders tot conceptfacturen.

Je werkt 28–32 uur per week in dagdienst, met flexibiliteit in uren. Je communiceert vlot in Nederlands en Engels en denkt mee over procesverbeteringen binnen een groeiende organisatie.

Qualifications

• Minimaal bachelor-niveau en sterke organisatorische vaardigheden.
• Relevante ervaring in administratieve klantendienst of service support is een pré.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Nederlands en Engels; Frans/Duits is een plus.
• Ervaring met Office 365, ERP-systemen en facturatiesoftware is welkom.

Responsibilities

• Registreren en controleren van trips in het ERP-systeem; proactieve aanpassingen waar nodig.
• Beheren van de servicefacturatieflow tot conceptfacturen en opvolging zodat alles tijdig verwerkt wordt.
• Beoordelen en verwerken van verkooporders voor service-onderdelen en opstellen van conceptfacturen bij verzendingen.
• Actieve opvolging van servicezendingen en informeren van klanten en coördinatoren; correcte follow-up van field stock.
• Structuur brengen in trips, zendingen en facturen en rapportages up-to-date houden.

Skills

Klantgerichtheid

Communicatievaardigheden

Organisatievermogen

Proactief werken

Team samenwerking

Education

Bachelor denkniveau

Tools

Office 365

ERP-systemen

Facturatiesoftware

Excel

Job description

WAT ZAL JE DOEN?

Als Service Officer ben je de spil in de administratieve en operationele opvolging van onze serviceactiviteiten, Met jouw proactieve aanpak en oog voor detail ondersteun je collega’s en klanten, en help je processen efficiënter te maken.

• Je waakt over een tijdige en correcte registratie van trips in het ERP-systeem. Je controleert op fouten, vult aan waar nodig en spreekt collega’s proactief aan wanneer registraties ontbreken of onvolledig zijn.
• Je neemt de volledige servicefacturatieflow in handen: je verwerkt geregistreerde trips tot conceptfacturen en volgt deze nauwgezet op, zodat niets blijft liggen en alles tijdig wordt afgewerkt.
• Een vlotte administratieve afhandeling van verkooporders voor service-onderdelen behoort ook tot jouw verantwoordelijkheden. Je controleert de juistheid en volledigheid van orders en maakt conceptfacturen op zodra zendingen afgerond zijn.
• Je volgt service shipments actief op en houdt klanten en coördinatoren op de hoogte. Zo blijft iedereen betrokken en kunnen vervolgacties tijdig worden ingepland. Gelijklopend zorg je voor een correcte opvolging van de field stock.
• Je brengt structuur en overzicht in trips, zendingen en facturen, en zorgt ervoor dat rapportages steeds accuraat en up-to-date zijn.
• Je denkt actief mee over verbeteringen: je signaleert knelpunten en stelt oplossingen voor om processen efficiënter te maken.
• Daarnaast kan je ingeschakeld worden als aanspreekpunt voor klanten bij niet-technische vragen. Je luistert, adviseert op een klantvriendelijke manier en zorgt voor een correcte en vlotte opvolging van hun vragen. Ook onze Field Service Engineers kunnen bij jou terecht met niet-technische vragen. Je ondersteunt hen actief in hun dagelijkse werking en denkt mee waar nodig.
• Je werkt nauw samen met servicecoördinatoren in België en Nederland, de Service Manager en de Finance afdeling. Je verbindt teams en zorgt voor een heldere en vlotte informatiestroom.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de Service Manager.

WIE ZOEKEN WE?

• Je hebt bij voorkeur al ervaring in een administratieve klantendienst, service support of financieel ondersteunende rol.
• Je beschikt over bachelor denkniveau en hebt een sterk organisatorisch talent.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast spreek je bij voorkeur ook een woordje Frans/Duits
• Je bent een procesverbeteraar. Van nature houd je ervan om processen onder de loep te nemen en efficiënter te maken.
• Je werkt nauwkeurig, proactief en zelfstandig. Je durft collega’s aanspreken, reminders sturen en voortgang bewaken. Je weet hoe je deadlines beheert en prioriteiten stelt.
• Je bent klantvriendelijk en servicegericht: je begrijpt het belang van een professionele en positieve communicatie naar zowel interne als externe stakeholders.
• Je hebt sterke organisatorische en administratieve skills en vindt het leuk om structuur te creëren binnen een dynamische serviceomgeving.
• Je hebt een goede kennis van Office 365 (vooral Outlook en Excel). Ervaring met ERP-systemen en facturatiesoftware is mooi meegenomen.

WAT HEBBEN WIJ TE BIEDEN?

• In deze rol ben jij een sleutelfiguur binnen de Serviceafdeling, met een directe impact op de efficiëntie en de dagelijkse werking van het team.
• Je werkt tussen 28-32 uur per week in dagdienst en in een flexibel uurrooster, startend tussen 7:30 en 9:00.
• Je komt terecht in een groeiende MKB waar we niet graag in hokjes denken en waar er ruimte is voor eigen initiatief om zo je eigen groeitraject mee vorm te geven.
• Een organisatie met korte communicatielijnen, informele samenwerking en veel aandacht voor persoonlijk contact.
• Ambitie en werkplezier gaan bij ons hand in hand. Naast onze groeidoelstellingen zorgt ons feestcomité voor momenten waarop collega's elkaar ook buiten de kantoormuren beter leren kennen, met leuke activiteiten en aandacht voor gezondheid en welzijn.
• In ruil krijg jij van ons een aantrekkelijk salarispakket, aangevuld met 29 verlofdagen.