Projectsecretaris (zzp - freelance)

CIBG; Den Haag; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Het CIBG is op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ICT-ervaring voor twee ICT-projecten. Je bent de rechterhand en sparringpartner van de projectmanager en organiseert projectdocumentatie, bewaakt de planning en signaleert afwijkingen en risico’s.

Verder coördineer je het Risicoregister en issuelog, regel je overleggen en verslaglegging, informeer je relevante partijen en ondersteun je het inkoopproces en archiefbeheer.

Qualifications

• Ervaring met ICT-projecten en/of programma’s.
• Sparringpartner van de projectmanager.
• Goede organisatie- en communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen
• Het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen
• Het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten
• Het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog; het signaleren van risico’s en issues
• Het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern
• Het ondersteunen van het inkoopproces
• Het beheren van het projectarchief
• Het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren
• Het opstellen van voortgangsrapportages
• Het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn
• Het bewaken van het proces.

Job description

Opdrachtgever

Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en biedt burgers, professionals en organisaties transparante en betrouwbare data en informatie in zorg en welzijn. Het CIBG richt zich primair op het beleidsterrein van VWS, maar werkt ook voor andere ministeries. Een paar voorbeelden: het CIBG registreert zorgverleners in het BIG-register en orgaandonoren in het Donorregister. Ook zorgt het CIBG voor veilige digitale gegevensuitwisseling in de zorg met de UZI-pas. Maar het CIBG maakt bijvoorbeeld ook de productie en verspreiding van medicinale cannabis mogelijk. Wie is wie, wie kan wat en wie mag wat? Het CIBG geeft inzicht. Dit doen we onder andere via registers en knooppunten. We zorgen ervoor dat burgers, professionals en organisaties zo veel mogelijk zelf kunnen regelen wanneer zij onze data en informatie nodig hebben of zelf gegevens bij ons willen aanleveren. Onze gegevens zijn juist, actueel, veilig en beschermd en zeven dagen per week 24 uur toegankelijk. Onze opdrachtgevers kunnen erop rekenen dat wij hun wensen vertalen in een klantgericht systeem. Wij bieden integrale dienstverlening. Dat betekent dat we niet alleen een beleidsvraag in een uitvoeringsproject vertalen, maar daarbij ook juridisch advies en communicatieadvies leveren, het klantcontact verzorgen en de ervaringen en vragen van onze klanten analyseren en delen met onze opdrachtgevers. Zo zijn wij de verbindende schakel tussen overheid en samenleving. Meer informatie over CIBG vindt u hier: https://www.cibg.nl/

Project

De afdeling APKM bestaat uit vier vakgroepen: Accountmanagement, Projectmanagement, Project Management Office en Kwaliteitsmanagement. In totaal werken er ca. 30 medewerkers. De Project Management Office (PMO) bestaat op dit moment uit 7 Project Management Officers die als projectsecretaris programma- en projectmanagers ondersteunen en afdelingsbrede taken oppakken.

Opdrachtomschrijving

Het CIBG voert complexe projecten en programma’s uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma’s. Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico’s. Daarnaast organiseer je de overleggen, stel je de agenda op, bewaak je de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Ook zorg je voor het informeren van alle relevante partijen en bewaakt nakoming en borging van acties.

• Het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en het in relatie hiermee proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen
• Het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen
• Het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten
• Het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog; het signaleren van risico’s en issues
• Het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern
• Het ondersteunen van het inkoopproces
• Het beheren van het projectarchief
• Het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren
• Het opstellen van voortgangsrapportages
• Het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn
• Het bewaken van het proces.