Projectondersteuner - Gemeente Harlingen

Multiselect Publiek; Harlingen; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een Projectondersteuner die als spil fungeert binnen het team Projecten & Programma's. Je zorgt ervoor dat projectleiders en programmamanagers zich kunnen richten op inhoud, terwijl jij planning, administratie en organisatie goed op orde houdt.

Je plant en organiseert vergaderingen en notuleert overleggen, waarbij je de opvolging van acties bewaakt en de planning up-to-date houdt. Daarnaast beheer je de projectadministratie en denk je actief mee over efficiëntere

Qualifications

• Ervaring met projectondersteuning in een projectmatige omgeving.
• Ervaring met voorbereiden en notuleren van overleggen.
• Ervaring met het bewaken van acties, planning en afspraken.
• Goede beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word en Excel).
• Afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding.

Responsibilities

• Je organiseert vergaderingen en maakt duidelijke notulen.
• Je bewaakt acties en de opvolging van besluiten.
• Je beheert projectplanningen en actielijsten en houdt afspraken actueel.
• Je verzorgt projectadministratie van offerte tot archivering.
• Je denkt mee over efficiëntere werkprocessen en kunt snel schakelen.

Skills

Projectondersteuning

Notuleren

Agendabeheer

Planning & voortgang

Communicatie

Nauwkeurigheid

Education

MBO-4/HBO diploma

Tools

Microsoft 365

Job description

Als Projectondersteuner ben jij de organisatorische spil binnen het team Projecten & Programma's. Jij zorgt ervoor dat projectleiders en programmamanagers zich kunnen richten op de inhoud, terwijl jij de planning, administratie en organisatie goed op orde houdt.

Je plant en organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen, verzorgt complex agendabeheer en zorgt voor een goede voorbereiding. Tijdens projectoverleggen maak je heldere notulen en bewaak je de opvolging van acties en besluiten. Ook houd je projectplanningen, actielijsten en afspraken actueel en ondersteun je bij het bewaken van de voortgang van verschillende projecten.

Daarnaast beheer je de projectadministratie, van opdrachtverlening tot archivering. Je brengt structuur aan in processen en denkt actief mee over hoe werkzaamheden slimmer en efficiënter georganiseerd kunnen worden.

Je bent iemand die vooruitdenkt, zelfstandig werkt en snel schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je ziet wat er moet gebeuren, vaak nog voordat iemand erom vraagt. Met jouw nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen ben je een waardevolle aanvulling op het team.

Eisen

• Jij voegt een cv en motivatiebrief toe.
• Ervaring met projectondersteuning binnen een projectmatige omgeving.
• Ervaring met voorbereiden en notuleren van overleggen.
• Ervaring met het bewaken van acties, planning en afspraken.
• Goede beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word en Excel).
• Afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding.

Wensen

• Afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of organisatorische richting.
• Ervaring met projectondersteuning binnen een projectmatige omgeving.
• Ervaring met voorbereiden en notuleren van overleggen.
• Ervaring met het bewaken van acties, planning en afspraken.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of overheidsorganisatie is een pré.
• Goede beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word en Excel).