Projectmedewerker secretariaat

Rotterdam Incijfers; Rotterdam; Hybrid; EUR 38,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Openbaar vervoer vergoeding

Vakantiegeld 8,33%

Extra 13e maand

Avond- en weekendtoeslagen

Doorgroeimogelijkheden

Opleidingsmogelijkheden Randstad

Pensioenregeling

Job summary

Rotterdam Incijfers zoekt een proactieve projectmedewerker secretariaat voor 36 uur per week om het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijke Ontwikkeling te versterken. Je fungeert als spil tussen teams en zorgt voor efficiënte ondersteuning en verslaglegging.

Je werkt hybride bij de Gemeente Rotterdam, met dinsdag als vaste kantoordag. Een dynamische omgeving vraagt om nauwkeurigheid, stressbestendigheid en uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie.

Qualifications

• Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met >160.000 inwoners.
• Werkervaring met digitaal archiveringssysteem.
• Werkervaring met projectmatig werken, specifiek HR-portefeuille.
• Werkervaring met Oracle.
• Minimaal mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 3 jaar ervaring als projectmedewerker (laatste 5 jaar).
• Minimaal 1 jaar ervaring met beheren van twee of meer agenda’s.
• Minimaal 1 jaar recente ervaring met voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s van twee of meer teammanagers.
• Opstellen van (jaar)planningen en reserveren van vergaderzalen.
• Zorgdragen voor inkooporders en digitaal archief.
• Bijdragen aan organisatie en voorbereiding van trainingen en evenementen.
• Afhandelen van inkomende verzoeken via centrale secretariaatsmail.

Skills

Proactieve houding

Stressbestendigheid

Communicatieve vaardigheden

Team samenwerking

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Oracle

Digitaal archiefsysteem

Job description

Ben jij een echte aanpakker die energie krijgt van organiseren, regelen en ondersteunen? Voor de Gemeente Rotterdam zoeken wij een proactieve projectmedewerker secretariaat voor 36 uur per week. Het gaat om een uitdagende opdracht van in eerste instantie 6 maanden (met kans op verlenging tot 3 x 6 maanden). Ben jij klaar om je organisatorische talent in te zetten voor de stad Rotterdam? Lees dan snel verder en solliciteer direct!

wat bieden wij jou

• Salaris schaal 8 cao gemeenten
• 6 maanden (3 x 6 maanden verlenging mogelijk)
• 36 uur per week
• Hybride werken (dinsdag vaste kantoordag)
• Werken voor de Gemeente Rotterdam

wie ben jij

Jij bent van meters maken: geen woorden, maar daden! Met jouw proactieve en energieke houding bewaar je moeiteloos het overzicht in een dynamische en veranderende omgeving. Complexe situaties ga je niet uit de weg; je blijft stressbestendig en denkt altijd in oplossingen. Je werkt uiterst secuur, planmatig en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend, want je weet dat je samen meer bereikt dan alleen.

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archivering systeem;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken specifiek met de portefeuille HR;
• Je hebt werkervaring met Oracle;
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectmedewerker (opgedaan in de afgelopen 5 jaar);
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het beheren van 2 of meer agenda’s tegelijk;
• Je hebt minimaal 1 jaar recente ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

wat ga je doen

Als projectmedewerker ben je de spin in het web binnen het secretariaat van Clusterondersteuning Maatschappelijke Ontwikkeling. Samen met je directe collega’s zorg je ervoor dat de ondersteuning van maar liefst veertien teams soepel en vlekkeloos verloopt. Je fungeert als het centrale aanspreekpunt voor bedrijfsvoering- en secretariaatszaken en handelt de mailbox zelfstandig af. Geen dag is hetzelfde, van agendabeheer tot het opstellen van planningen en het regelen van inkooporders. Jij houdt met een glimlach alle ballen tegelijkertijd in de lucht.

• Zelfstandig beheren van de agenda’s van twee of meer teammanagers;
• Opstellen van (jaar)planningen, reserveren van vergaderzalen en verzorgen van inkooporders;
• Up-to-date houden van het digitaal archief, dossiers en bijbehorende managementrapportages;
• Helpen bij de organisatie en soepele voorbereiding van trainingen en interne evenementen;
• Proactief oppakken en afhandelen van inkomende verzoeken via de centrale secretariaatsmailbox.

waar ga je werken

Je gaat aan de slag bij het Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) op de Halvemaanpassage in hartje Rotterdam (het Timmerhuis). Deze bruisende afdeling van circa 350 medewerkers zet zich dagelijks met hart en ziel in voor sport, onderwijs, cultuur, zorg en welzijn voor alle Rotterdammers. Je werkt in een hybride vorm: thuiswerken kan in overleg, waarbij dinsdag de vaste kantoordag is om met elkaar af te stemmen. Binnen dit hechte team staat persoonlijke ontwikkeling centraal en werk je samen aan tastbare resultaten voor de stad.

• Geniet van volledige vergoeding voor openbaar vervoer;
• Ontvang 8,33% vakantiegeld bovenop je salaris;
• Profiteer van een extra 13e maand als bonus;
• Ontvang avond- en weekendtoeslagen tussen de 20% en 40% bovenop je salaris;
• Werk samen met een team vol enthousiaste collega's;
• Ontdek diverse doorgroeimogelijkheden binnen de Gemeente Rotterdam;
• Krijg toegang tot opleidingsmogelijkheden én persoonlijke begeleiding via Randstad;
• Maak gebruik van onze uitstekende pensioenregeling.