Managementassistent

Werken voor Rotterdam; Rotterdam; Hybrid; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

17,05% keuzebudget

Opleidings- en trainingsprogramma

Goede pensioenregeling

Flexibele werktijden

Job summary

Werken voor Rotterdam zoekt een beheerste managementassistent die als hét visitekaartje van de afdeling Bedrijfsvoering & Instrumenten optreedt. Samen met een hecht team van 5 collega-managementassistenten ontzorg je onze managers, bewaak je de continuïteit en draag je actief bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt.

Je werkt aan complexe agenda's, organiseert bijeenkomsten en verzorgt verslaglegging en opvolging.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent en ervaring met actie- en besluitenlijsten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Kennis van Oracle, SARA en Microsoft Office.
• MBO niveau 4 in administratie of vergelijkbaar.

Responsibilities

• Complex agendabeheer: beheer en regel (complexe) agenda’s, mailverkeer en afspraken van de afdelingsmanager van A tot Z.
• Organisatie van bijeenkomsten: plan en faciliteer vergaderingen, MT-activiteiten, heidagen en kwartaalbijeenkomsten, inclusief facilitaire ondersteuning.
• Verslaglegging en opvolging: stel agenda’s op, verzamel stukken, maak actie- en besluitenlijsten en bewaak opvolging.
• Administratief & digitaal beheer: zorg dat digitale archief en informatiestromen actueel en op orde zijn.
• Facilitaire & operationele support: regelt ondersteuning voor het team en voorzieningen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Proactieve houding

Education

MBO niveau 4 administratie

Tools

Oracle

SARA

Microsoft Office

Job description

Jouw kracht ligt in het regelen, structureren en ontzorgen!

Stap in een dynamische en afwisselende functie waarin jij hét visitekaartje bent van de afdeling Bedrijfsvoering & Instrumenten! Samen met een hecht team van 5 collega-managementassistenten ontzorg je onze managers, bewaak je de continuïteit en draag je actief bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt.

In deze rol houd je je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer: Je beheert en regelt (complexe) agenda’s, mailverkeer en afspraken van de afdelingsmanager van A tot Z.
• Organisatie van bijeenkomsten: Je plant en faciliteert vergaderingen, MT-activiteiten, heidagen en kwartaalbijeenkomsten, inclusief alle benodigde facilitaire ondersteuning.
• Verslaglegging en opvolging: Je stelt heldere agenda’s op, verzamelt stukken, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging hiervan.
• Administratief & digitaal beheer: Je zorgt dat het digitale archief en de informatiestromen continu actueel en op orde zijn.
• Facilitaire & operationele support: Je regelt ondersteuning voor het team en zorgt dat alle middelen en voorzieningen perfect geregeld zijn.

Je bent een stevige sparringpartner die rust uitstraalt bij veranderende omstandigheden, grenzen aanwerpt en eigenaarschap toont. Dankzij jouw proactieve en flexibele houding stel je de juiste vragen en stem je je werkstijl moeiteloos af op de behoefte van het management. Je denkt graag mee, leert nieuwe systemen snel aan en brengt een gezonde dosis enthousiasme voor het maatschappelijk domein mee. Collega’s werken door jouw open en transparante communicatie heel graag met je samen.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde mbo niveau 4 opleiding (in administratieve richting of vergelijkbaar).
• Minimaal 2 jaar werkervaring als Managementassistent en ervaring met actie- en besluitenlijsten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ruime kennis van Microsoft Office.
• Ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen, crediteurenadministratie goedkeuren en tijdschrijven).
• Ervaring met SARA (of een vergelijkbaar systeem) voor het reserveren van zalen/ICT-middelen, bezoekersaanmeldingen en rechtenbeheer.

De afdeling Bedrijfsvoering & Instrumenten valt onder het cluster Werk & Inkomen. Wij ondersteunen diverse afdelingen binnen het domein Werk (waaronder Mens & Arbeidsontwikkeling Noord en Zuid, Werkgevers, Zelfstandigen & Arbeidsmarkt en het Werkstation op Zuid) met administratieve werkzaamheden en de inzet van instrumenten voor werkzoekenden. Zo maken we samen het verschil voor de stad.

Meer dan alleen salaris

Flexibele werktijden

Richt je werktijden flexibel in. Werk bijvoorbeeld 36 uur in 4x9of bouw extra vakantie op bij 40 uur per week.

17,05% keuzebudget boven op je salaris. In te zetten voor extra vakantiedagen,sportcontributie, extra uitbetaling, fietsvergoeding of reiskosten.

Werk op locatie, in de stad of vanuit huis. Voor elke dag dat je volledigthuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.

Goede (thuis)werkfaciliteiten, zodat je je werk overal goed kunt uitvoeren.

Je start met een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband.

OV-mobiliteitskaart

Reis duurzaam met het OV. Met de OV-mobiliteitskaart reis je gratisen worden je kosten 100% vergoed.

Opleidingen en trainingen

Een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede pensioenregeling

Gemeente Rotterdam betaalt 70% van je pensioenpremie.Jij betaalt 30%.

Werken voor Rotterdam

Let op: bij voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder worden gesloten.