Projectmedewerker documentmanagementsysteem onderwijs

Driessen; Amsterdam; Hybrid; EUR 37,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Vakantiedagen en vakantiegeld

Leerplatform

Pensioenopbouw

Eindejaarsuitkering

Doorbemiddeling

Job summary

Hogeschool van Amsterdam (HvA) zoekt een projectmedewerker documentmanagementsysteem die de overstap van Corsa naar een nieuw DMS voorbereidt. Je werkt samen met DIV en ICT, beschrijft processen en bereidt data voor zodat migratie soepel verloopt.

Je maakt testplannen, controleert metadata en toegangsrechten, en bewaakt relevante regelgeving. Na inwerkperiode kun je deels vanuit huis werken en ben je 24–32 uur per week beschikbaar tot eind januari 2027.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• GO Recordmanager of vergelijkbare opleiding of aantoonbare kennis.
• Aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen.
• Kennis van metadata en ervaring met metadata, recordbeheer of recordmanagement.

Responsibilities

• Beschrijf toekomstige DIV-processen met modellen of flowcharts en leg stappen, afhankelijkheden en keuzes vast.
• Bereid bestaande gegevens voor migratie, schoonmaak en kwaliteitscontrole.
• Breng archiefstructuren en metadata in kaart en signaleer knelpunten voor migratie en inrichting.
• Werk mee aan metadataschema’s, validatieregels, dossierstructuren, ordeningsplannen en toegangsrechten.
• Controleer of inrichting voldoet aan archiefwetten en geldende regels.
• Stel testscripts op en test toegangsrechten en functies van het nieuwe systeem.

Skills

Procesmodellen

Datakwaliteit

Metadata

DMS

Education

HBO werk- en denkniveau

GO Recordmanager of vergelijkbaar

Tools

DMS

Job description

Van bestaande informatie naar een goed ingericht nieuw systeem: jij helpt deze overstap voorbereiden. Als projectmedewerker documentmanagementsysteem werk je samen met je collega’s van Documentaire Informatievoorziening (DIV) aan de vervanging van Corsa door een nieuw documentmanagementsysteem (DMS).

Je combineert het uitwerken van processen met het voorbereiden van data en het testen van het systeem. Daarbij denk je mee over keuzes die bepalen hoe collega’s straks met hun documenten werken.

Jouw werkzaamheden:

• Je beschrijft toekomstige DIV-processen met procesmodellen of flowcharts. Je legt de stappen, afhankelijkheden, risico’s en functionele keuzes vast.
• Je helpt bestaande gegevens klaar te maken voor de overstap. Je schoont data op, koppelt gegevens aan de nieuwe structuur en controleert de kwaliteit.
• Je brengt archiefstructuren en metadata in kaart en signaleert knelpunten voor de migratie en inrichting.
• Je werkt met het projectteam aan metadataschema’s, validatieregels, dossierstructuren, ordeningsplannen en toegangsrechten.
• Je controleert of de inrichting samenhangend en praktisch bruikbaar is en voldoet aan archiefwettelijke eisen en andere geldende regels.
• Je stelt testscripts op en test de toegangsrechten en functies van het nieuwe systeem.

Je werkt 24 tot 32 uur per week en bent op vrijdag beschikbaar. Je start zo snel mogelijk en werkt tot en met 31 januari 2027, met kans op verlenging. Na het inwerken kun je deels vanuit huis werken.

Wie ben jij?

Jij brengt graag structuur aan in informatie en processen. Je werkt analytisch en nauwkeurig en maakt keuzes en afspraken helder voor anderen. Je neemt initiatief, zoekt actief de samenwerking op en houdt rekening met verschillende belangen. Je schakelt soepel tussen DIV, ICT, de leverancier en proceseigenaren. Projectmatig werken en digitale veranderingen spreken jou aan.

• Heb je hbo werk- en denkniveau.
• Heb je de opleiding GO Recordmanager, LARM of een vergelijkbare opleiding afgerond, of aantoonbare inhoudelijke kennis op dit gebied.
• Heb je aantoonbare werkervaring met documentmanagementsystemen.
• Heb je kennis van metadata en ervaring met metadata, recordbeheer of recordmanagement.

Waar ga je werken?

Bij de Hogeschool van Amsterdam (HvA) werk je samen met 6 medewerkers en 1 projectleider binnen Documentaire Informatievoorziening. Het team bestaat uit collega’s van de Universiteit van Amsterdam en de HvA. Samen ondersteunen en adviseren jullie faculteiten en diensten bij het beheren van papieren en digitale informatie, binnen wettelijke kaders.

DIV is onderdeel van HvA Staf. Hier werken ongeveer 200 professionals aan onderwerpen zoals onderwijs, onderzoek en digitalisering. Met jouw bijdrage help je de afdeling de overstap naar een nieuw documentmanagementsysteem voor te bereiden.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3.353,32 tot € 4.595,29 / schaal 8, cao HBO
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer met een max. van 20 km per enkele reis o.b.v. Google Maps, kortste route.
• Je bouwt naar rato 53,50 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.