Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

ELLBRU; Amsterdam; In loco; EUR 59.000 - 66.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

32-urige werkweek

Ontwikkelingsmogelijkheden

Interessante projecten

Descrizione del lavoro

Gemeente Amsterdam Ingenieursbureau zoekt een Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer voor 32 uur per week in Amsterdam. Je geeft leiding aan het team en borgt informatie- en archiefprocessen binnen Microsoft 365.

Je bent verantwoordelijk voor inrichting, optimalisatie en automatisering van SharePoint Online, metadata en archiefstructuren, met focus op continue verbetering binnen Zuidasdok-projecten en stedelijke voorzieningen.

Competenze

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding, of aantoonbaar HBO-niveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement of digitale transformatie.
• Ervaring met SharePoint Online en het inrichten/migreren van informatie- en archiefprocessen.
• Affiniteit met operationeel aansturen van een team en change trajecten.

Mansioni

• Sturing en richting geven aan het team Informatiemanagement.
• Richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken en metadata in en beheer deze.
• Analyseer informatie- en werkprocessen en draag bij aan migraties en automatisering.

Conoscenze

Coördineren

Team aansturing

Data-analyse

Procesanalyse

Automatisering

Formazione

HBO-opleiding informatiemanagement

Strumenti

SharePoint Online

Microsoft 365

Descrizione del lavoro

Voor de Gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 uur per week op zoek naar een Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever

Over Zuidas/Zuidasdok: Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Zuidasdok: Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende: Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid, Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid, Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel, Herinrichten openbare ruimte stationsgebied. De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Functieomschrijving

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico's. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden

Resultaten in de eerste drie maanden

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico's en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico's is periodiek beschikbaar.
• Interessante en onderscheidende projecten
• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang;
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico's en de inrichting van werkprocessen;
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden;
• Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting;
• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau;
• Je beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie;
• Je beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen;
• (Werkgever van) jij verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok;

Wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden;
• Je hebt aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kunt bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren;
• Je hebt aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen;
• Je combineert een hands‑on instelling met ervaring in data‑ en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers.

Ons aanbod

Als Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer voor Gemeente Amsterdam Ingenieursbureau werk je binnen een gedreven team. Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van max 32 uur per week;
• Salarisschaal 10A: €5303 - €5947.

Salarisrange:

€5303 - €5947