Projectadministrateur Onderzoeksprojecten

Working@; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

ABP-pensioenregeling

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Doorgroeimogelijkheden

232 uur vakantietegoed (voltijd)

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een projectadministrateur om de financiële en administratieve processen rond onderzoeksprojecten te ondersteunen. Je werkt nauw samen met projectcontrollers en onderzoekers en legt projectdossiers aan terwijl je subsidies registreert en verantwoordingen bewaakt.

Deze positie biedt ruimte om door te groeien naar senior projectadministrateur, in een hybride werkomgeving bij de universiteit.

Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden; ervaring met projectadministratie is een pré.
• Nauwkeurig en overzichtelijk werken.
• Betrouwbaar en teamplayer.
• Goede samenwerking en communicatieve vaardigheden.
• Initiatief nemen en verbeteren voorstellen.

Responsibilities

• Projectdossiers aanleggen en actueel houden.
• Financiële projectgegevens verwerken en controleren.
• Subsidies registreren en subsidievoorwaarden bewaken.
• Ondersteunen bij financiële rapportages en verantwoordingen.
• Auditdossiers voorbereiden en ondersteuning bij controles.
• Knelpunten signaleren en bijdragen aan procesverbeteringen.

Skills

Nauwkeurig

Overzicht houden

Teamplayer

Communicatie

Proactief

Initiatief

Education

MBO+ / HBO werk- en denkniveau

Job description

Jouw functie

Als projectadministrateur ondersteun je de financiële en administratieve processen rondom onderzoeksprojecten. Je werkt nauw samen met projectcontrollers, onderzoekers en collega’s en zorgt voor een betrouwbare projectadministratie.

Je komt te werken in een inspirerende en collegiale werkomgeving met de kans om bij te dragen aan onderzoek dat de samenleving vooruithelpt. Deze functie biedt bovendien ruimte om door te groeien naar senior projectadministrateur.

Jouw taken

• Je legt projectdossiers aan en houdt deze actueel
• Je verwerkt en controleert financiële projectgegevens
• Je registreert subsidies en bewaakt subsidievoorwaarden
• Je ondersteunt bij financiële rapportages en verantwoordingen
• Je bereidt auditdossiers voor en ondersteunt bij controles
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesverbeteringen

Jouw profiel

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden; ervaring met projectadministratie is een pré
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt
• Mensen kunnen op jou bouwen
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende collega's en werkt graag samen
• Je neemt initiatief en denkt graag mee over hoe dingen slimmer en beter kunnen

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8)en maximaal € 4.673,00(Schaal 8)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Administrateur 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Het betreft een functie voor 1 FTE..Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• goede doorgroeimogelijkheden
• hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

Over ons

Afdeling Projectcontrol
De afdeling Projectcontrol is onderdeel van Planning en Control. Met 25 collega’s beheren wij centraal alle onderzoeksprojecten van de hele VU. Dit doen wij in onze afdeling met zowel projectcontrollers als projectadministrateurs. Naast dat wij een centrale plek op de campus hebben zijn wij vaak bij de faculteiten te vinden. Op verschillende niveaus adviseren wij over de subsidiemogelijkheden voor individuele wetenschappers en voor de gehele organisatie. In een gezellig en gedreven team, werken wij elke dag samen aan de verbetering van de dienstverlening en zorgen wij ervoor dat wetenschappers hun projecten financieel optimaal kunnen benutten. Wij stellen tevens managementrapportages over onderzoeksprojecten op voor afdelingen, faculteiten en de VU als geheel en vervullen een adviesfunctie. Daarom vinden wij naast financiële professionaliteit (hard skills) ook soft skills essentieel.

Onze afdeling bestaat uit gezellige en gedreven collega’s (van jong tot ouder). Afdeling projectadmnistratie is een klein team binnen afdeling projectcontrol. Elke dag opnieuw gaan wij voor steeds betere dienstverlening. Regelmatig vind je ons samen aan de lunchtafel, waar wij graag bijpraten over werk en zeker ook over andere dingen!

Welkom bij de dienst Financiën
Bij de dienst Financiën van de Vrije Universiteit Amsterdam helpen we op basis van cijfers de VU op koers te houden. We zijn verantwoordelijk voor de financiële functie van de VU en alle processen die daarbij horen: van budgettering tot financiële administratie, van business- en projectcontrol tot inkoop en corporate finance. Onze dienst bestaat uit de afdelingen Project, Business en Concern Control, Financieel Service Centrum, Corporate Finance en Inkoopmanagement.

Samen met VU-bestuurders, management, faculteiten en afdelingen dragen we bij aan een financieel gezonde organisatie. Samen zorgen we ervoor dat de VU op een kosteneffectieve en efficiënte manier grensverleggende onderwijs- en onderzoeksambities kan verwezenlijken.

Kom je werken bij Financiën? Dan bouw je mee aan kwalitatief hoogstaande en optimaal geïntegreerde financiële en controlorganisatie. Klaar voor de huidige én toekomstige financiële eisen en wensen, zowel intern als extern. Je werkt samen met in totaal ruim 100 collega’s, op centraal en op decentraal niveau bij de faculteiten en diensten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Heb je vragen? Neem dan gerust contact op met Barry. Hij beantwoordt je vragen graag!

We horen graag van je!