Management Office Assistent Directie Bedrijfsvoering & Financiën

Working@; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 8 (voltijd) 3.537–4.673

Vakantietegoed 232 uren p.j.

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Ruimte voor ontwikkeling

Sportfaciliteiten

Korting op cultuur Griffioen

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Management Office Assistent die als onmisbare schakel achter de directeuren Bedrijfsvoering en Financiën opereert. Je bewaakt agenda's, coördineert overleggen en zorgt voor een soepele besluitvormingsflow in een dynamische omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor verslaglegging, tijdige acties en de relatie met interne en externe stakeholders. De functie biedt hybride werkmogelijkheden, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en passende arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• MBO+ of HBO niveau
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen bestuurlijke/ managementomgeving
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Ervaring met Microsoft Office 365 en digitale samenwerkings- en vergadertools
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels
• Een zelfstandige, proactieve en dienstverlenende houding
• Discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten
• Bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en tijdig signaleren van aandachtspunten
• Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en zorgen voor alle praktische voorbereidingen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten
• Onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten
• Ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering
• Bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie

Job description

Jouw functie

Als Management Office Assistent ben jij de onmisbare schakel achter de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Financiën. Je zorgt samen met het team voor overzicht, structuur en voortgang in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Dankzij jouw organisatietalent, vooruitziende blik en gevoel voor prioriteiten verlopen agenda's, overleggen en besluitvormingsprocessen soepel en efficiënt. Vanwege de vergaderplanning en teamoverleg is aanwezigheid op dinsdag en vrijdag gevraagd.

Je bent meer dan een planner alleen. Je denkt actief mee, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en houdt overzicht over afspraken, acties en deadlines. Daarmee creëer je de rust en ruimte die de directeuren nodig hebben om zich te richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

Jouw taken

• het beheren van complexe agenda's en het coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders
• het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten
• het bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en het tijdig signaleren van aandachtspunten
• het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en het verzorgen van alle praktische voorbereidingen
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten
• het onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten binnen de faculteit en universiteit
• het ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering
• het bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie

In deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over hoe processen slimmer en effectiever kunnen worden ingericht. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo aantrekkelijk.

Jouw profiel

Je bent een energieke professional die graag ontzorgt en overzicht creëert. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.

Daarnaast beschik je over:

• mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• ervaring in een ondersteunende functie binnen een bestuurlijke, management- of directieomgeving
• uitstekende organisatorische vaardigheden en een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• ervaring met Microsoft Office 365 en digitale samenwerkings- en vergadertools
• goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en in het Engels
• een zelfstandige, proactieve en dienstverlenende houding
• discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8)en maximaal € 4.673,00(Schaal 8)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring
• een functie voor 0,8 fte.Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Over het bestuurssecretariaat
Het Bestuurssecretariaat bestaat uit een hecht en collegiaal team van zeven collega's. Samen ondersteunen we het faculteitsbestuur en zorgen we ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. We werken nauw samen, schakelen snel en houden van aanpakken. In een dynamische omgeving brengen we dagelijks structuur, overzicht en verbinding.

Ons team kenmerkt zich door een open en betrokken sfeer, een proactieve werkhouding en oog voor elkaar. We denken in oplossingen, zijn flexibel en zorgen ervoor dat collega's en bezoekers zich welkom voelen. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden en stemmen we in onderling overleg af.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen
Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak én een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen. Bij Bètawetenschappen werken wetenschappers en studenten aan fundamentele en complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame, gezonde en rechtvaardige toekomst.

Van bosbranden tot big data, van obesitas tot ondervoeding, van helium tot heelal en van genetica tot geneesmiddelen: ons onderwijs en onderzoek beslaan de volle breedte van de bètawetenschappen; van molecule tot de maatschappij. Het wetenschappelijke onderwijs en onderzoek is sterk experimenteel-technisch en interdisciplinair van aard. Daarom wordt er veel samengewerkt met vooraanstaande wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven. De faculteit telt ruim 8.000 studenten die studeren aan één van de 39 opleidingen en er werken ruim 1.400 medewerkers verdeeld over 10 wetenschappelijke afdelingen, daarmee zijn we één van de grootste Bètafaculteiten van Nederland.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.