Assistent Project Manager

Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam); Amsterdam; On-site; EUR 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaars­

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Vaste salaris op schaal (min €3.873,00

Gratuiteiten/sportfaciliteiten

Theater- en culturele kortingen Griffo

Contract 0,6-0,8 fte teneinde duur

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Assistent Project Manager voor het Athena Instituut. Je ondersteunt de projectorganisatie, bewaakt processen en deadlines en assisteert bij de financiële en administratieve uitvoering van onderzoeksprojecten.

Je werkt nauw samen met onderzoekers, projectcontrollers, juristen en externe partners en vormt samen met de Project Manager het projectmanagementteam voor een professionele ondersteuning van de onderzoeksportefeuille.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde academische opleiding en 2–5 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met coördineren en ondersteunen van projecten en samenwerken met diverse stakeholders.
• Je bent flexibel, kunt prioriteiten stellen en deadlines bewaken.
• Je hebt inzicht in budgetbewaking, projectadministratie en voortgangsmonitoring.
• Je bent proactief, resultaatgericht en communicatief vaardig.
• Je beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend.

Responsibilities

• Coördineren en ondersteunen van onderzoeksprojecten en projectorganisatie.
• Beheren van contracten en afstemming met juridische afdeling, opstellen van begrotingen en budgetbewaking.
• Ondersteunen bij projectacquisitie en samenwerking met onderzoekers, projectcontrollers en externe partners.
• Zorg dragen voor tijdige oplevering van inhoudelijke en financiële rapportages en beheren van onderzoeksdata.
• Draag bij aan een professionele en efficiënte ondersteuning van de onderzoeksportefeuille.

Skills

Projectcoördinatie

Budgetbewaking

Communicatieve vaardigheden

Stakeholder samenwerking

Nederlands en Engels

Education

Academische opleiding

Job description

Jouw functie

Als Assistent Project Manager bij het Athena Instituut vervul je een centrale rol in de organisatie, coördinatie en administratie van wetenschappelijke onderzoeksprojecten. Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie op orde is, bewaakt processen en deadlines en ondersteunt projectleiders bij de financiële en administratieve uitvoering van projecten. In nauwe samenwerking met wetenschappelijke projectleiders draag je eraan bij dat projecten soepel verlopen en hun doelstellingen behalen binnen de gestelde kaders van tijd, budget, kwaliteit en compliance.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor wetenschappelijke projectleiders op het gebied van projectorganisatie en -Administratie. Daarbij werk je nauw samen met onderzoekers, projectcontrollers, juristen en externe partners van het project. Je ondersteunt onder andere bij contractbeheer en de afstemming hierover met de juridische afdeling, het opstellen van projectbegrotingen in samenwerking met projectcontrollers, budgetbewaking en het tijdschrijven. Ook ondersteun je projectleiders bij projectacquisitie. Samen met de Project Manager van het Athena Instituut vorm je het projectmanagementteam en draag je bij aan een professionele en efficiënte ondersteuning van de onderzoeksportefeuille.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het administratief beheer van de projecten, waarvoor je nauw samenwerkt met de Manager Bedrijfsvoering. Je ondersteunt het beheer van een veelzijdige onderzoeksportefeuille van circa 40 tot 50 projecten en zorgt voor een goede afstemming met alle betrokken stakeholders. Je bewaakt de voortgang van projecten, signaleert tijdig knelpunten en ziet erop toe dat afspraken, deadlines en administratieve verplichtingen worden nagekomen. Je coördineert de tijdige oplevering van zowel inhoudelijke rapportages, op basis van informatie van de betrokken onderzoekers, als financiële rapportages in samenwerking met projectcontrollers. Daarnaast ondersteun je projectleiders en onderzoekers bij het verantwoord, veilig en volgens wet- en regelgeving beheren van onderzoeksdata gedurende de gehele onderzoeks- en projectcyclus.

Je maakt deel uit van een netwerk van projectmanagers binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. Tijdens periodieke bijeenkomsten wissel je kennis en ervaringen uit en blijf je op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van project- en onderzoeksmanagement.

Jouw profiel

• Je beschikt over een afgeronde academische opleiding en hebt 2 tot 5 jaar relevante werkervaring opgedaan, bij voorkeur binnen een universiteit, onderzoeksinstelling of andere kennisintensieve organisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren en ondersteunen van projecten en weet effectief samen te werken met uiteenlopende stakeholders, van onderzoekers en ondersteunende diensten tot management, directie en externe partners.
• Je bent flexibel, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten en weet ook onder tijdsdruk deadlines te bewaken en resultaten te realiseren.
• Je creëert moeiteloos overzicht in complexe trajecten, werkt gestructureerd en nauwkeurig en hebt ervaring met budgetbewaking, projectadministratie en het monitoren van projectvoortgang.
• Je bent proactief, resultaatgericht en neemt initiatief. Daarbij beschikt je over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden en weet je mensen en processen effectief met elkaar te verbinden.
• Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, mondeling en schriftelijk, en voelt je thuis in een internationale werkomgeving.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.873,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.264,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Projectleider 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,6-0,8 fte voor een periode van 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid en onder voorbehoud van beschikbare financiering kan het dienstverband mogelijk worden voortgezet.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.
• Goede en voordelige sportfaciliteiten.
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer.

Over ons

Athena Instituut

Het Athena Instituut pakt complexe maatschappelijke problemen aan, zoals klimaatverandering, gezondheidsongelijkheid en sociale onrechtvaardigheid. Dit doen we door het ontwerpen, faciliteren en analyseren van multistakeholderprocessen. Samen met alle betrokken actoren onderzoeken we hoe we systeemverandering in gang kunnen zetten.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen

Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak én een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen. Bij Bètawetenschappen werken wetenschappers en studenten aan fundamentele en complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame, gezonde en rechtvaardige toekomst.

Van bosbranden tot big data, van obesitas tot ondervoeding, van helium tot heelal en van genetica tot geneesmiddelen: ons onderwijs en onderzoek beslaan de volle breedte van de bètawetenschappen; van molecuul tot de maatschappij. Het wetenschappelijke onderwijs en onderzoek is sterk experimenteel-technisch en interdisciplinair van aard. Daarom wordt er veel samengewerkt met vooraanstaande wetenschappelijke instituten en het bedrijfsleven. De faculteit telt ruim 8.000 studenten die studeren aan één van de 39 opleidingen en er werken ruim 1.400 medewerkers verdeeld over 10 wetenschappelijke afdelingen, daarmee zijn we één van de grootste Bètafaculteiten van Nederland.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes (https://vu.nl/nl/over-de-vu/meer-over/vu-gedragscode).

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit

Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Deze vacature blijft openstaan tot er een geschikte kandidaat is gevonden. Het is ook mogelijk dat wij kandidaten benaderen voordat de sluitingsdatum is verstreken.