Projectadministrateur Onderzoeksprojecten

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; Hybrid; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

ABP-pensioenregeling

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een projectadministrateur voor de financiële en administratieve ondersteuning van onderzoeksprojecten. Je werkt nauw samen met projectcontrollers, onderzoekers en collega's en draagt bij aan betrouwbare projectadministratie.

De rol biedt ruimte voor groei naar senior projectadministrateur en een inzet op voltijdsbasis met hybride werken. Je ontvangt een salarisindicatie volgens UFO-profiel Administrateur 3 en hebt collega’s binnen de afdeling Financiën.

Qualifications

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden; ervaring met projectadministratie is een pré.
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt.
• Mensen kunnen op jou bouwen.
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende collega's en werkt graag samen.
• Je neemt initiatief en denkt graag mee over hoe dingen slimmer en beter kunnen.

Responsibilities

• Je legt projectdossiers aan en houdt deze actueel.
• Je verwerkt en controleert financiële projectgegevens.
• Je registreert subsidies en bewaakt subsidievoorwaarden.
• Je ondersteunt bij financiële rapportages en verantwoordingen.
• Je bereidt auditdossiers voor en ondersteunt bij controles.
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesverbeteringen.

Skills

Projectadministrateur

Administratie

Communicatieve vaardigheden

Initiatief nemen

Education

MBO+ of HBO werk- en denkniveau

Job description

Als Projectadministrateur Onderzoeksprojecten zorg je dat onderzoeksprojecten administratief en financieel op orde zijn en lever je een belangrijke bijdrage aan onderzoek met maatschappelijke impact.

• Transitorium Gebouw
• Amsterdam
• Financiën

Jouw functie

Als projectadministrateur ondersteun je de financiële en administratieve processen rondom onderzoeksprojecten. Je werkt nauw samen met projectcontrollers, onderzoekers en collega’s en zorgt voor een betrouwbare projectadministratie.

Je komt te werken in een inspirerende en collegiale werkomgeving met de kans om bij te dragen aan onderzoek dat de samenleving vooruithelpt. Deze functie biedt bovendien ruimte om door te groeien naar senior projectadministrateur.

Jouw taken

• Je legt projectdossiers aan en houdt deze actueel
• Je verwerkt en controleert financiële projectgegevens
• Je registreert subsidies en bewaakt subsidievoorwaarden
• Je ondersteunt bij financiële rapportages en verantwoordingen
• Je bereidt auditdossiers voor en ondersteunt bij controles
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesverbeteringen

Jouw profiel

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden; ervaring met projectadministratie is een pré
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt
• Mensen kunnen op jou bouwen
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende collega's en werkt graag samen
• Je neemt initiatief en denkt graag mee over hoe dingen slimmer en beter kunnen

Het overleggen van een diploma, een referentiecheck en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Administrateur 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Het betreft een functie voor 1 FTE. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• goede doorgroeimogelijkheden
• hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

Over ons

Afdeling Projectcontrol
De afdeling Projectcontrol is onderdeel van Planning en Control. Met 25 collega’s beheren wij centraal alle onderzoeksprojecten van de hele VU. Dit doen wij in onze afdeling met zowel projectcontrollers als projectadministrateurs. Naast dat wij een centrale plek op de campus hebben zijn wij vaak bij de faculteiten te vinden. Op verschillende niveaus adviseren wij over de subsidiemogelijkheden voor individuele wetenschappers en voor de gehele organisatie. In een gezellig en gedreven team, werken wij elke dag samen aan de verbetering van de dienstverlening en zorgen wij ervoor dat wetenschappers hun projecten financieel optimaal kunnen benutten. Wij stellen tevens managementrapportages over onderzoeksprojecten op voor afdelingen, faculteiten en de VU als geheel en vervullen een adviesfunctie. Daarom vinden wij naast financiële professionaliteit (hard skills) ook soft skills essentieel.

Onze afdeling bestaat uit gezellige en gedreven collega’s (van jong tot ouder). Afdeling projectadmnistratie is een klein team binnen afdeling projectcontrol. Elke dag opnieuw gaan wij voor steeds betere dienstverlening. Regelmatig vind je ons samen aan de lunchtafel, waar wij graag bijpraten over werk en zeker ook over andere dingen!

Welkom bij de dienst Financiën
Bij de dienst Financiën van de Vrije Universiteit Amsterdam helpen we op basis van cijfers de VU op koers te houden. We zijn verantwoordelijk voor de financiële functie van de VU en alle processen die daarbij horen: van budgettering tot financiële administratie, van business- en projectcontrol tot inkoop en corporate finance. Onze dienst bestaat uit de afdelingen Project, Business en Concern Control, Financieel Service Centrum, Corporate Finance en Inkoopmanagement.

Samen met VU-bestuurders, management, faculteiten en afdelingen dragen we bij aan een financieel gezonde organisatie. Samen zorgen we ervoor dat de VU op een kosteneffectieve en efficiënte manier grensverleggende onderwijs- en onderzoeksambities kan verwezenlijken.

Kom je werken bij Financiën? Dan bouw je mee aan kwalitatief hoogstaande en optimaal geïntegreerde financiële en controlorganisatie. Klaar voor de huidige én toekomstige financiële eisen en wensen, zowel intern als extern. Je werkt samen met in totaal ruim 100 collega’s, op centraal en op decentraal niveau bij de faculteiten en diensten.

Vrije Universiteit Amsterdam
We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.