Projectadministrateur

Utrecht University; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract 12 maanden

Fulltime 36–40 uur

Salary 3.537–4.673 EUR

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioenregeling

Ouderschapsverlof

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een nauwkeurige projectadministrateur voor de Faculteit Sociale Wetenschappen, team Finance & Control. Je verzorgt dagelijkse financiële en administratieve verwerking van onderzoeksprojecten en bent eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen.

Je werkt samen met projectcontrollers en collega’s, bewaakt deadlines, ondersteunt audits en draagt bij aan efficiënte administratieve processen.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde financiële of administratieve mbo-opleiding en mbo+/hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve processen, bij voorkeur in een projectomgeving of binnen een financiële administratie.
• Affiniteit met financiële systemen (ERP), Microsoft Office en digitale dossiervorming.
• Een praktische en nuchtere werkhouding en plezier in zorgvuldig en gestructureerd administratief werk.
• Goede communicatieve vaardigheden en een collegiale, samenwerkingsgerichte houding.
• Het vermogen om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en verschillende deadlines te bewaken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Inrichten en bijhouden van project- en stamgegevens in het financiële systeem.
• Verwerken van budgetwijzigingen en administratieve mutaties.
• Aanmaken en verwerken van externe facturen.
• Beheren van projectdossiers en zorgen voor een complete en correcte digitale archivering.
• Controleren van urenregistraties, declaraties en facturen op juistheid en volledigheid.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van ontbrekende informatie of afwijkingen.
• Ondersteunen bij diverse rapportages en projectverantwoordingen.
• Ondersteunen bij en, in overleg met de projectcontrollers, coördineren van audits.
• Bijdragen aan het verbeteren, uniformeren en borgen van administratieve processen en werkinstructies.

Skills

Nauwkeurig

Administratieve processen

ERP

Microsoft Office

Digitale dossiervorming

Communicatieve vaardigheden

Collegiale houding

Overzicht houden

Prioriteiten stellen

Deadlines bewaken

Uitstekende beheersing van Nederlands

Education

financiële mbo-opleiding

Tools

ERP systemen

Microsoft Office

Job description

Zorg jij graag dat de financiële administratie tot in de puntjes klopt? Binnen het team Finance & Control (F&C) van de Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) werkt het projectcontrolteam aan de financiële beheersing van onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door diverse externe subsidieverstrekkers. Het team bestaat uit drie projectcontrollers en twee projectadministrateurs. Als projectadministrateur werk je nauw samen met de projectcontrollers en je collega-projectadministrateur in een omgeving waarin nauwkeurigheid, samenwerking en kwaliteit centraal staan.

Wat ga je doen?

Als projectadministrateur ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve ondersteuning van onderzoeksprojecten. Je zorgt voor een correcte, tijdige en volledige verwerking van financiële en administratieve gegevens en ondersteunt daarmee de projectcontrollers in hun werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen binnen het projectcontrolproces.

Je werkt zelfstandig aan de administratie van verschillende onderzoeksprojecten en stemt hierover regelmatig af met projectcontrollers en andere betrokken collega's. Je signaleert wanneer informatie ontbreekt of niet klopt, onderneemt actie en zorgt ervoor dat zaken tijdig worden opgevolgd. Daarnaast draag je bij aan een eenduidige werkwijze en denk je actief mee over het verbeteren en efficiënter maken van administratieve processen.

Je werkzaamheden bestaat onder andere uit

• Inrichten en bijhouden van project- en stamgegevens in het financiële systeem.
• Verwerken van budgetwijzigingen en administratieve mutaties.
• Aanmaken en verwerken van externe facturen.
• Beheren van projectdossiers en zorgen voor een complete en correcte digitale archivering.
• Controleren van urenregistraties, declaraties en facturen op juistheid en volledigheid.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van ontbrekende informatie of afwijkingen.
• Ondersteunen bij diverse rapportages en projectverantwoordingen.
• Ondersteunen bij en, in overleg met de projectcontrollers, coördineren van audits.
• Bijdragen aan het verbeteren, uniformeren en borgen van administratieve processen en werkinstructies.

Je hebt daarbij veel contact met de projectcontrollers. Waar zij zich steeds meer richten op financiële analyse, sturing en advisering, zorg jij voor een solide administratieve basis. Zo vullen jullie elkaar aan en vormen jullie samen een belangrijke schakel in de financiële ondersteuning van het wetenschappelijk onderzoek binnen de faculteit.

Wat breng je mee?

Je houdt ervan dat zaken kloppen. Je bent nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig en krijgt energie van het aanbrengen en bewaken van overzicht. Je voelt je prettig in een rol waarin kwaliteit, betrouwbaarheid en duidelijke afspraken centraal staan. Als iets niet klopt of informatie ontbreekt, signaleer je dat en durf je hierop door te vragen.

Tegelijkertijd kijk je graag naar het grotere geheel. Je denkt mee over hoe administratieve processen beter en efficiënter kunnen en vindt het leuk om samen met collega's tot een eenduidige werkwijze te komen.

Daarnaast beschik je over

• Minimaal een afgeronde financiële of administratieve mbo-opleiding en mbo+/hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve processen, bij voorkeur in een projectomgeving of binnen een financiële administratie.
• Affiniteit met financiële systemen (ERP), Microsoft Office en digitale dossiervorming.
• Een praktische en nuchtere werkhouding en plezier in zorgvuldig en gestructureerd administratief werk.
• Goede communicatieve vaardigheden en een collegiale, samenwerkingsgerichte houding.
• Het vermogen om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en verschillende deadlines te bewaken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 36-40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.537,- tot maximaal € 4.673,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

De faculteit Sociale Wetenschappen is een dynamische, toonaangevende faculteit voor hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek en uitdagend academisch onderwijs op het gebied van jeugd, onderwijs, opvoeding, menselijk gedrag en samenleving. De Undergraduate en Graduate School verzorgen voor bijna 7.000 studenten een breed palet aan bacheloropleidingen en (onderzoeks)masters in de disciplines interdisciplinaire sociale wetenschappen, culturele antropologie, onderwijswetenschappen, pedagogiek, psychologie en sociologie.

De afdeling Finance & Control ondersteunt dit primaire proces met betrouwbare financiële administratie, (project)control en managementinformatie. Binnen F&C werken we met 10 personen in drie samenhangende onderdelen administratie, 1e geldstroom control en projectcontrol.

Meer informatie

Neem voor aanvullende informatie over deze vacature contact op met Wouter Raaphorst (Hoofd Finance & Control van Faculteit Sociale Wetenschappen) via email [e-mail] ([e-mail]). of 06-41515763.

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie (https://www.uu.nl/organisatie/equity-diversity-inclusion). Heb je vragen over toegankelijkheid—bijvoorbeeld van je werklocatie Martinus J. Langeveldgebouw (https://www.uu.nl/organisatie/campus/gebouwen), tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze HR-contactpagina (https://www.uu.nl/organisatie/vacatures/contact).

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.