Project secretaris

S&Z Consultancy; Woerden; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

S&Z Consultancy zoekt een secretariële ondersteuner voor de periode van 5 oktober 2026 tot 5 april 2027. Je levert administratieve en organisatorische projectondersteuning aan de projectleider van het programma Weerbare Samenleving en werkt nauw samen met het team binnen Team Veiligheid, cluster Openbare Orde en Veiligheid.

Je werkt meestal op kantoor op maandag, dinsdag en donderdag, met vereiste aanwezigheid voor vergaderingen.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgeronde opleiding.
• Ervaring als secretarieel medewerker, managementassistent of projectondersteuner in de afgelopen 5 jaar.
• Ervaring met plannen, organiseren en ondersteunen van vergaderingen binnen gemeentelijke organisatie.
• Notuleren, actiepuntenbeheer en verslaglegging.
• Ervaring met digitale samenwerkingssystemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com.

Responsibilities

• Plan en organiseer vergaderingen en beheer agenda's.
• Notuleren van bijeenkomsten en verspreiden van verslagen.
• Ondersteunen van interne en externe bijeenkomsten.
• Zorg voor afstemming tussen projectgroepen en stakeholders.
• Nauw samenwerken met de projectleider en het team.

Skills

Secretarieel werkervaring

Organisatorisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Plannen en organiseren

Notuleren

Stakeholder afstemming

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Monday.com

Job description

Startdatum: 5 oktober 2026

Einddatum: 5 april 2027

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 17 september 2026

Publicatiedatum: 10 september 2026

Team

Afdeling: Team Veiligheid, cluster Openbare Orde en Veiligheid

Functieomschrijving

Je ondersteunt de projectleider van het programma Weerbare Samenleving bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van VNG-maatregelen om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen. Je levert administratieve en organisatorische projectondersteuning zodat de projectleider zich kan richten op inhoudelijke aansturing en realisatie van projectresultaten.

Taken en verantwoordelijkheden

• Secretariële en organisatorische ondersteuning: plannen en organiseren van vergaderingen, beheren van agenda's, voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren en rapportage: notuleren van bijeenkomsten, opstellen en verspreiden van verslagen, bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Evenementorganisatie: ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van interne en externe bijeenkomsten.
• Afstemming: zorgen voor adequate afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Samenwerking: nauw samenwerken met de projectleider Weerbare Samenleving en deel uitmaken van het team.

Werktijden en locatie

Beschikbaarheid: inzet op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten wordt fysieke aanwezigheid op locatie gewenst.

Samenwerking en organisatie

• Inbedding: de werkzaamheden maken integraal deel uit van de reguliere bedrijfsvoering en vinden plaats binnen de bestaande organisatiestructuur.
• Teamrol: je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
• Prioriteiten: werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.
• Continuïteit en kennisborging: de rol vraagt om structurele inbedding binnen het team voor continuïteit en nauwe samenwerking met interne stakeholders.

Eisen:

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders
• Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties

Competenties:

• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Organiseren
• Kritisch
• Plannen en organiseren