Project secretaris

VBCI; Woerden; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Part time

Job summary

De gemeente Woerden zoekt een projectondersteuner voor het programma Weerbare Samenleving, met focus op administratie en organisatie. Je ondersteunt drie deelprojecten en werkt nauw samen met de projectleider in een dynamische, beleidsgerichte omgeving.

De inzet is parttime (18 uur/week) en vindt plaats binnen de gemeentelijke organisatie in Woerden/Oudewater. Verantwoordelijkheden omvatten agenda-beheer, notuleren, verslaglegging en afstemming tussen interne teams en externe stakeholders.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgeronde opleiding.
• Ruime ervaring met plannen, organiseren en ondersteunen van vergaderingen.
• Ervaring met notuleren, actiepuntenbeheer en verslaglegging.

Responsibilities

• Verlenen van secretariële en organisatorische ondersteuning aan de projectgroepen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, beheren van agenda’s en versturen van stukken.
• Notuleren en bewaakten van besluiten en acties, opstellen van voortgangsverslagen.
• Samenwerken met de projectleider en stakeholders voor een efficiënte uitvoering.

Skills

Notuleren

Agenda-coördinatie

Projectondersteuning

Vergadercoördinatie

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Monday.com

Job description

Voor de gemeente Woerden zoeken we een Project secretaris.

Startdatum: 05-10-2026
Einddatum: 05-04-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 18

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.
Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Team

Team Veiligheid waarbij de kandidaat werkt voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid

Functiebeschrijving

Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner die de projectleider ondersteunt bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen.
De opdrachtnemer verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot de werkzaamheden behoren onder andere het plannen en organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's, het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken, het notuleren van bijeenkomsten, het opstellen en verspreiden van verslagen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider Weerbare Samenleving.
De inzet vindt plaats op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten is fysieke aanwezigheid op locatie gewenst. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Functie-eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
• Je het aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie;
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie);
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie.

Wensen:

• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.500,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.