Project secretaris

Linkedtalent; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Linkedtalent zoekt voor de gemeenten Woerden en Oudewater een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner ter ondersteuning van de projectleider binnen het programma Weerbare Samenleving.

Je werkzaamheden omvatten vergaderingen plannen, agenda's beheren, vergaderstukken voorbereiden en notuleren, actiepunten volgen en de samenwerking tussen projectgroepen en stakeholders coördineren. Fysieke aanwezigheid op locatie is vereist bij vergaderingen.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld.

Responsibilities

• Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het beheren van agenda's, het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren van bijeenkomsten en opstellen en verspreiden van verslagen.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en bewaken van voortgang.
• Ondersteunen bij organisatie van interne en externe bijeenkomsten en afstemming tussen projectgroepen en stakeholders.

Skills

Plan & coördinatie

Notuleren

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Klantgericht

Luisteren

Doorzettingsvermogen

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Monday.com

Job description

Organisatie

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Organisatie

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

Team

Team Veiligheid waarbij de kandidaat werkt voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid

Opdracht

Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner die de projectleider ondersteunt bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen.

De opdrachtnemer verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot de werkzaamheden behoren onder andere het plannen en organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's, het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken, het notuleren van bijeenkomsten, het opstellen en verspreiden van verslagen en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten.

Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider Weerbare Samenleving.

De inzet vindt plaats op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten is fysieke aanwezigheid op locatie gewenst. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren

Wensen

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders.
• Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten.
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.
• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Organiseren
• Kritisch
• Plannen en organiseren