Afdelingssecretaris VVH

Linkedtalent; Zuid-Holland; On-site; EUR 39,000 - 58,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een proactieve en zelfstandige afdelingssecretaris die vier teammanagers tactisch ondersteunt. Je ontlast hen door voorbereidende werkzaamheden op te pakken, analyses uit te voeren, stukken te schrijven en de basis te leggen voor beleids- en ontwikkeltrajecten.

Je bent geen leidinggevende maar zorgt dat vraagstukken, plannen en gesprekken goed voorbereid zijn. Je werkt in een dynamische gemeentelijke omgeving en levert betrouwbare managementinformatie en adviezen voor

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie.
• WO-bachelor opleiding afgerond.
• Aantoonbare werkervaring met veiligheid en bestuurlijke instrumenten.

Responsibilities

• Opstellen van notities, adviezen en managementstukken over formatie en financiën.
• Ondersteunen bij personeelsvraagstukken door signalering en voortgangsbewaking.
• Maken van eerste opzetten voor afdelingsplannen, jaarplannen, teamplannen en ontwikkelplannen.
• Verzamelen, analyseren en verwerken van managementinformatie.
• Vertalen van strategische doelen naar concrete actiepunten, plannen en rapportages.
• Bewaken van voortgang, afspraken, deadlines en actiepunten.
• Ondersteunen bij verandertrajecten, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.
• Fungeren als sparringpartner voor de teammanagers op organisatorische en procesmatige vraagstukken.

Skills

Analytisch

Initiatief

Organisatiesensitief

Samenwerkingsgericht

Plannings- en organisatievermogen

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Oordeelsvorming

Resultaatgerichtheid

Education

WO-bachelor

Job description

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

Onze gemeente staat voor een complexe groeiende veiligheidsopgave binnen een dynamische stedelijke omgeving. Ondermijning, georganiseerde criminaliteit, maatschappelijke polarisatie, zorg- en veiligheidscasuïstiek, grootschalige evenementen en druk op de leefomgeving vragen om strategische sturing en bestuurlijke scherpte. We zijn bezig met het opstellen van een strategische agenda die het college en de burgemeester in staat stellen om hierop passend te reageren. Hierbij past een toekomstbestendige inrichting van veiligheid, vergunningverlening en handhaving.

Wij zoeken een proactieve en zelfstandige afdelingssecretaris die vier teammanagers ondersteunt bij tactische en strategische werkzaamheden. Je ontlast de teammanagers door voorbereidende werkzaamheden op te pakken, analyses uit te voeren, stukken te schrijven en de basis te leggen voor beleids- en ontwikkeltrajecten. Je bent geen leidinggevende en hebt geen personele verantwoordelijkheid, maar zorgt ervoor dat vraagstukken, plannen en gesprekken goed zijn voorbereid.

Opdracht

Wij zoeken een proactieve en zelfstandige afdelingssecretaris die vier teammanagers ondersteunt bij tactische en strategische werkzaamheden. Je ontlast de teammanagers door voorbereidende werkzaamheden op te pakken, analyses uit te voeren, stukken te schrijven en de basis te leggen voor beleids- en ontwikkeltrajecten. Je bent geen leidinggevende en hebt geen personele verantwoordelijkheid, maar zorgt ervoor dat vraagstukken, plannen en gesprekken goed zijn voorbereid.

• Opstellen van notities, adviezen en managementstukken over onder meer formatie, capaciteit, begroting en financiën.
• Ondersteunen bij (personele) vraagstukken door signalering, voorbereiding en voortgangsbewaking.
• Maken van eerste opzetten voor afdelingsplannen, jaarplannen, teamplannen en ontwikkelplannen.
• Verzamelen, analyseren en verwerken van managementinformatie.
• Vertalen van strategische doelen naar concrete actiepunten, plannen en rapportages.
• Bewaken van voortgang, afspraken, deadlines en actiepunten.
• Ondersteunen bij verandertrajecten, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.
• Fungeren als sparringpartner voor de teammanagers op organisatorische en procesmatige vraagstukken.

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende
• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten
• Er wordt gewerkt in team verband.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie

Wensen

• Minimaal een afgeronde WO-bachelor opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris op het vlak van veiligheid binnen een 100.00+ gemeente
• Aantoonbare werkervaring met grootstedelijke veiligheidsproblematiek, openbare orde, ondermijning, zorg & veiligheid en bestuurlijke instrumenten. Benoem per onderdeel duidelijk in het cv waar deze zijn opgedaan
• Beschikbaar per 7 september 2026 voor gemiddeld 24 uur per week
• Analytisch
• Initiatiefrijk
• Organisatiesensitief
• Samenwerkingsgericht
• Plannings- en organisatievermogen
• Oordeelsvorming
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Resultaatgerichtheid