Assistent Projectleider

Linkedtalent; Zuid-Holland; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Gemeente Westland is op zoek naar een Assistent Projectleider die onderdeel is van de programmaorganisatie. Je ondersteunt de programmadirecteur en projectmanagers bij het voorbereiden, coördineren en bewaken van integrale planning.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor bestuurlijke planning en levert input voor besluitvorming en voortgangsrapportages. In deze rol werk je nauw samen met ruimtelijke ordening, vastgoed, civiele techniek, verkeer en onderwijs, en onderhoudt regelmatig contact

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider in complexe gebiedsontwikkelingsprojecten.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke overleggen.
• Aantoonbare werkervaring met MS Project.
• HBO bachelor richting civiele techniek, bouwkunde, planologie of projectmanagement.

Responsibilities

• Opstellen, beheren en actualiseren van integrale programma- en projectplanningen in MS Project en Excel.
• Ondersteunen van de programmadirecteur en projectmanagers bij de uitvoering van het programma.
• Vertalen van programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen, inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Signaleren van afwijkingen, risico's en knelpunten en hierover rapporteren aan het programmateam.
• Afstemmen van werkzaamheden en planningen met interne disciplines en externe stakeholders.
• Opstellen van managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van ambtelijke en bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van actiepunten en besluitvorming voortvloeiend uit overlegstructuren.
• Uitvoeren van werkzaamheden conform de binnen het programma geldende werkwijzen, richtlijnen en procedures.

Skills

3 jaar ervaring als assistent projectl

Analytisch vermogen

Organisatievermogen

Proactief en kritisch

Communicatief sterk

Education

HBO bachelor richting civiele techniek/bouwkunde/planologie/projectmanagement

Tools

MS Project

Job description

Organisatie

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Opdracht

Voor een complexe gebiedsontwikkeling zijn wij op zoek naar een Assistent Projectleider die onderdeel uitmaakt van de programmaorganisatie en daar ondersteunend werkzaam is aan de programmadirecteur en projectmanagers. De Assistent Projectleider vervult binnen het programmateam een centrale rol bij het voorbereiden, coördineren en bewaken van de integrale project- en programm planning. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatiestructuur van het programma. De Assistent Projectleider stemt werkzaamheden af met de programmadirecteur, projectmanagers en diverse interne vakdisciplines. Prioriteiten, planning en resultaten worden vastgesteld binnen het programmateam en de werkzaamheden vinden plaats binnen de geldende processen, kaders en besluitvormingsstructuren van de organisatie. In deze rol fungeer je als centraal aanspreekpunt voor de bestuurlijke planning en ondersteun je de programmaorganisatie bij het realiseren van de ontwikkeldoelstellingen. Je draagt zorg voor een actuele, betrouwbare en inzichtelijke planning en levert input voor bestuurlijke besluitvorming, voortgangsrapportages en overlegstructuren. Je werkt nauw samen met collega's vanuit ruimtelijke ordening, vastgoed, civiele techniek, verkeer en onderwijs en hebt regelmatig contact met externe stakeholders zoals ontwikkelaars, aannemers, nutsbedrijven en maatschappelijke partners. Daarbij opereer je binnen de kaders van het programma en leg je verantwoording af aan de programmadirecteur en de verantwoordelijke projectmanagers. Daarnaast vervul je de rol van secretaris van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Hierbij ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van agenda's, verslaglegging, het bewaken van actiepunten en de administratieve ondersteuning van de besluitvorming.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen, beheren en actualiseren van integrale programma- en projectplanningen in MS Project en Excel.
• Ondersteunen van de programmadirecteur en projectmanagers bij de uitvoering van het programma.
• Vertalen van programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen, inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Signaleren van afwijkingen, risico's en knelpunten en hierover rapporteren aan het programmateam.
• Afstemmen van werkzaamheden en planningen met interne disciplines en externe stakeholders.
• Opstellen van managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van ambtelijke en bestuurlijke overleggen.
• Bewaken van actiepunten en besluitvorming voortvloeiend uit overlegstructuren.
• Uitvoeren van werkzaamheden conform de binnen het programma geldende werkwijzen, richtlijnen en procedures.

Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bij assistent projectleider
• Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met voorbereiding en verslaglegging van (bestuurlijke) overleggen
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Project
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als assistent projectleider binnen complexe gebiedsontwikkelingsprojecten

Wensen

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau richting civiele techniek, bouwkunde, planologie of projectmanagement
• Aantoonbare werkervaring met als assistent projectleider projectmatig werken
• minder dan 4 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider
• 4 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider
• 4 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring assistent projectleider in een gemeentelijke organisatie
• meer dan 6 jaar aantoonbare werkervaring assistent projectleider
• meer dan 6 jaar aantoonbare werkervaring assistent projectleider in een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervarin binnen minimaal 3 projecten waarbij sprake is van meervoudige afstemming van ten minste 3 van de volgende disciplines: Ruimtelijke ordening, Vastgoed, Onderwijs/ sport, Infra/ civiele techniek/ verkeer,Nutsbedrijven of Aannemers
• minder dan 3 projecten en/of minder dan 2 disciplines
• 3 projecten met minder dan 2 disciplines
• 3 projecten met 3 of 4 disciplines
• 3 projecten met 5 of alle disciplines
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging van (bestuurlijke) overleggen
• minder dan 2 jaar aantoonbare werkervaring in een gemeentelijke organisatie
• 2 tot 4 jaar aantoonbare werkervaring in een gemeentelijke organisatie
• 4 tot 6 jaar aantoonbare werkervaring in een gemeentelijke organisatie
• meer dan 6 jaar aantoonbare werkervaring in een gemeentelijke organisatie
• Analytisch vermogen – kan complexe informatie vertalen naar heldere planningen en scenario’s.
• Organisatievermogen – houdt overzicht in multidisciplinaire trajecten met veel afhankelijkheden.
• Communicatief sterk – kan planning en consequenties begrijpelijk maken voor verschillende doelgroepen (bestuur, projectteam, externe partners).
• Proactief en kritisch – signaleert tijdig afwijkingen en doet verbetervoorstellen.
• Samenwerkingsgericht – werkt goed in integrale projectteams en kan belangen verbinden.
• Resultaatgericht – richt zich op haalbare en bestuurlijk gedragen planningen.
• Accuraat en gestructureerd – werkt zorgvuldig en consistent met data en rapportages.